إنه أمر لا يصدق: عندما يتعلق الأمر بحفظ الملفات ، هناك دائمًا نقص في المساحة. ولكن عندما تبحث عن مستند ، تبدو الأدراج بلا قاع! هل هناك من يتعرف على المشهد؟ نعم ، إنها شائعة جدًا ، لقد أصبحت بالفعل كلاسيكية في منازل معظم الناس. ليس من الصعب العثور على دليل للأجهزة بالإضافة إلى فحص طبي ، وبوليصة تأمين قديمة على السيارة - والتي لم تكن بحاجة إلى الاحتفاظ بها! - مشاركة المساحة مع إثبات التصويت الأخير ، ضياع صورة 3 × 4 وسط جبل يتعذر فهمه من الفواتير والقسائم ... والأسوأ من ذلك كله هو أن هذا التخزين المربك ، بالإضافة إلى تعطيل الروتين المحلي - بعد كل شيء ، من يعيش يستغرق هذا الواقع وقتًا طويلاً عندما يتعين عليك العثور على شيء ما - لا يزال من الممكن أن يسبب إزعاجًا كبيرًا وحتى خسائر مالية. "فقدان المستند ، على سبيل المثال ، يسبب الكثير من التوتر مع الاندفاع للحصول على النسخة المكررة. هذا عندما لا يتطلب دفع الرسوم "، يتذكر ديبورا. لذا ، قبل أن تتحول الفوضى إلى متاعب ، اتبع النصائح أدناه واعتنِ بتنظيم ملفاتك الشخصية.

الوصفة الفائزة: الفرز والتوزيع الدقيق حسب الفئات

❚ الخطوة الأولى لتحقيق الفعالية الترتيب ، ضع في اعتبارك قاعدة ثمينة: ​​تجاهل ما هو عديم الفائدة بمجرد أن يقع العنصر في يديك. اترك أي نماذج ليس لها استخدام حقيقي أو لم تعد صالحة ، مثلالرسائل الإخبارية والإعلانات والوصفات الطبية والدعوات القديمة وعقود التأمين والبطاقات التي انتهت صلاحيتها وأدلة وفواتير المنتجات التي مررتها ، من بين أمور أخرى.

❚ بعد إجراء التحديد ، حان الوقت لتقسيم المستندات. هناك طريقة جيدة لترتيبها وهي إدخالها في التصنيفات التالية: البريد الوارد والملف النشط والمستندات الشخصية والأرشيف.

1. صندوق الوارد

❚ يعد امتلاك صندوق بريد من طابقين الخطوة الأولى في الطريقة التي يدرسها المنظم الشخصي Débora Campos. يعمل هذا العنصر كمرشح رقم 1 في قائمة انتظار الأوراق: بمجرد وصول الأوراق إلى عنوانك ، هذا هو المكان الذي يجب أن يذهبوا إليه!

❚ ابدأ بجمع المواد لفحصها في الطابق السفلي. قم بمعالجة كل شيء بشكل دوري ، أي تحقق من محتوى كل ورقة: أولئك الذين تم تقييمهم على أنهم ذو صلة يكتسبون الحق في الانتقال إلى الدرج العلوي - هذه هي حالة الحسابات المستحقة الدفع ، والتي يجب إعادة توجيهها لاحقًا إلى مجلد محدد في الأرشيف النشط (اقرأ المزيد أدناه ، في الخطوة رقم 2). أي شيء غير مفيد يجب أن يذهب مباشرة إلى سلة المهملات.

❚ هل لاحظت الحقيبة البنية الصغيرة (Caixa Multiúso Viagem. Uatt ؟، R $ 69.90) التي تظهر على الرف فوق المكتب؟ إنها تجمع الأوراق ذات القيمة العاطفية ، والتي ، دعنا نواجه الأمر ، لا يمكن أن تضيع في منتصف الأكوام.من التمويل.

2. ملف نشط

يتم الوصول إلى مستندات معينة أكثر من غيرها ، لذلك يُنصح بترتيب الأعمال الورقية وفقًا لتكرار الاستخدام. "كل ما يتم استشارته وتوريده بانتظام يستحق أن يكون في متناول اليد" ، يعلم المتخصص.

❚ من الضروري وجود مجلدات محددة لكل فئة: الكتيبات والضمانات وفواتير المنتجات ؛ فتح حسابات الحسابات المدفوعة للسنة الحالية ؛ ووثائق الأنشطة الجارية.

❚ لعرض المعلومات المتعلقة بالأجهزة المنزلية والمنتجات الأخرى ، يعد مجلد نوع الكتالوج ، المزود بأكياس بلاستيكية ، خيارًا رائعًا. تبسيط الحياة من خلال وضع الدليل والضمان والملاحظة لكل عنصر في نفس الحقيبة. بالنسبة للطلب ، يجدر تقسيم هذا المجلد وفقًا لبيئات المنزل. وهذا يعني أنه يمكن ترتيب العناصر الموجودة في الغرفة الواحدة تلو الأخرى. ثم يأتي هؤلاء من المطبخ ، وغرفة النوم ، وما إلى ذلك ... "، تفاصيل المنظم الشخصي.

❚ يجب تخزين فواتير السنة الحالية التي تم دفعها بالفعل في مجلد أكورديون به عدة أقسام. توجد مجلدات بها عدد أقل من المقصورات أو أكثر: اختر نموذجًا تتناسب فيه إيصالات جميع المعاملات المالية للعائلة بشكل منفصل ، وحدد كل علامة تبويب باستخدام الملصقات.

❚ من بين الملفات المستخدمة يوميًا ، احتفظ بمساحة لـالأدوار المناسبة التي لها علاقة بمشروع أو مهنة قيد التنفيذ - هل تخضع لعلاج طبي وتخضع لاختبارات؟ اجمع الأوراق في مجلد واحتفظ بها في متناول اليد طالما كان ذلك ضروريًا!

3. الوثائق الشخصية

ذات أهمية قصوى ودائمًا- زيادة الحجم ، تطلب المستندات الشخصية سكنًا مريحًا. لتخزينها بسهولة وفعالية ، فإن الاختيار الجيد هو درج مع دعم للمجلدات المعلقة (مجموعة من ست وحدات بألوان متنوعة ، بواسطة Dello. Eu Organizo ، R $ 13).

❚ ليس فقط RG و CPF والشهادات التي يتكون منها هذا الملف. التاريخ المهني والأكاديمي ، والأعمال الورقية المتعلقة بضريبة الدخل ، ووثائق السفر ، والعديد من الأوراق الأخرى تنتظرنا في الدرج الأكثر حشوًا في القطعة.

❚ هناك خطأ شائع وهو ترك جميع المستندات العائلية في مكان واحد. الشيء الصحيح هو أن كل عضو لديه مجلداته الخاصة. تباع النماذج المعلقة في عبوات فردية أو بوحدات متعددة ، وتتميز بتصميم يسهل تصور محتوياتها. عمليًا ، يمكنها استيعاب أكثر من مستند واحد بالداخل ، ومع ذلك ، إذا تم ضغطها ، فإنها تكون مضغوطة.

❚ تتحد علامات تبويب التعريف مع عناوين موضوعية وشاملة ، مثل: التأمين (مثل الحياة والمنزل) ، والبنوك (مثل بطاقة الائتمان واتفاقية التمويل) ، والعقارات (على سبيل المثال: عقدالإيجار وإيصالات التحسينات) ، المركبات (مثل بوليصة التأمين ووثيقة الشراء والبيع) ، من بين أمور أخرى.

❚ تبقى الفئات الكبيرة بالترتيب مع التقسيمات الداخلية الداخلية. المجلدات على شكل حرف L ، المصنوعة من البلاستيك الشفاف (مجموعة من عشر وحدات بألوان مختلفة ، من تصميم Dello. Eu Organizo ، R $ 12) ، هي أوراق رفيعة وفعالة تحتوي على نفس الموضوع.

❚ نصيحة المنظم الشخصي هي إيلاء اهتمام خاص للمجلد الذي يحتوي على وثائق السفر ، مثل جوازات السفر والتأشيرات ، حيث أن لها تاريخ انتهاء صلاحية. من الجدير أيضًا أن يكون لديك ، في الداخل ، محفظة حصرية لحمل المستندات أثناء الرحلة (حقيبة جواز السفر ، 10 × 5 سم ، Lili Wood ، 29 دولارًا برازيليًا).

4. أرشفة

❚ إنها مدفوعة وليست من هذا العام ، يمكنك نقلها إلى الأرشيف! إيداع المعاملات المالية التي لم تعد بحاجة إلى الوصول إليها ، يتلقى الفواتير وإثباتات المدفوعات التي تمت في السنوات السابقة.

❚ هل تعرف الشخص الذي يحتوي على بيان تسوية الديون السنوي؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاعلم أنه يستحق ذلك. يجب أن تصدر الوثيقة ، الإلزامية بموجب القانون ، من قبل مقدمي الخدمات العامة والخاصة مرة واحدة في السنة وأن تحل محل جميع إثباتات الفواتير المدفوعة في العام السابق. يصل عادة في شهر مايو. هل حصلت على هذه الورقة؟ تجاهل 12 أخرى في نفس الوقت.

❚ إذا كنت تنوي تقليل عدد النماذج التي لديك ، فقم بإزالةالاستفادة من جهاز الكمبيوتر الخاص بك. كلما أمكن ، اختر تلقي المراسلات عبر البريد الإلكتروني واستخدم الماسح الضوئي لمسح المستندات ضوئيًا. مجرد تحذير لأولئك الذين يجرون عادةً معاملات مصرفية عبر الإنترنت: عندما يحين وقت شطب الإيصالات المدفوعة ، اكتب على الفواتير متى وكيف دفعتها.

حتى لا تتراكم من أجل لا شيء ، السر يكمن في إجراء مراجعة دورية!

❚ ليس كل مستند يبدو مهمًا يحتاج إلى شغل مساحة في ملفاتنا لفترة طويلة. لتوضيح الشكوك حول المواعيد النهائية ، يجدر الرجوع إلى القوائم أدناه.

يجب الاحتفاظ بها لمدة خمس سنوات:

❚ الضرائب (IRPF و IPTU و IPVA)

إثبات دفع فواتير المياه والكهرباء والهاتف والخدمات الأساسية الأخرى أو الكشوف السنوية لإبراء الذمة من الديون

يجب الاحتفاظ بإثبات دفع الإيجار وبطاقات الائتمان والرسوم المدرسية حتى التجديد:

❚ العقود والتأمين (الحياة ، السيارة ، الممتلكات ، إلخ. )

يجب الاحتفاظ بها إلى الأبد:

❚ المستندات الشخصية

❚ جوازات السفر

❚ الأعمال

❚ كتيب من INSS

❚ مصدر الوصية: Fundação Procon-SP

* الأسعار التي تم البحث عنها في سبتمبر 2015 ، خاضعة للتغيير.