Neverjetno: ko je treba zložiti račune, vedno zmanjka prostora, ko pa iščete kakšen dokument, se zdi, da predali nimajo dna! Se lahko kdo poistoveti s tem prizorom? Je tako pogost, da je postal klasika v domovih večine ljudi. Ni težko najti priročnika za električni aparat z zdravniškim pregledom, stare avtomobilske zavarovalne police - ki je sploh ni treba odložiti!- Najhuje pa je, da lahko to zmedeno skladiščenje poleg tega, da zmoti domačo rutino - navsezadnje tisti, ki živijo v tej realnosti, porabijo veliko časa, ko morajo nekaj najti -, povzroči še veliko nevšečnosti in celo finančno izgubo.Zato, preden nered postane nadloga, upoštevajte te nasvete in uredite svoje osebne datoteke.

Recept za prvaka: skrbno razvrščanje in razdelitev po kategorijah

❚ Prvi korak k učinkovitemu pospravljanju je upoštevanje enega dragocenega pravila: zavrzite vse neuporabno takoj, ko vam pride v roke. Zavrzite vse tiskovine, ki nimajo prave uporabe ali niso več veljavne, kot so glasila in oglasi, recepti in stara vabila, zavarovalne pogodbe in kartice, ki jim je potekel rok veljavnosti, priročniki in računi za izdelke.med drugim.

❚ Po izbiri je čas, da dokumente razvrstite. Dobro jih je razvrstiti tako, da jih razvrstite v naslednje kategorije: prejeto, aktivna datoteka, osebni dokumenti in mrtva datoteka.

Prejeto

❚ Dvonadstropni poštni nabiralnik je prvi korak v metodi, ki jo uči osebna organizatorka Débora Campos. Ta element deluje kot filter številka 1 v vrsti za papirje: takoj ko papirji prispejo na vaš naslov, morajo iti tja!

❚ Začnite z združevanjem gradiva za preverjanje spodaj. Občasno vse obdelujte, tj. preverite vsebino vsakega papirja: tisti, ki so ocenjeni kot ustrezni, si zaslužijo pravico, da gredo na zgornji pladenj - to je primer obveznosti, ki jih je treba nato posredovati v določeno mapo v aktivni datoteki (več v nadaljevanju, v koraku številka 2).Vse, kar je neuporabno, je treba takoj zavreči.

❚ Ste opazili majhen rjav kovček (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$), ki je na polici nad pisalno mizo? V njem so zbrani papirji z afektivno vrednostjo, ki se, priznajmo si, ne morejo izgubiti med kupi financ.

2. aktivni arhiv

Do nekaterih dokumentov dostopamo pogosteje kot do drugih, zato je priporočljivo, da je dokumentacija urejena glede na pogostost uporabe: "Vse, kar se redno uporablja in dobavlja, mora biti na dosegu roke," uči strokovnjak.

❚ Za vsako kategorijo je treba imeti posebne mape: priročniki za izdelke, garancije in računi, odprti računi, poravnani računi za tekoče leto in dokumenti o tekočih dejavnostih.

❚ Za prikaz informacij o električnih napravah in drugih izdelkih je odlična možnost katalogna mapa s plastičnimi vrečkami. Poenostavite si življenje tako, da priročnik, garancijo in opombo za vsak izdelek spravite v isto vrečko. Kar zadeva vrstni red, je vredno to mapo razdeliti po sektorjih glede na prostore v hiši. "To pomeni, da so lahko predmeti v dnevni sobi razporejeni drug za drugim. Nato pridejokuhinja, spalnica in tako naprej...", pojasnjuje osebni organizator.

❚ Račune za tekoče leto, ki so bili že plačani, je treba shraniti v vezavo z več predali. Obstajajo vezave z manj ali več predali: izberite model, v katerega lahko ločeno spravite račune vseh družinskih finančnih transakcij, in vsak zavihek označite z nalepkami.

❚ Med vsakdanjimi mapami si naredite prostor za papirje, ki so povezani s tekočim projektom ali poklicem - se zdravite in opravljate teste? Zberite papirje v mapo in jih imejte pri roki, dokler jih potrebujete!

3. osebna dokumentacija

❚ Osebni dokumenti so izredno pomembni in vedno bolj obsežni, zato potrebujejo udoben dom. Za njihovo enostavno in funkcionalno arhiviranje je dobra izbira predal s podporo za viseče mape (šestdelni komplet v različnih barvah, Dello. Eu Organizo, 13 dolarjev).

❚ V tem predalu niso samo osebne izkaznice, CPF in potrdila, ampak tudi poklicna in študijska zgodovina, dokumentacija, povezana z dohodnino, potovalni dokumenti in številni drugi dokumenti.

❚ Pogosta napaka je, da dokumente celotne družine puščamo na enem mestu. Pravilno je, da ima vsak član svoje mape. viseči modeli, ki se prodajajo v enojnih ali več enotah, imajo obliko, ki olajša pregledovanje vsebine. Praktični so, saj lahko v njih hranimo več kot en dokument, kljub temu pa so, če so stisnjeni, kompaktni.

❚ Identifikacijski zavihki se ujemajo z objektivnimi in izčrpnimi naslovi, kot so: zavarovanje (npr. življenjsko in stanovanjsko zavarovanje), bančništvo (npr. kreditna kartica in finančna pogodba), nepremičnine (npr. najemna pogodba in potrdila o izboljšavah), vozila (npr. zavarovalna polica ter kupoprodajni dokument) in drugi.

❚ Velike kategorije so urejene z notranjimi razdelki. mape L iz prosojne plastike (komplet z desetimi enotami različnih barv, Dello. Eu Organizo, 12 dolarjev) so tanke in vanje učinkovito spravite papirje iste teme.

Nasvet osebnega organizatorja je, da posebno pozornost namenite mapi, v kateri so zbrani potovalni dokumenti, kot so potni listi in vizumi, saj imajo datum poteka veljavnosti. Prav tako je vredno imeti v notranjosti ekskluzivno denarnico za prenašanje dokumentov med potovanjem (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , 29 R$).

4. mrtvi arhiv

❚ Plačano je in ni iz tega leta, lahko ga prenesete v mrtvo datoteko! V njej se hranijo računi in potrdila o plačilih iz prejšnjih let, ki niso več tako dostopna.

❚ Ali poznate letno potrdilo o odpustu dolga? Če ne, se ga splača. Ta dokument, ki je po zakonu obvezen, morajo ponudniki javnih in zasebnih storitev izdati enkrat na leto in nadomesti vse račune, plačane v prejšnjem letu. Običajno ga prejmete maja. Ste prejeli ta dokument? Ostalih 12 takoj zavrzite.

❚ Če želite zmanjšati število natisnjenih papirjev, izkoristite prednosti računalnika. Kadar je mogoče, se odločite za prejemanje korespondence po elektronski pošti in za skeniranje dokumentov uporabite optični bralnik. Opozorilo za tiste, ki bančne posle običajno opravljajo prek interneta: ko gre za odpis plačanih računov, na račune napišite, kdaj in kako ste jih plačali.

Da se ne bi kopičili v prazno, je skrivnost v rednem pregledu!

❚ Ni nujno, da vsak dokument, ki se zdi pomemben, dolgo časa zavzema prostor v naših datotekah. Da bi odpravili vse dvome o rokih, si velja ogledati spodnje sezname.

Hraniti jih je treba pet let:

❚ Davki (IRPF, IPTU in IPVA)

❚ Dokazilo o plačilu računov za vodo, elektriko, telefon in druge nujne storitve ali letna poročila o neplačanih dolgovih

❚ Dokazilo o plačilu najemnine, kreditnih kartic in šolnine Hraniti je treba do njihovega podaljšanja:

❚ Pogodbe in zavarovanja (življenjsko, avtomobilsko, premoženjsko itd.)

Treba jih je hraniti za vedno:

❚ Osebni dokumenti

❚ Potni listi

❚ Sveto pismo

❚ Knjižice INSS

❚ Testament Vir: Fundacija Procon-SP

* CENE, RAZISKANE V SEPTEMBRU 2015, SE LAHKO SPREMENIJO.