È incredibile: quando è il momento di archiviare le bollette, manca sempre lo spazio, ma quando si cerca un documento, sembra che i cassetti non abbiano fondo! Qualcuno ha presente questa scena? È così comune che è diventata un classico nelle case di molti: non è difficile trovare il manuale di un elettrodomestico, una visita medica, una vecchia polizza di assicurazione dell'auto - che non ha nemmeno bisogno di essere messa via!- E la cosa peggiore è che questo deposito confuso, oltre a sconvolgere la routine domestica - dopo tutto, chi vive questa realtà passa molto tempo quando deve trovare qualcosa - può comunque causare grandi disagi e persino perdite economiche.Quindi, prima che il disordine diventi una seccatura, seguite questi consigli e organizzate i vostri file personali.

Ricetta campione: ordinamento e distribuzione accurati per categoria

Il primo passo per un riordino efficace è tenere a mente una regola preziosa: gettare via tutto ciò che è inutile non appena vi capita tra le mani. Gettare via tutti gli stampati che non hanno un'utilità reale o che non sono più validi, come newsletter e pubblicità, ricette mediche e vecchi inviti, contratti assicurativi e tessere scadute, manuali e fatture di prodotti che avete acquistato per la prima volta.tra l'altro, è stato trasmesso.

Una volta effettuata la selezione, è il momento di compartimentare i documenti. Un buon modo per ordinarli è quello di inserirli nelle seguenti classificazioni: posta in arrivo, file attivo, documenti personali e file morto.

Posta in arrivo

Avere una cassetta della posta a due piani è il primo passo del metodo insegnato dall'organizzatrice personale Débora Campos. Questo oggetto funge da filtro numero 1 nella coda delle scartoffie: non appena i documenti arrivano al vostro indirizzo, è lì che devono andare!

❚ Iniziare a raggruppare i materiali per il controllo al piano inferiore. Elaborare periodicamente tutto, cioè controllare il contenuto di ogni carta: quelle valutate come pertinenti guadagnano il diritto di andare nel vassoio superiore - è il caso dei conti da pagare, che devono essere successivamente inoltrati in una cartella specifica del fascicolo attivo (leggere di più sotto, nel passaggio numero 2).Tutto ciò che non serve deve essere immediatamente gettato via.

Avete notato la piccola valigia marrone (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$ 69,90) che appare sulla mensola sopra la scrivania? Raggruppa le carte con valore affettivo, che, diciamolo, non possono perdersi tra le pile di finanze.

2. archivio attivo

Alcuni documenti vengono consultati più spesso di altri, quindi è consigliabile organizzare il materiale cartaceo in base alla frequenza di utilizzo: "Tutto ciò che viene consultato e fornito regolarmente deve essere a portata di mano", insegna lo specialista.

È necessario avere cartelle specifiche per ogni categoria: manuali dei prodotti, garanzie e fatture; conti aperti; conti saldati per l'anno in corso; documenti delle attività in corso.

Per esporre le informazioni su elettrodomestici e altri prodotti, la cartella tipo catalogo, con buste di plastica, è un'ottima opzione. Semplificate la vita mettendo il manuale, la garanzia e la nota di ogni articolo nella stessa busta. Per quanto riguarda l'ordine, vale la pena di suddividere la cartella in base alle stanze della casa. "Cioè, gli articoli del soggiorno possono essere disposti uno dietro l'altro. Poi vengono gli oggetti che si trovano nella stanza da letto".la cucina, la camera da letto e così via...", spiega l'organizzatore personale.

Le fatture dell'anno in corso già pagate devono essere conservate in un raccoglitore ad anelli con più scomparti. Esistono raccoglitori con meno o più scomparti: scegliete un modello che contenga separatamente le ricevute di tutte le transazioni finanziarie della famiglia e identificate ogni scheda con delle etichette.

Tra le cartelle di tutti i giorni, create uno spazio per inserire i documenti che hanno a che fare con un progetto o un'occupazione in corso: se vi state sottoponendo a cure mediche e a esami, raccogliete i documenti in una cartella e tenetela con voi per tutto il tempo che vi serve!

3. documentazione personale

Per archiviarli con facilità e funzionalità, una buona scelta è un cassetto con supporto per cartelle sospese (kit di sei pezzi in vari colori, di Dello. Eu Organizo, R$ 13).

Non sono solo i documenti d'identità, i CPF e i certificati a costituire l'archivio, ma anche la storia professionale e accademica, i documenti relativi all'imposta sul reddito, i documenti di viaggio e tanti altri documenti che si trovano nel cassetto più ingombrante.

Un errore comune è quello di lasciare i documenti di tutta la famiglia in un unico posto. La cosa giusta è che ogni membro abbia le proprie cartelle. Venduti in confezioni singole o multiple, i modelli sospesi hanno un design che facilita la visualizzazione del loro contenuto. Pratici, possono ospitare più di un documento all'interno e, anche così, se compressi, sono compatti.

❚ Le schede di identificazione corrispondono a titoli oggettivi e completi, come ad esempio: assicurazioni (ad esempio assicurazioni sulla vita e sulla casa), banche (ad esempio carte di credito e contratti di finanziamento), immobili (ad esempio contratti di affitto e ricevute di miglioramenti), veicoli (ad esempio polizze assicurative e documenti di acquisto e vendita), tra gli altri.

Le cartelle a L, in plastica traslucida (kit con dieci unità di vari colori, di Dello. Eu Organizo, R$ 12), sono sottili e ospitano efficacemente fogli dello stesso argomento.

Un consiglio da personal organizer è quello di prestare particolare attenzione alla cartella che raccoglie i documenti di viaggio, come passaporti e visti, perché hanno una data di scadenza. Vale anche la pena di avere, all'interno, un portafoglio esclusivo per trasportare i documenti durante il viaggio (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29).

4. archivio morto

È stato pagato e non è di quest'anno, potete trasferirlo nel file morto! Conserva le transazioni finanziarie che non devono più essere così accessibili, è il luogo in cui vengono conservate le fatture e le ricevute dei pagamenti effettuati negli anni precedenti.

Conoscete la dichiarazione annuale di estinzione dei debiti? Se no, è utile. Il documento, obbligatorio per legge, deve essere emesso dai fornitori di servizi pubblici e privati una volta all'anno e sostituisce tutte le bollette pagate l'anno precedente. Di solito arriva a maggio. Avete ricevuto questo documento? Smaltite subito gli altri 12.

Se l'intenzione è quella di ridurre il numero di fogli stampati, sfruttate il vostro computer: quando è possibile, scegliete di ricevere la corrispondenza via e-mail e usate lo scanner per scannerizzare i documenti. Un'avvertenza per chi è solito effettuare operazioni bancarie via internet: quando si tratta di stornare le fatture pagate, scrivete sui conti quando e come le avete pagate.

Per evitare di accumulare inutilmente, il segreto è fare una revisione periodica!

Non tutti i documenti che sembrano importanti devono occupare a lungo spazio nei nostri archivi. Per chiarire ogni dubbio sulle scadenze, vale la pena di dare un'occhiata agli elenchi che seguono.

Devono essere conservati per cinque anni:

❚ Imposte (IRPF, IPTU e IPVA)

❚ Prova di pagamento delle bollette dell'acqua, dell'elettricità, del telefono e di altri servizi essenziali, o dichiarazioni annuali di debiti non pagati

❚ Le prove di pagamento dell'affitto, delle carte di credito e delle tasse scolastiche devono essere conservate fino al loro rinnovo:

❚ Contratti e assicurazioni (vita, auto, proprietà, ecc.)

Devono essere conservati per sempre:

❚ Documenti personali

❚ Passaporti

❚ Scrittura

❚ Carnet INSS

❚ Testamento Fonte: Fondazione Procon-SP

*PREZZI RILEVATI A SETTEMBRE 2015, SOGGETTI A VARIAZIONI.