Neįtikėtina: kai ateina laikas pildyti sąskaitas, vietos visada trūksta, o kai ieškai kokio nors dokumento, atrodo, kad stalčiuose nėra dugno! Ar kas nors gali priminti šią sceną? Ji tokia dažna, kad tapo klasikine daugelio žmonių namuose. Nesunku rasti elektros prietaiso instrukciją su medicinine apžiūra, seną automobilio draudimo polisą - kurio net nereikia dėti į šalį!- Blogiausia, kad šis painus saugojimas ne tik sutrikdo buitinę rutiną - juk tie, kurie gyvena tokioje realybėje, praleidžia daug laiko, kai reikia ką nors surasti, - bet ir gali sukelti didelių nepatogumų ir net finansinių nuostolių.Taigi, kol netvarka netapo trukdžiu, vadovaukitės šiais patarimais ir tvarkykite asmeninius failus.

Čempionų receptas: kruopštus rūšiavimas ir paskirstymas pagal kategorijas

❚ Pirmas žingsnis į veiksmingą tvarkymąsi - nepamiršti vienos vertingos taisyklės: išmeskite viską, kas nenaudinga, vos tik patenka į rankas. Išmeskite visus spaudinius, kurie neturi realios naudos arba nebegalioja, pavyzdžiui, naujienlaiškius ir reklamas, receptus ir senus kvietimus, draudimo sutartis ir korteles, kurių galiojimo laikas baigėsi, vadovus ir sąskaitas už produktus, kuriuosbe kita ko, perdavė.

❚ Atlikus atranką, laikas suskirstyti dokumentus. Geras būdas juos rūšiuoti - suskirstyti į šias grupes: gauto pašto dėžutė, aktyvioji byla, asmeniniai dokumentai ir negyva byla.

Gauto pašto dėžutė

❚ Dviejų aukštų pašto dėžutė - tai pirmas žingsnis taikant asmeninės organizatorės Débora Campos metodą. Šis daiktas veikia kaip filtras Nr. 1 popierių eilėje: kai tik dokumentai atkeliauja jūsų adresu, jie turi patekti būtent ten!

❚ Pradėkite nuo medžiagos grupavimo tikrinimui apačioje. Periodiškai viską apdorokite, t. y. patikrinkite kiekvieno dokumento turinį: tie, kurie įvertinti kaip tinkami, įgyja teisę keliauti į viršutinį dėklą - taip yra mokėtinų sumų atveju, kurios vėliau turėtų būti persiunčiamos į konkretų aktyviosios bylos aplanką (daugiau skaitykite toliau, 2 žingsnyje).Viską, kas nenaudinga, reikia nedelsiant išmesti.

❚ Ar pastebėjote mažą rudą lagaminėlį ("Caixa Multiúso Viagem. Uatt?", 69,90 R$), kuris stovi lentynoje virš rašomojo stalo? Jame sudėti dokumentai, turintys emocinę vertę, kurie, pripažinkime, negali pasiklysti tarp krūvos finansų.

2. aktyvus archyvas

Tam tikri dokumentai naudojami dažniau nei kiti, todėl patartina dokumentus išdėstyti atsižvelgiant į jų naudojimo dažnumą: "Viskas, kas reguliariai naudojama ir pateikiama, turi būti lengvai pasiekiama", - moko specialistas.

❚ Kiekvienai kategorijai būtina turėti specialius aplankus: gaminių vadovus, garantijas ir sąskaitas faktūras, atviras sąskaitas, einamųjų metų atsiskaitymus ir vykdomos veiklos dokumentus.

❚ Informacijai apie elektros prietaisus ir kitus gaminius pateikti puikiai tinka katalogo tipo aplankas su plastikiniais maišeliais. Supaprastinsite gyvenimą, į tą patį maišelį sudėdami kiekvieno daikto instrukciją, garantiją ir pastabą. Kalbant apie tvarką, verta šį aplanką suskirstyti į sektorius pagal namų kambarius: "Tai yra, daiktus svetainėje galima išdėlioti vieną už kito. Tada einavirtuvėje, miegamajame ir t. t.", - aiškina asmeninė organizatorė.

❚ Einamųjų metų sąskaitas, kurios jau apmokėtos, reikėtų laikyti žiediniame segtuve su keliais skyriais. Yra segtuvų su mažiau ar daugiau skyrių: pasirinkite tokį modelį, kuriame tilptų visų šeimos finansinių operacijų kvitai atskirai, ir kiekvieną skirtuką pažymėkite etiketėmis.

❚ Tarp kasdienių aplankų skirkite vietos dokumentams, susijusiems su vykdomu projektu ar profesine veikla - ar jums taikomas gydymas ir atliekami tyrimai? Surinkite dokumentus į aplanką ir laikykite jį tol, kol jo prireiks!

3. asmens dokumentai

❚ Itin svarbiems ir vis didėjančios apimties asmeniniams dokumentams reikia patogių namų. Kad juos būtų galima lengvai ir funkcionaliai archyvuoti, geras pasirinkimas - stalčius su pakabinamų aplankų laikikliu (šešių dalių įvairių spalvų rinkinys, "Dello. Eu Organizo", 13 JAV dolerių).

❚ Tą bylą sudaro ne tik asmens tapatybės dokumentai, CPF ir sertifikatai. Profesinė ir akademinė istorija, su pajamų mokesčiu susiję dokumentai, kelionių dokumentai ir daugybė kitų dokumentų, kurie guli pačiame daiktiškiausiame stalčiuje.

❚ Dažna klaida - palikti visos šeimos dokumentus vienoje vietoje. teisinga būtų, kad kiekvienas narys turėtų savo aplankus. Parduodami vienkartinėse arba daugkartinėse pakuotėse, pakabinami modeliai pasižymi dizainu, kuris palengvina jų turinio peržiūrą. praktiška, kad jų viduje gali tilpti daugiau nei vienas dokumentas, o net ir suspausti jie yra kompaktiški.

❚ Identifikavimo skirtukai atitinka objektyvius ir išsamius pavadinimus, tokius kaip: draudimo (pvz., gyvybės ir būsto draudimas), bankininkystės (pvz., kredito kortelė ir finansavimo sutartis), nekilnojamojo turto (pvz., nuomos sutartis ir pagerinimų kvitai), transporto priemonių (pvz., draudimo polisas, pirkimo ir pardavimo dokumentas) ir kt.

❚ Didelės kategorijos yra tvarkingos, su vidiniais suskirstymais. L aplankalai iš permatomo plastiko (rinkinys su dešimčia įvairių spalvų vienetų, "Dello. Eu Organizo", 12 JAV dolerių) yra ploni, į juos galima efektyviai sudėti tos pačios temos dokumentus.

Asmeninio organizatoriaus patarimas - ypatingą dėmesį skirti aplankui, kuriame kaupiami kelionės dokumentai, pavyzdžiui, pasai ir vizos, nes jų galiojimo laikas baigiasi. Taip pat verta turėti išskirtinę piniginę dokumentams kelionės metu nešiotis (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , 29 R$).

4. miręs archyvas

❚ Ji apmokėta ir ne iš šių metų, galite ją perkelti į negyvąją bylą! Finansinių operacijų, kurios nebeturi būti taip prieinamos, saugykla, joje laikomos ankstesniais metais atliktų mokėjimų sąskaitos faktūros ir kvitai.

❚ Ar žinote apie metinį skolų nurašymo aktą? Jei ne, verta pasidomėti. Šį pagal įstatymą privalomą dokumentą kartą per metus privalo išduoti viešųjų ir privačių paslaugų teikėjai ir jis pakeičia visas praėjusiais metais apmokėtas sąskaitas. Paprastai jis atkeliauja gegužės mėnesį. Ar gavote šį dokumentą? Nedelsdami išmeskite kitus 12.

❚ Jei ketinate sumažinti spausdintų dokumentų skaičių, pasinaudokite savo kompiuteriu. Jei įmanoma, pasirinkite korespondenciją gauti el. paštu, o dokumentus skenuokite skeneriu. Tik įspėjimas tiems, kurie paprastai bankines operacijas atlieka internetu: nurašydami apmokėtas sąskaitas, sąskaitose įrašykite, kada ir kaip jas apmokėjote.

Norint išvengti kaupimo veltui, paslaptis - periodiškai atlikti peržiūrą!

❚ Ne kiekvienas dokumentas, kuris atrodo svarbus, turi ilgai užimti vietą mūsų bylose. Kad išsklaidytumėte bet kokias abejones dėl terminų, verta pažvelgti į toliau pateiktus sąrašus.

Jie turi būti saugomi penkerius metus:

❚ Mokesčiai (IRPF, IPTU ir IPVA)

❚ Sąskaitų už vandenį, elektrą, telefoną ir kitas būtiniausias paslaugas apmokėjimo įrodymas arba metinės pažymos apie nesumokėtas skolas

❚ Nuomos, kreditinių kortelių ir mokesčių už mokslą mokėjimo įrodymai Turėtų būti saugomi tol, kol jie bus atnaujinti:

❚ Sutartys ir draudimas (gyvybės, automobilio, turto ir kt.)

Jie turi būti saugomi amžinai:

❚ Asmens dokumentai

❚ Pasai

❚ Šventasis Raštas

❚ INSS knygelės

❚ Testamentas Šaltinis: Procon-SP fondas

*KAINOS TIRTOS 2015 M. RUGSĖJĮ, GALI KEISTIS.