Είναι απίστευτο: όταν έρχεται η ώρα να αρχειοθετήσετε τους λογαριασμούς, πάντα υπάρχει έλλειψη χώρου, αλλά όταν ψάχνετε για ένα έγγραφο, τα συρτάρια δεν φαίνεται να έχουν πάτο! Μπορεί κανείς να ταυτιστεί με αυτή τη σκηνή; Είναι τόσο συνηθισμένο που έχει γίνει κλασικό στα σπίτια των περισσότερων ανθρώπων. Δεν είναι δύσκολο να βρείτε ένα εγχειρίδιο για μια ηλεκτρική συσκευή με μια ιατρική εξέταση, ένα παλιό ασφαλιστήριο συμβόλαιο αυτοκινήτου - το οποίο δεν χρειάζεται καν να τακτοποιηθεί!- Και το χειρότερο όλων είναι ότι αυτή η συγκεχυμένη αποθήκευση, εκτός του ότι διαταράσσει την οικιακή ρουτίνα - άλλωστε, όσοι ζουν αυτή την πραγματικότητα ξοδεύουν πολύ χρόνο όταν πρέπει να βρουν κάτι - μπορεί ακόμη να προκαλέσει μεγάλη ταλαιπωρία, ακόμη και οικονομικές απώλειες.Έτσι, πριν η ακαταστασία γίνει ενοχλητική, ακολουθήστε αυτές τις συμβουλές και οργανώστε τα προσωπικά σας αρχεία.

Συνταγή πρωταθλητή: προσεκτική ταξινόμηση και διανομή ανά κατηγορία

❚ Το πρώτο βήμα για την αποτελεσματική τακτοποίηση είναι να έχετε κατά νου έναν πολύτιμο κανόνα: πετάξτε οτιδήποτε άχρηστο μόλις πέσει στα χέρια σας. Πετάξτε κάθε έντυπο που δεν έχει πραγματική χρήση ή δεν ισχύει πλέον, όπως ενημερωτικά δελτία και διαφημίσεις, συνταγές και παλιές προσκλήσεις, ασφαλιστήρια συμβόλαια και κάρτες που έχουν λήξει, εγχειρίδια και τιμολόγια για προϊόντα που έχετεμεταξύ άλλων.

❚ Μόλις γίνει η επιλογή, ήρθε η ώρα να κατατμηθούν τα έγγραφα. Ένας καλός τρόπος για να τα ταξινομήσετε είναι να τα εντάξετε στις ακόλουθες ταξινομήσεις: εισερχόμενα, ενεργό αρχείο, προσωπικά έγγραφα και νεκρό αρχείο.

Εισερχόμενα

❚ Η ύπαρξη ενός διώροφου γραμματοκιβωτίου είναι το πρώτο βήμα στη μέθοδο που διδάσκει η προσωπική διοργανώτρια Débora Campos. Αυτό το αντικείμενο λειτουργεί ως το νούμερο 1 φίλτρο στην ουρά της γραφειοκρατίας: μόλις φτάσουν τα χαρτιά στη διεύθυνσή σας, εκεί πρέπει να πάνε!

❚ Ξεκινήστε ομαδοποιώντας τα υλικά για τον έλεγχο στον κάτω όροφο. Επεξεργάζεστε περιοδικά τα πάντα, δηλαδή ελέγχετε το περιεχόμενο κάθε χαρτιού: όσα αξιολογούνται ως συναφή κερδίζουν το δικαίωμα να πάνε στον επάνω δίσκο - αυτή είναι η περίπτωση των πληρωτέων λογαριασμών, οι οποίοι θα πρέπει στη συνέχεια να προωθηθούν σε έναν συγκεκριμένο φάκελο του ενεργού αρχείου (διαβάστε περισσότερα παρακάτω, στο βήμα 2).Οτιδήποτε είναι άχρηστο θα πρέπει να πετιέται αμέσως.

❚ Παρατηρήσατε τη μικρή καφέ βαλίτσα (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$) που εμφανίζεται στο ράφι πάνω από το γραφείο; Συγκεντρώνει χαρτιά με συναισθηματική αξία, τα οποία, ας το παραδεχτούμε, δεν μπορούν να χαθούν ανάμεσα στους σωρούς των οικονομικών.

2. ενεργό αρχείο

Ορισμένα έγγραφα είναι πιο συχνά προσβάσιμα από άλλα, οπότε είναι σκόπιμο η γραφειοκρατία να τακτοποιείται ανάλογα με τη συχνότητα χρήσης: "Όλα όσα συμβουλεύονται και παρέχονται σε τακτική βάση πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμα", διδάσκει ο ειδικός.

❚ Είναι απαραίτητο να υπάρχουν ειδικοί φάκελοι για κάθε κατηγορία: εγχειρίδια προϊόντων, εγγυήσεις και τιμολόγια, ανοικτοί λογαριασμοί, εκκαθαρισμένοι λογαριασμοί για το τρέχον έτος και έγγραφα των τρεχουσών δραστηριοτήτων.

❚ Για την προβολή πληροφοριών σχετικά με ηλεκτρικές συσκευές και άλλα προϊόντα, ο φάκελος τύπου καταλόγου, με πλαστικές σακούλες, είναι μια εξαιρετική επιλογή. Απλοποιήστε τη ζωή σας βάζοντας το εγχειρίδιο χρήσης, την εγγύηση και το σημείωμα για κάθε αντικείμενο στην ίδια σακούλα. Όσον αφορά τη σειρά, αξίζει να κάνετε τομεοποίηση του φακέλου αυτού ανάλογα με τα δωμάτια του σπιτιού. "Δηλαδή, τα αντικείμενα στο σαλόνι μπορούν να τοποθετηθούν το ένα πίσω από το άλλο. Στη συνέχεια έρχονται τατην κουζίνα, την κρεβατοκάμαρα και ούτω καθεξής...", εξηγεί ο προσωπικός οργανωτής.

❚ Οι λογαριασμοί του τρέχοντος έτους που έχουν ήδη εξοφληθεί θα πρέπει να αποθηκεύονται σε ένα ντοσιέ με δακτυλίους με πολλά διαμερίσματα. Υπάρχουν ντοσιέ με λιγότερα ή περισσότερα διαμερίσματα: επιλέξτε ένα μοντέλο που χωράει τις αποδείξεις όλων των οικονομικών συναλλαγών της οικογένειας ξεχωριστά και προσδιορίστε κάθε καρτέλα με ετικέτες.

❚ Ανάμεσα στα καθημερινά αρχεία, φτιάξτε έναν χώρο για να χωρέσετε τα χαρτιά που έχουν να κάνουν με ένα εν εξελίξει έργο ή επάγγελμα - υποβάλλεστε σε ιατρική θεραπεία και εξετάσεις; Συγκεντρώστε τη γραφειοκρατία σε έναν φάκελο και κρατήστε τον για όσο διάστημα τον χρειάζεστε!

3. προσωπική τεκμηρίωση

❚ Εξαιρετικής σημασίας και διαρκώς αυξανόμενου όγκου, τα προσωπικά έγγραφα απαιτούν ένα άνετο σπίτι. Για να τα αρχειοθετήσετε με ευκολία και λειτουργικότητα, μια καλή επιλογή είναι ένα συρτάρι με στήριγμα για κρεμαστούς φακέλους (σετ έξι τεμαχίων σε διάφορα χρώματα, από την Dello. Eu Organizo, 13 R$).

❚ Δεν είναι μόνο οι ταυτότητες, τα CPF και τα πιστοποιητικά που συνθέτουν αυτό το αρχείο. Επαγγελματικό και ακαδημαϊκό ιστορικό, χαρτιά που σχετίζονται με τη φορολογία εισοδήματος, ταξιδιωτικά έγγραφα και τόσα άλλα χαρτιά βρίσκονται στο πιο αποπνικτικό συρτάρι.

❚ Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να αφήνετε τα έγγραφα ολόκληρης της οικογένειας σε ένα μέρος. Το σωστό είναι κάθε μέλος να έχει τους δικούς του φακέλους. Τα κρεμαστά μοντέλα που πωλούνται σε συσκευασίες ενός ή πολλών μονάδων, έχουν σχεδιασμό που διευκολύνει την προβολή του περιεχομένου τους. Πρακτικά, μπορούν να φιλοξενήσουν περισσότερα από ένα έγγραφα στο εσωτερικό τους και, ακόμη και έτσι, αν συμπιεστούν, είναι συμπαγή.

❚ Οι καρτέλες αναγνώρισης αντιστοιχούν σε αντικειμενικούς και περιεκτικούς τίτλους, όπως: ασφάλιση (π.χ. ασφάλεια ζωής και ασφάλιση κατοικίας), τραπεζικές συναλλαγές (π.χ. πιστωτική κάρτα και συμφωνία χρηματοδότησης), ακίνητα (π.χ. σύμβαση ενοικίασης και αποδείξεις για βελτιώσεις), οχήματα (π.χ. ασφαλιστήριο συμβόλαιο και έγγραφο αγοράς και πώλησης), μεταξύ άλλων.

❚ Οι μεγάλες κατηγορίες είναι σε τάξη με εσωτερικές υποδιαιρέσεις. Οι φάκελοι L, από ημιδιαφανές πλαστικό (σετ με δέκα μονάδες διαφόρων χρωμάτων, από την Dello. Eu Organizo, 12 R$), είναι λεπτοί και στεγάζουν αποτελεσματικά χαρτιά του ίδιου θέματος.

Μια συμβουλή από τον προσωπικό οργανωτή είναι να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στο φάκελο που συγκεντρώνει τα ταξιδιωτικά έγγραφα, όπως διαβατήρια και βίζες, επειδή έχουν ημερομηνία λήξης. Αξίζει επίσης να έχετε, στο εσωτερικό, ένα αποκλειστικό πορτοφόλι για τη μεταφορά εγγράφων κατά τη διάρκεια του ταξιδιού (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , 29 R$).

4. νεκρό αρχείο

❚ Έχει εξοφληθεί και δεν είναι από φέτος, μπορείτε να το μεταφέρετε στο νεκρό αρχείο! Αποθήκευση για τις οικονομικές συναλλαγές που δεν χρειάζεται πλέον να είναι τόσο προσβάσιμες, εκεί φυλάσσονται τα τιμολόγια και οι αποδείξεις από πληρωμές που έγιναν σε προηγούμενα έτη.

❚ Γνωρίζετε για την ετήσια δήλωση απαλλαγής οφειλών; Αν όχι, αξίζει τον κόπο. Το έγγραφο, το οποίο είναι υποχρεωτικό από το νόμο, πρέπει να εκδίδεται από δημόσιους και ιδιωτικούς παρόχους υπηρεσιών μία φορά το χρόνο και αντικαθιστά όλους τους λογαριασμούς που πληρώθηκαν το προηγούμενο έτος. Συνήθως φτάνει το Μάιο. Έχετε λάβει αυτό το έγγραφο; Πετάξτε αμέσως τα υπόλοιπα 12.

❚ Εάν η πρόθεσή σας είναι να μειώσετε τον αριθμό των έντυπων εγγράφων που έχετε, εκμεταλλευτείτε τον υπολογιστή σας. Όποτε είναι δυνατόν, επιλέξτε να λαμβάνετε την αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρησιμοποιήστε τον σαρωτή για να σαρώνετε έγγραφα. Μια προειδοποίηση για όσους συνήθως πραγματοποιούν τραπεζικές συναλλαγές μέσω του διαδικτύου: όταν πρόκειται για διαγραφή πληρωμένων λογαριασμών, γράψτε στους λογαριασμούς πότε και πώς τους πληρώσατε.

Για να αποφύγετε τη συσσώρευση χωρίς λόγο, το μυστικό είναι η περιοδική επανεξέταση!

❚ Δεν χρειάζεται κάθε έγγραφο που φαίνεται σημαντικό να καταλαμβάνει χώρο στα αρχεία μας για μεγάλο χρονικό διάστημα. Για να ξεκαθαρίσετε τυχόν αμφιβολίες σχετικά με τις προθεσμίες, αξίζει να ρίξετε μια ματιά στις παρακάτω λίστες.

Πρέπει να φυλάσσονται για πέντε έτη:

❚ Φόροι (IRPF, IPTU και IPVA)

❚ Απόδειξη πληρωμής λογαριασμών ύδρευσης, ηλεκτρισμού, τηλεφώνου και άλλων βασικών υπηρεσιών ή ετήσιες καταστάσεις απλήρωτων οφειλών

❚ Οι αποδείξεις πληρωμής του ενοικίου, των πιστωτικών καρτών και των σχολικών τελών θα πρέπει να φυλάσσονται μέχρι να ανανεωθούν:

❚ Συμβάσεις και ασφάλειες (ζωής, αυτοκινήτου, περιουσίας κ.λπ.)

Πρέπει να φυλάσσονται για πάντα:

❚ Προσωπικά έγγραφα

❚ Διαβατήρια

❚ Γραφή

❚ Carnets INSS

❚ Διαθήκη Πηγή: Ίδρυμα Procon-SP

*ΤΙΜΈΣ ΠΟΥ ΕΡΕΥΝΉΘΗΚΑΝ ΤΟΝ ΣΕΠΤΈΜΒΡΙΟ ΤΟΥ 2015, ΥΠΌΚΕΙΝΤΑΙ ΣΕ ΑΛΛΑΓΈΣ.