Es ist unglaublich: Wenn es Zeit ist, die Rechnungen abzuheften, fehlt es immer an Platz, aber wenn man ein Dokument sucht, scheinen die Schubladen keinen Boden zu haben! Kann jemand diese Szene nachempfinden? Sie ist so alltäglich, dass sie in den meisten Haushalten zu einem Klassiker geworden ist. Es ist nicht schwer, eine Bedienungsanleitung für ein Elektrogerät mit einer ärztlichen Untersuchung zu finden, eine alte Autoversicherungspolice - die nicht einmal weggeräumt werden muss!- Und das Schlimmste daran ist, dass diese unübersichtliche Lagerung nicht nur die häusliche Routine stört - schließlich verbringen diejenigen, die in dieser Realität leben, viel Zeit damit, etwas zu suchen -, sondern auch große Unannehmlichkeiten und sogar finanzielle Verluste verursachen kann.Bevor die Unordnung zu einem Ärgernis wird, sollten Sie diese Tipps befolgen und Ihre persönlichen Dateien organisieren.

Champion-Rezept: sorgfältige Sortierung und Verteilung nach Kategorien

Der erste Schritt zum effektiven Aufräumen besteht darin, eine wichtige Regel zu beherzigen: Werfen Sie alles Unbrauchbare weg, sobald es Ihnen in die Hände fällt. Werfen Sie alle Drucksachen weg, die keinen wirklichen Nutzen haben oder nicht mehr gültig sind, z. B. Newsletter und Anzeigen, Rezepte und alte Einladungen, abgelaufene Versicherungsverträge und Karten, Handbücher und Rechnungen für Produkte, die Sieweitergegeben, unter anderem.

Sobald die Auswahl getroffen ist, müssen die Dokumente in verschiedene Kategorien eingeteilt werden: Posteingang, aktive Datei, persönliche Dokumente und tote Datei.

Posteingang

❚ Ein doppelstöckiger Briefkasten ist der erste Schritt in der Methode von Débora Campos, der persönlichen Organisatorin. Dieser Briefkasten dient als Filter Nummer 1 in der Papierschlange: Sobald Papiere bei Ihnen ankommen, gehören sie dorthin!

Beginnen Sie mit der Gruppierung von Materialien für die Kontrolle im Erdgeschoss. Bearbeiten Sie alles regelmäßig, d. h. prüfen Sie den Inhalt jedes Papiers: Die als relevant eingestuften Papiere haben das Recht, in das oberste Fach zu gelangen - dies ist der Fall bei den Kreditoren, die anschließend in einen bestimmten Ordner in der aktiven Akte weitergeleitet werden sollten (lesen Sie mehr dazu weiter unten, in Schritt Nummer 2).Alles, was nicht mehr zu gebrauchen ist, sollte sofort weggeworfen werden.

Ist Ihnen der kleine braune Koffer (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$ 69,90) aufgefallen, der auf dem Regal über dem Schreibtisch steht? Darin werden Papiere mit emotionalem Wert aufbewahrt, die, seien wir ehrlich, nicht zwischen den Stapeln von Finanzen verloren gehen dürfen.

2. aktives Archiv

Auf bestimmte Dokumente wird häufiger zugegriffen als auf andere, daher ist es ratsam, die Unterlagen entsprechend der Häufigkeit der Nutzung zu ordnen: "Alles, was regelmäßig konsultiert und bereitgestellt wird, sollte in Reichweite sein", lehrt der Spezialist.

❚ Für jede Kategorie sind spezielle Ordner erforderlich: Produkthandbücher, Garantien und Rechnungen, offene Rechnungen, abgerechnete Rechnungen für das laufende Jahr und Dokumente über laufende Tätigkeiten.

❚ Um Informationen über Elektrogeräte und andere Produkte zu präsentieren, ist die katalogartige Mappe mit Plastiktüten eine gute Option. Vereinfachen Sie das Leben, indem Sie die Gebrauchsanweisung, die Garantie und den Hinweis für jeden Artikel in dieselbe Tüte stecken. Was die Reihenfolge betrifft, lohnt es sich, diese Mappe nach den Zimmern im Haus aufzuteilen. "Das heißt, die Artikel im Wohnzimmer können hintereinander angeordnet werden. Dann kommen diedie Küche, das Schlafzimmer, und so weiter...", erklärt der persönliche Organisator.

❚ Die bereits bezahlten Rechnungen für das laufende Jahr sollten in einem Ringbuch mit mehreren Fächern aufbewahrt werden. Es gibt Ringbücher mit weniger oder mehr Fächern: Wählen Sie ein Modell, in das die Belege für alle finanziellen Transaktionen der Familie getrennt passen, und kennzeichnen Sie jedes Register mit Etiketten.

❚ Legen Sie zwischen den alltäglichen Ordnern einen Platz für Unterlagen an, die mit einem laufenden Projekt oder einer Beschäftigung zu tun haben - sind Sie in ärztlicher Behandlung und werden untersucht? Sammeln Sie die Unterlagen in einem Ordner und bewahren Sie sie so lange auf, wie Sie sie brauchen!

3. persönliche Dokumentation

Um sie bequem und funktional zu archivieren, ist eine Schublade mit Halterung für Hängemappen eine gute Wahl (sechsteiliges Set in verschiedenen Farben, von Dello.Eu Organizo, 13 R$).

Nicht nur Ausweise und Bescheinigungen, sondern auch der berufliche und akademische Werdegang, Einkommenssteuerunterlagen, Reisedokumente und viele andere Papiere liegen in der dicksten Schublade der Welt.

❚ Ein häufiger Fehler ist es, die Dokumente der ganzen Familie an einem Ort aufzubewahren. Richtig ist es, wenn jedes Mitglied seine eigene Mappe hat. Die Hängemappen, die in Einzel- oder Mehrfachpackungen verkauft werden, haben ein Design, das den Blick auf den Inhalt erleichtert. Praktisch ist, dass sie mehr als ein Dokument beherbergen können, und selbst wenn sie komprimiert sind, sind sie kompakt.

Identifizierungsregister passen zu objektiven und umfassenden Titeln, wie z. B. Versicherungen (z. B. Lebens- und Hausratversicherungen), Bankdokumente (z. B. Kreditkarten- und Finanzierungsverträge), Immobilien (z. B. Mietverträge und Quittungen über Einbauten), Fahrzeuge (z. B. Versicherungspolicen und Kauf- und Verkaufsdokumente) und andere.

L-Ordner aus durchsichtigem Kunststoff (Set mit zehn verschiedenfarbigen Einheiten, von Dello.Eu Organizo, 12 R$) sind schlank und fassen Papiere desselben Themas effizient zusammen.

Ein Tipp des Personal Organizers ist es, besonders auf die Mappe zu achten, in der die Reisedokumente wie Pässe und Visa gesammelt werden, da sie ein Verfallsdatum haben. Es lohnt sich auch, im Inneren eine exklusive Brieftasche zu haben, in der die Dokumente während der Reise aufbewahrt werden können (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29).

4. totes Archiv

❚ Wenn es bezahlt ist und nicht aus diesem Jahr stammt, können Sie es in den toten Ordner verschieben! Hier werden Rechnungen und Quittungen für Zahlungen aus den Vorjahren aufbewahrt, die nicht mehr so leicht zugänglich sein müssen.

❚ Kennen Sie die Jahresabrechnung? Wenn nicht, lohnt es sich. Das gesetzlich vorgeschriebene Dokument muss einmal im Jahr von öffentlichen und privaten Dienstleistern ausgestellt werden und ersetzt alle im Vorjahr bezahlten Rechnungen. Es trifft in der Regel im Mai ein. Haben Sie dieses Papier erhalten? Entsorgen Sie die anderen 12 sofort.

❚ Wenn Sie die Anzahl der gedruckten Papiere reduzieren wollen, nutzen Sie Ihren Computer. Wenn möglich, erhalten Sie Ihre Korrespondenz per E-Mail und scannen Sie Dokumente mit dem Scanner ein. Eine Warnung für diejenigen, die ihre Bankgeschäfte gewöhnlich über das Internet abwickeln: Wenn Sie bezahlte Rechnungen abschreiben, schreiben Sie auf die Konten, wann und wie Sie sie bezahlt haben.

Das Geheimnis, um zu vermeiden, dass sie sich umsonst auftürmen, ist eine regelmäßige Überprüfung!

❚ Nicht jedes Dokument, das uns wichtig erscheint, muss auch lange Zeit in unseren Akten Platz finden. Um alle Zweifel bezüglich der Fristen auszuräumen, lohnt sich ein Blick auf die folgenden Listen.

Sie müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden:

❚ Steuern (IRPF, IPTU und IPVA)

❚ Zahlungsnachweis für Wasser-, Strom- und Telefonrechnungen sowie Rechnungen für andere wichtige Dienstleistungen oder Jahresabrechnungen über unbezahlte Schulden

❚ Nachweise über die Zahlung von Miete, Kreditkarten und Schulgebühren sollten bis zu ihrer Erneuerung aufbewahrt werden:

❚ Verträge und Versicherungen (Leben, Auto, Eigentum usw.)

Sie müssen für immer aufbewahrt werden:

❚ Persönliche Dokumente

❚ Pässe

❚ Die Schrift

❚ INSS Carnets

❚ Testament Quelle: Stiftung Procon-SP

*PREISE RECHERCHIERT IM SEPTEMBER 2015, ÄNDERUNGEN VORBEHALTEN.