Sinestezina da: kontuak aurkezteko orduan, beti dago leku falta. Baina dokumentu baten bila ari zarenean, tiraderak hondorik gabekoak dirudite! Inor identifikatzen al da eszenarekin? Bai, hain ohikoa, dagoeneko klasiko bihurtu da jende gehienaren etxeetan. Ez da zaila etxetresna elektrikoen eskuliburu bat aurkitzea mediku-azterketa batekin, autoaren aseguru-poliza zahar bat, gorde behar ez zena! – lekua partekatzea azken bozaren frogarekin, 3×4 argazki bat faktura eta fitxa deszifraezinen artean galdutakoa... Eta okerrena da biltegiratze nahasi horrek, etxeko errutina apurtzeaz gain – azken finean, nor bizi den. errealitate honek denbora asko behar du zerbait aurkitu behar duzunean - oraindik eragozpen handiak sor ditzake eta baita finantza-galerak ere. «Dokumentu bat galtzeak, adibidez, estres handia eragiten du bikoiztua lortzeko presarekin. Hau da tasak ordaintzea eskatzen ez duenean”, gogoratu du Déborak. Beraz, nahastea traba bihurtu baino lehen, jarraitu beheko aholkuei eta zaindu zure fitxategi pertsonalak antolatzeaz.

Errezeta irabazlea: arretaz sailkatu eta kategorien arabera banatzea

❚ Lehen urratsa Eraginkorra izateko txukuntzea, kontuan izan arau preziatu bat: alferrikakoa dena baztertu zure eskuetara erortzen zaren bezain laster. Utzi kanpoan benetako erabilerarik ez duten edo baliorik ez duten formak, adibidezbuletinak eta iragarkiak, errezeta medikoak eta gonbidapen zaharrak, iraungitako aseguru-kontratuak eta txartelak, helarazi dituzun produktuen eskuliburuak eta fakturak, besteak beste.

❚ Hautaketa eginda, dokumentuak konpartimentatzeko garaia da. Ordenatzeko modu ona sailkapen hauetan sartzea da: sarrera-ontzia, fitxategi aktiboa, dokumentu pertsonalak eta artxiboa.

1. Sarrera-ontzia

❚ Bi solairuko postontzi bat izatea da Débora Campos antolatzaile pertsonalak irakasten duen metodoaren lehen urratsa. Elementu honek paper-ilarako 1. iragazki gisa funtzionatzen du: paperak zure helbidera iritsi bezain laster, hara joan behar dira!

❚ Hasi behean egiaztatzeko materialak biltzen. Aldian-aldian, dena prozesatu, hau da, egiaztatu paper bakoitzaren edukia: garrantzitsutzat jotzen direnek goiko erretilura joateko eskubidea lortzen dute –hori da ordaindu beharreko kontuen kasua, eta gero artxibo aktiboko karpeta zehatz batera bidali behar dira. (irakurri gehiago behean, 2. urratsean). Baliagarria ez den guztia zaborrontzira joan behar da.

❚ Mahaiaren gaineko apalean agertzen den maleta marroi txikia (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$) nabaritu duzu? Balio afektiboa duten paperak biltzen ditu, aitor dezagun, pila artean galdu ezin direnak.finantzak.

2. Fitxategi aktiboa

❚ Dokumentu batzuetara beste batzuk baino gehiago sartzen dira, beraz, komeni da tramiteak erabilera maiztasunaren arabera antolatzea. «Aldizka kontsultatu eta hornitzen den guztia eskura egotea merezi du», irakasten du espezialistak.

❚ Kategoria bakoitzerako karpeta espezifikoak izatea beharrezkoa da: eskuliburuak, bermeak eta produktuen fakturak; kontuak ireki; uneko ekitaldirako ordaindutako kontuak; eta etengabeko jardueren dokumentuak.

❚ Etxetresna elektrikoei eta bestelako produktuei buruzko informazioa ikusteko, katalogo moduko karpeta, plastikozko poltsekin, aukera bikaina da. Bizitza sinplifikatu eskuliburua, bermea eta elementu bakoitzaren oharra poltsa berean sartuz. Eskariari dagokionez, merezi du karpeta hau etxeko inguruneen arabera sektorizatzea. «Hau da, gelako elementuak bata bestearen atzetik antola daitezke. Gero sukaldekoak, logelakoak eta abar datoz...”, zehaztu du antolatzaile pertsonalak.

❚ Dagoeneko ordainduta dauden urteko fakturak hainbat konpartimentu dituen akordeoi karpeta batean gorde behar dira. Konpartimentu gutxiago edo gehiago dituzten karpetak daude: aukeratu familiaren finantza-eragiketa guztien ordainagiriak banan-banan sartuko diren eredu bat, eta identifikatu fitxa bakoitza etiketekin.

❚ Eguneroko erabileran dauden fitxategien artean, erreserba ezazu leku batAbian dagoen proiektu edo lanbide batekin zerikusirik duten rolak egokitzea: tratamendu medikoa eta probak egiten ari al zara? Bildu paperak karpeta batean eta eduki behar den denboran eskura!

3. Dokumentazio pertsonala

❚ Garrantzi handiena eta beti- bolumena handituz, dokumentu pertsonalek etxebizitza erosoa eskatzen dute. Erraz eta funtzionaltasunarekin gordetzeko, aukera ona da karpetak zintzilikatzeko euskarria duen tiradera bat (kolore askotako sei unitateko kit, Dello. Eu Organizo , R$ 13).

❚ Ez dira fitxategi hau osatzen duten RG, CPF eta ziurtagiriak soilik. Historia profesional eta akademikoa, Errentaren gaineko Zergarekin lotutako tramiteak, bidaia-dokumentuak eta beste hainbeste paper daude aurretik piezako kaxoi beteenean.

❚ Ohiko akats bat familiako dokumentu guztiak leku bakarrean uztea da. Zuzena da kide bakoitzak bere karpetak dituela. Pakete bakarrean edo hainbat unitaterekin saltzen dira, esekitako modeloek edukia bistaratzea errazten duen diseinua dute. Praktikoa, dokumentu bat baino gehiago sar daitezke barruan eta, hala ere, konprimituta egonez gero, trinkoak dira.

❚ Identifikazio fitxak titulu objektibo eta integralekin konbinatzen dira, hala nola: aseguruak (adibidez, bizitza eta etxea), bankuak (adibidez, kreditu-txartela eta finantzaketa-hitzarmena), higiezinak (adib.: kontratua).alokairua eta hobekuntzen ordainagiriak), ibilgailuak (adibidez, aseguru-poliza eta erosketa-salmenta agiria), besteak beste.

❚ Kategoria handiak ordenan geratzen dira barne-zatiketekin. L itxurako karpetak, plastiko zeharrargiz eginak (kolore ezberdinetako hamar unitate dituen kit bat, Dello. Eu Organizo , R$ 12), argalak dira eta gai berari buruzko paperak modu eraginkorrean gordetzen dituzte.

❚ Antolatzaile pertsonalaren aholkua bidaia-dokumentuak dituen karpetari arreta berezia jartzea da, hala nola pasaporteak eta bisak, hauek iraungitze-data baitute. Bidaian zehar dokumentuak eramateko zorro esklusibo bat edukitzea ere merezi du barruan (Pasaporte-zorroa, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29).

4. Artxiboa

❚ Ordaindua da eta ez da aurtengoa, artxibora eraman dezakezu! Jada hain eskuragarriak izan behar ez diren finantza-eragiketen gordailua, fakturak eta aurreko ekitaldietan egindako ordainketen egiaztagiriak jasotzen ditu.

❚ Ezagutzen al duzu urteko zorraren kitapenaren aitorpena duena? Hala ez bada, jakin ezazu merezi duela. Agiria, legez derrigorrezkoa, zerbitzu-hornitzaile publikoek eta pribatuek urtean behin eman behar dute eta aurreko urtean ordaindutako fakturen egiaztagiri guztiak ordezkatzen ditu. Maiatzean iristen da normalean. Paper hau lortu duzu? Baztertu beste 12 aldi berean.

❚ Zure asmoa duzun forma kopurua murriztea bada, kenduetekina atera zure ordenagailuari. Ahal den guztietan, aukeratu korrespondentzia posta elektronikoz jasotzea eta erabili eskanerra dokumentuak eskaneatzeko. Abisu bat besterik ez, normalean banku-eragiketak Internet bidez egiten dituztenentzat: ordainagiriak ezabatzeko garaia denean, idatzi fakturetan noiz eta nola ordaindu dituzun.

Alferrik ez pilatzeko, sekretua aldizkako berrikuspena egitea da!

❚ Garrantzitsuak diruditen dokumentu guztiek ez dute denbora luzez gure fitxategietan lekua okupatu behar. Epeei buruzko zalantzak argitzeko, merezi du beheko zerrendak kontsultatzea.

Bost urtez gorde behar dira:

❚ Zergak (IRPF, IPTU eta IPVA)

❚ Uraren, argiaren, telefonoaren eta funtsezko beste zerbitzuen fakturak ordaindu izanaren egiaztagiria edo Zorrak kitatzeko urteko aitorpenak

❚ Alokairua, kreditu txartelak eta eskola-tasak ordaindu izanaren egiaztagiria Berritu arte gorde behar dira:

❚ Kontratuak eta aseguruak (bizitza, autoa, ondasunak, etab. )

Betiko gorde behar da:

❚ Dokumentu pertsonalak

❚ Pasaporteak

❚ Eskriturak

❚ INSSko liburuxka

❚ Testamentu Iturria: Fundação Procon-SP

*2015eko IRAILEAN IKERTUtako PREZIOAK, ALDAKETAKOA.