Це неймовірно: коли настає час складати рахунки, завжди бракує місця, але коли ви шукаєте якийсь документ, шухляди, здається, не мають дна! Чи може хтось з вами пов'язати цю сцену? Вона настільки поширена, що стала класикою в будинках більшості людей. Неважко знайти інструкцію до електроприладу з медичним висновком, старий страховий поліс на автомобіль - який навіть не потрібно прибирати!- І найгірше те, що це заплутане зберігання, окрім того, що порушує домашній розпорядок - адже ті, хто живе в цій реальності, проводять багато часу, коли їм доводиться щось шукати, - ще й може спричинити серйозні незручності і навіть фінансові втрати.Тож, перш ніж розлад стане неприємністю, дотримуйтесь цих порад і впорядкуйте свої особисті справи.

Рецепт чемпіона: ретельне сортування та розподіл за категоріями

♪ Перший крок до ефективного прибирання - пам'ятати одне цінне правило: викидайте все непотрібне, щойно воно потрапляє до ваших рук. Викидайте всі друковані матеріали, які не мають реального застосування або більше не дійсні, наприклад, інформаційні бюлетені та рекламні оголошення, рецепти та старі запрошення, страхові контракти та картки, термін дії яких закінчився, інструкції та рахунки-фактури на товари, які ви купували.передали, серед іншого.

Після того, як відбір зроблено, настав час розкласти документи по поличках. Хороший спосіб сортувати їх - розкласти за такими категоріями: вхідні, активні файли, особисті документи та видалені файли.

Вхідні

Двоповерхова поштова скринька - це перший крок у методі, якого навчає особистий організатор Дебора Кампос. Цей предмет діє як фільтр номер 1 у черзі паперів: щойно папери надходять на вашу адресу, вони мають потрапляти саме туди!

Почніть з групування матеріалів для перевірки внизу. Періодично обробляйте все, тобто перевіряйте зміст кожного паперу: ті, що оцінені як доречні, отримують право потрапити до верхнього лотка - це стосується кредиторської заборгованості, яка згодом має бути перенаправлена до певної папки в активному файлі (докладніше читайте нижче, у кроці № 2).Все, що не приносить користі, слід негайно викидати.

Ви помітили маленьку коричневу валізку (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 реалів), що стоїть на полиці над робочим столом? У ній зібрані папери з емоційною цінністю, які, погодьтеся, не можуть загубитися серед стосів фінансів.

2. активний архів

До певних документів звертаються частіше, ніж до інших, тому доцільно впорядкувати папери відповідно до частоти використання: "Все, до чого звертаються регулярно, заслуговує на те, щоб бути в межах легкої досяжності", - вчить фахівець.

♪ Необхідно мати окремі папки для кожної категорії: інструкції до продукції, гарантії та рахунки-фактури; відкриті рахунки; оплачені рахунки за поточний рік; документи поточної діяльності.

♪ Для розміщення інформації про електроприлади та інші товари чудово підійде папка каталожного типу з поліетиленовими пакетами. Спростіть собі життя, поклавши в один пакет інструкцію, гарантію та інструкцію до кожного товару. Щодо порядку, то варто секторувати цю папку відповідно до кімнат у домі. "Тобто, предмети у вітальні можна розташувати один за одним. Потім йтимутькухня, спальня і так далі...", - пояснює персональний організатор.

♪ Сплачені рахунки за поточний рік слід зберігати в кільцевій папці з кількома відділеннями. Існують папки з меншою або більшою кількістю відділень: оберіть модель, яка вміщує квитанції про всі фінансові операції сім'ї окремо, і позначте кожну вкладку етикетками.

♪ Серед повсякденних справ знайдіть місце для паперів, які пов'язані з поточним проектом або роботою - ви проходите медичне лікування або здаєте аналізи? Зберіть документи в папку і тримайте її під рукою стільки, скільки вам потрібно!

3. особиста документація

♪ Особисті документи, обсяг яких постійно зростає, потребують комфортного місця для зберігання. Щоб легко і функціонально їх архівувати, гарним вибором буде шухляда з підтримкою для підвісних папок (набір з шести предметів у різних кольорах, Dello. Eu Organizo, 13 реалів).

♪ Це не лише посвідчення особи, CPF та сертифікати. Професійна та академічна історія, документи, пов'язані з прибутковим податком, проїзні документи та багато інших паперів лежать у найзаповненішій шухляді.

♪ Поширеною помилкою є зберігання документів всієї сім'ї в одному місці. Правильно, щоб кожен член сім'ї мав власні папки. Підвісні моделі, що продаються в одно- або багатомісних пакетах, мають дизайн, який полегшує перегляд їх вмісту. Практичні, вони можуть містити більше одного документа всередині і, навіть у стислому вигляді, вони компактні.

❚ Ідентифікаційні вкладки відповідають об'єктивним і вичерпним назвам, таким як: страхування (наприклад, страхування життя і житла), банківські послуги (наприклад, кредитна картка і договір фінансування), нерухомість (наприклад, договір оренди і квитанції про поліпшення), транспортні засоби (наприклад, страховий поліс і документ про купівлю-продаж), серед іншого.

♪ Великі категорії впорядковані внутрішніми підрозділами. Папки L з напівпрозорого пластику (набір з десяти одиниць різних кольорів, Dello. Eu Organizo, 12 реалів) - тонкі й ефективно вміщують папери однієї тематики.

Порада від персонального організатора - приділити особливу увагу папці, в якій зібрані проїзні документи, такі як паспорти та візи, оскільки вони мають термін придатності. Також варто мати всередині ексклюзивний гаманець для носіння документів під час подорожі (Case Passaporte, 10 x 5 см, Lili Wood , 29 реалів).

4. мертвий архів

♪ Це оплачено і це не з цього року, ви можете перенести це до мертвого файлу! Сховище для фінансових операцій, які більше не повинні бути такими доступними, це місце, де зберігаються рахунки-фактури та квитанції від платежів, здійснених у попередніх роках.

♪ Чи знаєте ви про щорічну довідку про погашення заборгованості? Якщо ні, то варто дізнатися. Цей документ, обов'язковий за законом, повинен видаватися державними та приватними постачальниками послуг раз на рік і замінює всі рахунки, сплачені за попередній рік. Зазвичай він надходить у травні. Ви отримали цей папір? Негайно утилізуйте інші 12.

♪ Якщо ви хочете зменшити кількість друкованих паперів, скористайтеся перевагами комп'ютера. Коли це можливо, отримуйте кореспонденцію електронною поштою і використовуйте сканер для сканування документів. Попередження для тих, хто зазвичай здійснює банківські операції через Інтернет: коли справа доходить до списання оплачених рахунків, вказуйте на рахунках, коли і як ви їх оплачували.

Щоб не накопичувати непотрібні речі, секрет у періодичному перегляді!

♪ Не кожен документ, який здається важливим, повинен займати місце в наших файлах надовго. Щоб розвіяти будь-які сумніви щодо дедлайнів, варто поглянути на наведені нижче списки.

Вони повинні зберігатися протягом п'яти років:

Податки (IRPF, IPTU та IPVA)

Підтвердження оплати рахунків за воду, електроенергію, телефон та інші основні послуги, або щорічні звіти про несплачені борги

Підтвердження сплати орендної плати, кредитних карток та шкільних зборів слід зберігати до їх поновлення:

❚ Контракти та страхування (життя, автомобіля, майна тощо)

Їх треба зберігати вічно:

♪ Особисті документи

Паспорти

Писання

Картки імміграційної служби

Заповіт Джерело: Фундація Procon-SP

*ЦІНИ ДОСЛІДЖЕНІ У ВЕРЕСНІ 2015 РОКУ, МОЖУТЬ БУТИ ЗМІНЕНІ.