Sungguh luar biasa: ketika tiba waktunya untuk mengarsipkan tagihan, selalu ada ruang yang kurang, tetapi ketika Anda mencari dokumen, laci-laci itu sepertinya tidak memiliki dasar! Adakah yang bisa memahami pemandangan ini? Hal ini sangat umum terjadi dan sudah menjadi hal klasik di rumah-rumah kebanyakan orang. Tidaklah sulit untuk menemukan buku panduan untuk alat listrik dengan pemeriksaan medis, polis asuransi mobil lama - yang bahkan tidak perlu disimpan!- Dan yang terburuk dari semuanya adalah penyimpanan yang membingungkan ini, selain mengganggu rutinitas rumah tangga - bagaimanapun juga, mereka yang hidup dalam kenyataan ini menghabiskan banyak waktu saat harus menemukan sesuatu - masih dapat menyebabkan ketidaknyamanan yang besar dan bahkan kerugian finansial.Jadi, sebelum gangguan ini menjadi gangguan, ikuti tips berikut ini dan aturlah file pribadi Anda.

Resep juara: penyortiran dan distribusi yang cermat berdasarkan kategori

Langkah pertama untuk merapikan secara efektif adalah dengan mengingat satu aturan yang berharga: buang apa pun yang tidak berguna segera setelah jatuh ke tangan Anda. Buang semua barang cetakan yang tidak memiliki kegunaan nyata atau sudah tidak berlaku lagi, seperti buletin dan iklan, resep dan undangan lama, kontrak dan kartu asuransi yang sudah kedaluwarsa, buku panduan dan faktur untuk produk yang Andayang diteruskan, antara lain.

❚ Setelah pemilihan dilakukan, saatnya untuk mengelompokkan dokumen. Cara yang baik untuk menyortirnya adalah dengan memasukkannya ke dalam klasifikasi berikut ini: kotak masuk, file aktif, dokumen pribadi, dan file mati.

Kotak masuk

❚ Memiliki kotak surat bertingkat adalah langkah pertama dalam metode yang diajarkan oleh personal organizer Débora Campos. Benda ini berfungsi sebagai penyaring nomor 1 dalam antrean dokumen: segera setelah dokumen tiba di alamat Anda, ke sanalah dokumen tersebut harus pergi!

❚ Mulailah dengan mengelompokkan bahan untuk diperiksa di lantai bawah. Proses semuanya secara berkala, yaitu periksa isi setiap kertas: yang dinilai relevan berhak masuk ke baki paling atas - ini adalah kasus utang usaha, yang kemudian harus diteruskan ke folder tertentu di file aktif (baca lebih lanjut di bawah ini, di langkah nomor 2).Apa pun yang tidak berguna harus segera dibuang.

❚ Apakah Anda memperhatikan koper kecil berwarna cokelat (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$ 69,90) yang ada di rak di atas meja? Koper ini mengelompokkan kertas-kertas dengan nilai afektif, yang, mari kita akui saja, tidak akan tersesat di antara tumpukan keuangan.

2. arsip aktif

Dokumen tertentu diakses lebih sering daripada yang lain, jadi disarankan agar dokumen diatur sesuai dengan frekuensi penggunaan: "Segala sesuatu yang dikonsultasikan dan disediakan secara teratur layak berada dalam jangkauan," demikian saran sang spesialis.

❚ Perlu memiliki folder khusus untuk setiap kategori: manual produk, garansi dan faktur; rekening terbuka; rekening lunas untuk tahun berjalan; dan dokumen aktivitas yang sedang berlangsung.

❚ Untuk menampilkan informasi tentang peralatan listrik dan produk lainnya, folder tipe katalog, dengan kantong plastik, adalah pilihan yang tepat. Sederhanakan hidup Anda dengan meletakkan buku petunjuk, garansi dan catatan untuk setiap item di dalam kantong yang sama. Sedangkan untuk urutannya, ada baiknya Anda mengelompokkan folder ini sesuai dengan ruangan-ruangan yang ada di dalam rumah. "Artinya, barang-barang di ruang keluarga bisa disusun satu di belakang yang lain. Lalu datanglahdapur, kamar tidur, dan sebagainya...", jelas sang pengatur pribadi.

❚ Tagihan untuk tahun berjalan yang telah dibayar harus disimpan dalam binder cincin dengan beberapa kompartemen. Ada binder dengan lebih sedikit atau lebih banyak kompartemen: pilihlah model yang sesuai dengan tanda terima semua transaksi keuangan keluarga secara terpisah, dan tandai setiap tab dengan label.

❚ Di antara berkas-berkas sehari-hari, sediakan ruang untuk memuat dokumen yang berkaitan dengan proyek atau pekerjaan yang sedang berlangsung - apakah Anda sedang menjalani perawatan medis dan tes? Kumpulkan dokumen tersebut dalam sebuah folder dan simpanlah selama Anda membutuhkannya!

3. dokumentasi pribadi

❚ Yang paling penting dan volumenya yang terus meningkat, dokumen pribadi membutuhkan rumah yang nyaman. Untuk mengarsipkannya dengan mudah dan fungsionalitas, pilihan yang baik adalah laci dengan dukungan untuk menggantung folder (kit enam bagian dalam berbagai warna, oleh Dello. Eu Organizo, R$ 13).

❚ Bukan hanya ID, CPF, dan sertifikat yang membentuk berkas tersebut. Riwayat profesional dan akademis, dokumen yang berhubungan dengan pajak penghasilan, dokumen perjalanan, dan begitu banyak dokumen lain yang ada di laci yang paling penuh.

❚ Kesalahan umum yang sering terjadi adalah menaruh dokumen seluruh anggota keluarga di satu tempat. Yang benar adalah, setiap anggota memiliki folder masing-masing. Dijual dalam kemasan tunggal atau multi unit, model gantung memiliki desain yang memudahkan untuk melihat isinya. Praktis, bisa menampung lebih dari satu dokumen di dalamnya, dan meskipun begitu, jika dikompresi, ukurannya tetap ringkas.

❚ Tab identifikasi sesuai dengan judul yang objektif dan komprehensif, seperti: asuransi (misalnya asuransi jiwa dan rumah), perbankan (misalnya kartu kredit dan perjanjian pembiayaan), real estat (misalnya perjanjian sewa dan tanda terima perbaikan), kendaraan (misalnya polis asuransi dan dokumen jual beli), dan lain-lain.

❚ Kategori besar disusun berdasarkan subdivisi internal. Folder L, dari plastik tembus pandang (kit dengan sepuluh unit berbagai warna, dari Dello. Eu Organizo, R$ 12), ramping dan menampung kertas dengan subjek yang sama secara efisien.

Kiat dari penyelenggara pribadi adalah untuk memberikan perhatian khusus pada folder yang mengumpulkan dokumen perjalanan, seperti paspor dan visa, karena mereka memiliki tanggal kedaluwarsa. Ada baiknya juga memiliki, di dalam, dompet eksklusif untuk membawa dokumen selama perjalanan (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood, R$ 29).

4. arsip mati

❚ Sudah dibayar dan bukan dari tahun ini, Anda dapat mentransfernya ke file mati! Penyimpanan untuk transaksi keuangan yang tidak perlu lagi diakses, ini adalah tempat penyimpanan faktur dan tanda terima dari pembayaran yang dilakukan di tahun-tahun sebelumnya.

❚ Apakah Anda tahu tentang laporan tahunan pelunasan utang? Jika tidak, ada baiknya Anda baca. Dokumen yang diwajibkan oleh hukum ini harus dikeluarkan oleh penyedia layanan publik dan swasta setahun sekali dan menggantikan semua tagihan yang dibayarkan pada tahun sebelumnya. Dokumen ini biasanya tiba pada bulan Mei. Sudahkah Anda menerima kertas ini? Buang 12 lainnya segera.

❚ Jika tujuannya adalah untuk mengurangi jumlah kertas cetak yang Anda miliki, manfaatkan komputer Anda. Jika memungkinkan, pilihlah untuk menerima korespondensi melalui email dan gunakan pemindai untuk memindai dokumen. Sekadar peringatan bagi mereka yang biasa melakukan transaksi perbankan melalui internet: ketika harus menghapus tagihan yang telah dibayar, tulislah di rekening kapan dan bagaimana Anda membayarnya.

Agar tidak menumpuk tanpa hasil, rahasianya adalah dengan melakukan peninjauan secara berkala!

❚ Tidak semua dokumen yang tampaknya penting harus menghabiskan ruang dalam file kita untuk waktu yang lama. Untuk menjernihkan keraguan tentang tenggat waktu, ada baiknya kita melihat daftar di bawah ini.

Mereka harus disimpan selama lima tahun:

❚ Pajak (IRPF, IPTU dan IPVA)

Bukti pembayaran tagihan air, listrik, telepon, dan layanan penting lainnya, atau laporan tahunan utang yang belum dibayar

❚ Bukti pembayaran sewa, kartu kredit, dan biaya sekolah Harus disimpan sampai diperpanjang:

❚ Kontrak dan asuransi (jiwa, mobil, properti, dll.)

Mereka harus disimpan selamanya:

❚ Dokumen pribadi

❚ Paspor

❚ Kitab Suci

❚ INSS Carnets

❚ Sumber Wasiat: Yayasan Procon-SP

*HARGA RISET PADA BULAN SEPTEMBER 2015, DAPAT BERUBAH SEWAKTU-WAKTU.