Es increíble: a la hora de archivar las facturas, siempre falta espacio, pero cuando se busca un documento, ¡los cajones parecen no tener fondo! ¿Alguien se siente identificado con esta escena? Es tan habitual que se ha convertido en un clásico en la mayoría de los hogares. No es difícil encontrar un manual de un electrodoméstico con un reconocimiento médico, una vieja póliza de seguro del coche... ¡que ni siquiera hay que guardar!- Y lo peor de todo es que este confuso almacenamiento, además de alterar la rutina doméstica -al fin y al cabo, quienes viven esta realidad pasan mucho tiempo cuando tienen que encontrar algo-, puede causar grandes molestias e incluso pérdidas económicas.Así que, antes de que el desorden se convierta en una molestia, sigue estos consejos y organiza tus archivos personales.

Receta campeona: clasificación cuidadosa y distribución por categorías

❚ El primer paso para una ordenación eficaz es tener presente una valiosa regla: desechar todo lo inservible en cuanto caiga en tus manos. Tira a la basura todo el material impreso que no tenga utilidad real o que ya no sea válido, como boletines y anuncios, recetas e invitaciones antiguas, contratos de seguros y tarjetas que hayan caducado, manuales y facturas de productos que tetransmitido, entre otros.

❚ Una vez hecha la selección, toca compartimentar los documentos. Una buena forma de ordenarlos es encuadrándolos en las siguientes clasificaciones: bandeja de entrada, archivo activo, documentos personales y archivo muerto.

Bandeja de entrada

❚ Tener un buzón de dos pisos es el primer paso del método que enseña la organizadora personal Débora Campos. Este elemento actúa como el filtro número 1 en la cola del papeleo: en cuanto llegan papeles a tu dirección, ¡ahí es donde deben ir!

❚ Empiece por agrupar los materiales para comprobarlos abajo. Procéselo todo periódicamente, es decir, compruebe el contenido de cada papel: los que se evalúen como pertinentes se ganan el derecho a ir a la bandeja superior; es el caso de las cuentas por pagar, que deben remitirse posteriormente a una carpeta específica del archivo activo (lea más abajo, en el paso número 2).Todo lo que no sirva debe tirarse inmediatamente.

❚ ¿Te has fijado en la maletita marrón (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$ 69,90) que aparece en la estantería encima del escritorio? Agrupa papeles con valor afectivo, que, reconozcámoslo, no pueden perderse entre los montones de finanzas.

2. archivo activo

Hay documentos a los que se accede más a menudo que a otros, por lo que conviene organizar el papeleo en función de la frecuencia de uso: "Todo lo que se consulta y suministra con regularidad merece estar al alcance de la mano", enseña el especialista.

❚ Es necesario tener carpetas específicas para cada categoría: manuales de productos, garantías y facturas; cuentas abiertas; cuentas liquidadas del año en curso; y documentos de actividades en curso.

❚ Para exponer la información de los electrodomésticos y otros productos, la carpeta tipo catálogo, con bolsas de plástico, es una gran opción. Simplifica la vida poniendo en la misma bolsa el manual, la garantía y la nota de cada artículo. En cuanto al orden, vale la pena sectorizar esta carpeta según las habitaciones de la casa. "Es decir, los artículos del salón se pueden colocar uno detrás de otro. Luego vienen losla cocina, el dormitorio, etc.", explica el organizador personal.

❚ Las facturas del año en curso que ya se hayan pagado deben guardarse en una carpeta de anillas con varios compartimentos. Hay carpetas con menos o más compartimentos: elige un modelo en el que quepan los recibos de todas las transacciones financieras de la familia por separado, e identifica cada pestaña con etiquetas.

❚ Entre los archivos cotidianos, haz un espacio para encajar los papeles que tengan que ver con un proyecto u ocupación en curso: ¿estás sometiéndote a un tratamiento médico y a pruebas? Reúne el papeleo en una carpeta y tenla a mano mientras la necesites!

3. documentación personal

❚ De suma importancia y volumen cada vez mayor, los documentos personales requieren un hogar cómodo. Para archivarlos con facilidad y funcionalidad, una buena opción es un cajón con soporte para carpetas colgantes (kit de seis piezas en varios colores, de Dello. Eu Organizo, R$ 13).

❚ No sólo documentos de identidad, CPF y certificados componen ese archivo. Historial profesional y académico, papeleo relacionado con el impuesto sobre la renta, documentos de viaje y tantos otros papeles se ciernen sobre el cajón más abarrotado.

❚ Un error común es dejar los documentos de toda la familia en un mismo lugar. Lo correcto es que cada miembro tenga sus propias carpetas. De venta en paquetes individuales o de varias unidades, los modelos colgantes tienen un diseño que facilita la visualización de su contenido. Prácticos, pueden albergar más de un documento en su interior y, aun así, si se comprimen, son compactos.

❚ Las pestañas de identificación coinciden con títulos objetivos y completos, como: seguros (por ejemplo, seguros de vida y hogar), banca (por ejemplo, tarjetas de crédito y contrato de financiación), bienes inmuebles (por ejemplo, contrato de alquiler y recibos de mejoras), vehículos (por ejemplo, póliza de seguro y documento de compraventa), entre otros.

❚ Las grandes categorías están ordenadas con subdivisiones internas. Las carpetas L, de plástico translúcido (kit con diez unidades de varios colores, de Dello. Eu Organizo, R$ 12), son delgadas y alojan papeles del mismo tema con eficacia.

Un consejo del organizador personal es prestar especial atención a la carpeta que reúne los documentos de viaje, como pasaportes y visados, porque tienen fecha de caducidad. También vale la pena tener, en su interior, una cartera exclusiva para llevar los documentos durante el viaje (Estuche Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29).

4. archivo muerto

❚ Está pagado y no es de este año, ¡puedes transferirlo al archivo muerto! Almacén de operaciones financieras que ya no necesitan estar tan accesibles, es donde se guardan las facturas y recibos de pagos realizados en años anteriores.

❚ ¿Conoces la liquidación anual de deudas? Si no es así, merece la pena. Este documento, obligatorio por ley, deben emitirlo los proveedores de servicios públicos y privados una vez al año y sustituye a todas las facturas pagadas el año anterior. Suele llegar en mayo. Has recibido este papel? Deshazte de los otros 12 inmediatamente.

❚ Si la intención es reducir el número de papeles impresos que tienes, aprovecha tu ordenador. Siempre que sea posible, opta por recibir la correspondencia por correo electrónico y utiliza el escáner para digitalizar documentos. Sólo una advertencia para quienes suelen realizar operaciones bancarias a través de Internet: a la hora de dar de baja facturas pagadas, anota en las cuentas cuándo y cómo las pagaste.

Para evitar que se acumulen en vano, ¡el secreto está en hacer una revisión periódica!

❚ No todos los documentos que parecen importantes tienen por qué ocupar espacio en nuestros archivos durante mucho tiempo. Para despejar cualquier duda sobre los plazos, merece la pena echar un vistazo a las siguientes listas.

Deben conservarse durante cinco años:

Impuestos (IRPF, IPTU e IPVA)

❚ Justificante de pago de las facturas de agua, electricidad, teléfono y otros servicios esenciales, o declaraciones anuales de impagos.

❚ Los justificantes de pago del alquiler, las tarjetas de crédito y las tasas escolares Deben conservarse hasta que se renueven:

Contratos y seguros (vida, automóvil, propiedad, etc.)

Deben conservarse para siempre:

Documentos personales

Pasaportes

Escritura

Cuadernos del INSS

Fuente del testamento: Fundación Procon-SP

*PRECIOS INVESTIGADOS EN SEPTIEMBRE DE 2015, SUJETOS A CAMBIOS.