Het is ongelofelijk: als het tijd is om de rekeningen op te bergen, is er altijd ruimtegebrek, maar als je een document zoekt, lijken de lades geen bodem te hebben! Kan iemand zich dit tafereel voorstellen? Het komt zo vaak voor dat het bij de meeste mensen thuis een klassieker is geworden. Het is niet moeilijk om een handleiding voor een elektrisch apparaat te vinden met een medisch onderzoek, een oude autoverzekeringspolis - die niet eens opgeborgen hoeft te worden!- En het ergste van alles is dat deze verwarrende opslag niet alleen de huiselijke routine verstoort - degenen die in deze realiteit leven, besteden immers veel tijd als ze iets moeten zoeken - maar ook nog eens voor grote ongemakken en zelfs financieel verlies kan zorgen.Dus, voordat de wanorde een last wordt, volg deze tips en organiseer je persoonlijke bestanden.

Kampioenenrecept: zorgvuldig sorteren en verdelen per categorie

❚ De eerste stap naar effectief opruimen is het in gedachten houden van één waardevolle regel: gooi alles weg wat nutteloos is zodra het in je handen valt. Gooi al het drukwerk weg dat geen echt nut heeft of niet meer geldig is, zoals nieuwsbrieven en advertenties, recepten en oude uitnodigingen, verzekeringscontracten en -kaarten die verlopen zijn, handleidingen en facturen voor producten die je niet meer nodig hebt.doorgegeven, onder andere.

❚ Zodra de selectie is gemaakt, is het tijd om de documenten te compartimenteren. Een goede manier om ze te sorteren is door ze in de volgende classificaties in te delen: inbox, actief bestand, persoonlijke documenten en dood bestand.

Postvak IN

❚ Het hebben van een dubbeldekker brievenbus is de eerste stap in de methode die Débora Campos leert. Dit item fungeert als filter nummer 1 in de papierwinkelrij: zodra er papieren op je adres binnenkomen, is dat waar ze naartoe moeten!

❚ Begin met het groeperen van materialen om ze beneden te controleren. Verwerk alles periodiek, dat wil zeggen controleer de inhoud van elk papier: degene die als relevant worden beoordeeld, verdienen het recht om naar de bovenste lade te gaan - dit is het geval met de crediteurenadministratie, die vervolgens moet worden doorgestuurd naar een specifieke map in het actieve dossier (lees meer hieronder, in stap nummer 2).Alles wat niet bruikbaar is, moet onmiddellijk worden weggegooid.

❚ Heb je het kleine bruine koffertje (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$ 69,90) opgemerkt dat op de plank boven het bureau staat? Het groepeert papieren met affectieve waarde, die, laten we eerlijk zijn, niet verloren mogen gaan tussen de stapels financiën.

2. actief archief

Bepaalde documenten worden vaker geraadpleegd dan andere, dus is het raadzaam om het papierwerk te ordenen volgens de gebruiksfrequentie: "Alles wat regelmatig wordt geraadpleegd en geleverd, moet binnen handbereik zijn", leert de specialist.

❚ Voor elke categorie zijn specifieke mappen nodig: producthandleidingen, garanties en facturen; openstaande rekeningen; vereffende rekeningen van het lopende jaar; en documenten van lopende activiteiten.

❚ Om informatie over elektrische apparaten en andere producten weer te geven, is de catalogusmap met plastic zakken een geweldige optie. Maak het leven eenvoudiger door de handleiding, de garantie en de notitie voor elk item in dezelfde zak te doen. Wat de volgorde betreft, is het de moeite waard om deze map in sectoren in te delen volgens de kamers in huis. "Dat wil zeggen, de items in de woonkamer kunnen achter elkaar worden gerangschikt. Dan komen dede keuken, de slaapkamer, enzovoort...", legt de personal organizer uit.

❚ De rekeningen van het lopende jaar die al betaald zijn, moeten worden opgeborgen in een ringband met meerdere vakken. Er zijn ordners met minder of meer vakken: kies een model waarin de bonnetjes van alle financiële transacties van het gezin apart passen en identificeer elk tabblad met labels.

❚ Maak tussen de alledaagse dossiers ruimte voor papieren die te maken hebben met een lopend project of bezigheid - onderga je medische behandelingen en onderzoeken? Verzamel het papierwerk in een map en bewaar het zolang je het nodig hebt!

3. persoonlijke documentatie

❚ Persoonlijke documenten zijn uiterst belangrijk en nemen in volume toe. Om ze gemakkelijk en functioneel te archiveren, is een lade met steun voor hangmappen een goede keuze (zesdelige set in verschillende kleuren, van Dello. Eu Organizo, R$ 13).

Het zijn niet alleen ID's, CPF's en certificaten die deel uitmaken van dat dossier. Professionele en academische geschiedenis, belastingpapieren, reisdocumenten en nog veel meer papieren liggen in de propvolle lade.

❚ Een veelgemaakte fout is om de documenten van het hele gezin op één plek te laten liggen. Het is juist dat elk lid zijn eigen map heeft. De hangende modellen, die worden verkocht in een enkele verpakking of in een verpakking met meerdere eenheden, hebben een ontwerp dat het bekijken van de inhoud vergemakkelijkt. Praktisch, er kan meer dan één document in en zelfs als ze worden samengeperst, zijn ze compact.

❚ Identificatietabbladen passen bij objectieve en uitgebreide titels, zoals: verzekeringen (bijv. levens- en opstalverzekeringen), bankieren (bijv. creditcard en financieringsovereenkomst), onroerend goed (bijv. huurovereenkomsten en ontvangstbewijzen van verbeteringen), voertuigen (bijv. verzekeringspolissen en aankoop- en verkoopdocumenten), enzovoort.

❚ Grote categorieën zijn op orde met interne onderverdelingen. L-mappen, van doorzichtig plastic (set met tien stuks in verschillende kleuren, van Dello. Eu Organizo, R$ 12), zijn slank en bieden efficiënt plaats aan papieren met hetzelfde onderwerp.

Een tip van de personal organizer is om speciale aandacht te besteden aan de map met reisdocumenten, zoals paspoorten en visa, omdat deze een vervaldatum hebben. Het is ook de moeite waard om een exclusieve portemonnee te hebben om documenten tijdens de reis mee te nemen (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29).

4. dood archief

❚ Het is betaald en het is niet van dit jaar, je kunt het naar het dode bestand verplaatsen! Opslag voor financiële transacties die niet meer zo toegankelijk hoeven te zijn, hier worden facturen en bonnetjes van betalingen uit voorgaande jaren bewaard.

❚ Ken je de jaarlijkse verklaring van schuldkwijtschelding? Zo niet, dan is het de moeite waard. Het document, dat wettelijk verplicht is, moet eenmaal per jaar worden uitgegeven door openbare en particuliere dienstverleners en vervangt alle rekeningen die het voorgaande jaar zijn betaald. Het komt meestal in mei binnen. Heb je dit papier ontvangen? Gooi de andere 12 dan meteen weg.

❚ Als het de bedoeling is om het aantal geprinte papieren dat je hebt te verminderen, maak dan gebruik van je computer. Kies er waar mogelijk voor om correspondentie via e-mail te ontvangen en gebruik de scanner om documenten te scannen. Even een waarschuwing voor degenen die hun bankzaken meestal via internet regelen: als het gaat om het afschrijven van betaalde rekeningen, schrijf dan op de rekeningen wanneer en hoe je ze hebt betaald.

Om te voorkomen dat je je voor niets opstapelt, is het geheim een periodieke herziening!

❚ Niet elk document dat belangrijk lijkt, hoeft lang ruimte in te nemen in onze bestanden. Om alle twijfels over deadlines weg te nemen, is het de moeite waard om de onderstaande lijsten te bekijken.

Ze moeten vijf jaar worden bewaard:

❚ Belastingen (IRPF, IPTU en IPVA)

❚ Bewijs van betaling van rekeningen voor water, elektriciteit, telefoon en andere essentiële diensten, of jaaroverzichten van onbetaalde schulden

❚ Bewijs van betaling van huur, creditcards en schoolgeld moeten worden bewaard tot ze worden vernieuwd:

❚ Contracten en verzekeringen (leven, auto, eigendom enz.)

Ze moeten voor altijd bewaard worden:

Persoonlijke documenten

Paspoorten

Schrift

INSS-carnets

Bron: Stichting Procon-SP

*PRIJZEN HERZIEN IN SEPTEMBER 2015, ONDER VOORBEHOUD VAN WIJZIGINGEN.