Невероятно е: когато дойде време за подреждане на сметките, винаги има недостиг на място, но когато търсите някой документ, чекмеджетата сякаш нямат дъно! Може ли някой да разкаже за тази сцена? Тя е толкова често срещана, че се е превърнала в класика в домовете на повечето хора. Не е трудно да се намери ръководство за електрически уред с медицински преглед, стара застрахователна полица за автомобил - която дори не трябва да се прибира!- И най-лошото е, че това объркващо съхранение, освен че нарушава домашната рутина - в крайна сметка тези, които живеят в тази реалност, прекарват много време, когато трябва да намерят нещо - може да причини големи неудобства и дори финансови загуби.Затова, преди безпорядъкът да се превърне в неприятност, следвайте тези съвети и организирайте личните си файлове.

Рецепта за шампиони: внимателно сортиране и разпределение по категории

❚ Първата стъпка към ефективното подреждане е да се придържате към едно ценно правило: изхвърлете всичко непотребно веднага щом попадне в ръцете ви. Изхвърлете всички печатни материали, които нямат реална употреба или вече не са валидни, като бюлетини и реклами, рецепти и стари покани, застрахователни договори и карти с изтекъл срок на валидност, наръчници и фактури за продукти, коитонаред с други.

❚ След като направите подбора, е време да разпределите документите. Добър начин да ги сортирате е като ги подредите в следните класификации: входяща поща, активен файл, лични документи и мъртъв файл.

Входящи

❚ Наличието на двуетажна пощенска кутия е първата стъпка в метода, преподаван от личния организатор Дебора Кампос. Този елемент действа като филтър номер 1 в опашката за документи: щом документите пристигнат на вашия адрес, те трябва да отидат там!

❚ Започнете с групиране на материалите за проверка долу. Периодично обработвайте всичко, т.е. проверявайте съдържанието на всеки документ: тези, които са оценени като уместни, получават правото да отидат в горната тава - такъв е случаят със задълженията, които впоследствие трябва да бъдат препратени към определена папка в активното досие (прочетете повече по-долу, в стъпка номер 2).Всичко, което е безполезно, трябва незабавно да се изхвърли.

❚ Забелязахте ли малкото кафяво куфарче (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 реала), което се намира на рафта над бюрото? В него се събират документи с афективна стойност, които, нека си признаем, не могат да се изгубят сред купищата финанси.

2. активен архив

Достъпът до някои документи е по-чест от достъпа до други, затова е препоръчително документите да се подреждат според честотата на използване: "Всичко, което се използва и предоставя редовно, трябва да бъде леснодостъпно", учи специалистът.

❚ Необходимо е да имате специални папки за всяка категория: ръководства за продукти, гаранции и фактури; открити сметки; уредени сметки за текущата година; документи за текущи дейности.

❚ За да изложите информация за електроуреди и други продукти, папката тип каталог с пластмасови торбички е чудесен вариант. Опростете живота, като поставите ръководството за употреба, гаранцията и бележката за всеки артикул в една и съща торбичка. Що се отнася до реда, струва си тази папка да бъде разделена на сектори според стаите в къщата. "Това означава, че артикулите във всекидневната могат да бъдат подредени един зад друг. След това идваткухнята, спалнята и т.н.", обяснява личният организатор.

❚ Сметките за текущата година, които вече са платени, трябва да се съхраняват в папка с няколко отделения. Съществуват папки с по-малко или повече отделения: изберете модел, който побира поотделно разписките за всички финансови операции на семейството, и обозначете всяко отделение с етикети.

❚ Сред ежедневните папки отделете място за документи, които са свързани с текущ проект или професия - провеждате медицинско лечение и изследвания? Съберете документите в папка и я дръжте, докато имате нужда от нея!

3. лична документация

❚ Личните документи, които са изключително важни и постоянно се увеличават, се нуждаят от удобен дом. За да ги архивирате лесно и функционално, добър избор е чекмедже с поставка за висящи папки (комплект от шест части в различни цветове, от Dello. Eu Organizo, 13 щ.д.).

❚ Това досие не се състои само от документи за самоличност, лични карти и удостоверения. Професионалната и академичната история, документите, свързани с данъка върху доходите, документите за пътуване и много други документи се съхраняват в най-задръстеното чекмедже наоколо.

❚ Често срещана грешка е да се оставят документите на цялото семейство на едно място. Правилното е всеки член да има свои папки. Продавани в единични или многокомпонентни опаковки, висящите модели имат дизайн, който улеснява преглеждането на съдържанието им. Практично, те могат да поберат повече от един документ вътре и дори така, ако са компресирани, са компактни.

❚ Идентификационните раздели съответстват на обективни и изчерпателни заглавия, като например: застраховки (напр. застраховка живот и застраховка на дома), банкови услуги (напр. кредитна карта и договор за финансиране), недвижими имоти (напр. договор за наем и разписки за подобрения), превозни средства (напр. застрахователна полица и документ за покупко-продажба) и др.

❚ Големите категории са подредени с вътрешни подразделения. Папките L от полупрозрачна пластмаса (комплект с десет единици в различни цветове, на Dello. Eu Organizo, 12 щ.д.) са тънки и ефективно съхраняват документи на една и съща тема.

Един съвет от личния организатор е да се обърне специално внимание на папката, в която се събират документите за пътуване, като паспорти и визи, тъй като те имат срок на годност. Струва си също така да имате в себе си изключителен портфейл за пренасяне на документи по време на пътуването (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , 29 реала).

4. мъртъв архив

❚ Тя е платена и не е от тази година, можете да я прехвърлите в мъртвия файл! Съхраняване на финансови транзакции, които вече не е необходимо да бъдат толкова достъпни, там се съхраняват фактури и разписки от плащания, извършени през предходни години.

❚ Знаете ли за годишната справка за погасяване на задълженията? Ако не, струва си да го направите. Документът, който е задължителен по закон, трябва да се издава от публичните и частните доставчици на услуги веднъж годишно и замества всички сметки, платени през предходната година. Обикновено пристига през май. Получихте ли този документ? Изхвърлете останалите 12 незабавно.

❚ Ако намерението ви е да намалите броя на отпечатаните документи, възползвайте се от предимствата на компютъра си. Когато е възможно, предпочитайте да получавате кореспонденция по електронна поща и използвайте скенера за сканиране на документи. Само едно предупреждение за тези, които обикновено извършват банкови операции чрез интернет: когато става въпрос за отписване на платени сметки, напишете в сметките кога и как сте ги платили.

За да не се натрупват напразно, тайната е в периодичния преглед!

❚ Не всеки документ, който изглежда важен, трябва да заема място в папките ни дълго време. За да разсеете всички съмнения относно крайните срокове, си струва да разгледате списъците по-долу.

Те трябва да се съхраняват в продължение на пет години:

❚ Данъци (IRPF, IPTU и IPVA)

❚ Доказателство за плащане на сметки за вода, електричество, телефон и други основни услуги или годишни отчети за неплатени задължения

❚ Доказателства за плащане на наем, кредитни карти и училищни такси Трябва да се съхраняват до подновяването им:

❚ Договори и застраховки (животозастраховане, автомобилни, имуществени и др.)

Те трябва да се пазят завинаги:

❚ Лични документи

❚ Паспорти

❚ Писание

❚ Карнети INSS

❚ Завещание Източник: Фондация Procon-SP

*ЦЕНИТЕ СА ПРОУЧЕНИ ПРЕЗ СЕПТЕМВРИ 2015 Г. И ПОДЛЕЖАТ НА ПРОМЯНА.