To je nevjerovatno: kada je u pitanju vođenje računa, uvijek nedostaje prostora. Ali kada tražite dokument, fioke izgledaju bez dna! Da li se neko tamo poistovećuje sa scenom? Da, tako uobičajena, već je postala klasik u domovima većine ljudi. Nije teško pronaći priručnik za uređaj zajedno sa medicinskim pregledom, starom polisom osiguranja automobila – koju nije trebalo ni čuvati! – dijeljenje prostora s dokazom posljednjeg glasanja, fotografija 3×4 izgubljena usred nedešifrljive brda faktura i ceduljica… A najgore od svega je što ovo zbunjujuće skladište, osim što remeti domaću rutinu – uostalom, tko živi ova realnost oduzima mnogo vremena kada morate nešto pronaći – i dalje može uzrokovati velike neugodnosti, pa čak i finansijske gubitke. „Gubitak dokumenta, na primjer, izaziva veliki stres zbog žurbe da se dobije duplikat. To je kada ne zahtijeva plaćanje honorara”, prisjeća se Debora. Dakle, prije nego što se nered pretvori u gnjavažu, slijedite savjete u nastavku i vodite računa o organiziranju vaših ličnih datoteka.

Pobjednički recept: pažljivo sortiranje i distribucija po kategorijama

❚ Prvi korak Za učinkovit pospremajući, imajte na umu dragocjeno pravilo: odbacite ono što je beskorisno čim vam predmet padne u ruke. Izostavite sve obrasce koji nemaju stvarnu upotrebu ili više nisu važeći, kao nprbiltene i reklame, medicinske recepte i stare pozivnice, ugovore o osiguranju i kartice koje su istekle, priručnike i fakture za proizvode koje ste proslijeđivali, između ostalog.

❚ Nakon odabira, vrijeme je da razdvojite dokumente. Dobar način da ih naručite je da ih uvrstite u sljedeće klasifikacije: inbox, aktivni fajl, lični dokumenti i arhiva.

1. Inbox

❚ Imati dvospratno poštansko sanduče prvi je korak u metodi koju podučava lični organizator Débora Campos. Ova stavka radi kao filter broj 1 u redu papirologije: čim papiri stignu na vašu adresu, tamo bi trebali ići!

❚ Započnite prikupljanjem materijala za provjeru u prizemlju. Periodično sve obraditi, odnosno provjeravati sadržaj svakog rada: oni koji su ocijenjeni relevantnim stiču pravo da odu u gornju ladicu – to je slučaj sa obavezama koje se naknadno moraju proslijediti u određeni folder u aktivnoj arhivi. (više pročitajte u nastavku, u koraku broj 2). Sve što nije korisno treba odmah otići u smeće.

❚ Jeste li primijetili mali smeđi kofer (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$) koji se pojavljuje na polici iznad stola? Grupira papire s afektivnom vrijednošću, koji se, da se razumijemo, ne mogu izgubiti u gomili.finansija.

2. Aktivna datoteka

❚ Određenim dokumentima se pristupa više od drugih, pa je preporučljivo da se papirologija uredi prema učestalosti korištenja. „Sve što se redovno konsultuje i isporučuje zaslužuje da bude na dohvat ruke“, uči specijalista.

❚ Neophodno je imati posebne fascikle za svaku kategoriju: priručnike, garancije i fakture proizvoda; otvorene račune; plaćeni računi za tekuću godinu; i dokumentima o tekućim aktivnostima.

❚ Za pregled informacija o kućanskim aparatima i drugim proizvodima, fascikla kataloškog tipa, sa plastičnim vrećicama, odlična je opcija. Pojednostavite život stavljanjem priručnika, garancije i napomene za svaki predmet u istu torbu. Što se tiče redoslijeda, vrijedno je podijeliti ovu fasciklu prema okruženju kuće. “Odnosno, stvari u prostoriji se mogu poredati jedna za drugom. Zatim dolaze oni iz kuhinje, spavaće sobe i tako dalje…”, navodi lični organizator.

❚ Već plaćeni računi za tekuću godinu moraju se čuvati u fascikli harmonika sa nekoliko pregrada. Postoje fascikle sa manje ili više pregrada: odaberite model u koji će računi za sve porodične finansijske transakcije stati odvojeno i označite svaku karticu sa etiketama.

❚ Među datotekama u svakodnevnoj upotrebi, rezervirajte prostor zaodgovara ulogama koje se odnose na neki projekat ili zanimanje koje je u toku – da li ste na liječenju i na testovima? Skupite papirologiju u fasciklu i držite je pri ruci koliko god je potrebno!

3. Lična dokumentacija

❚ Od najveće važnosti i uvijek- povećavajući obim, lični dokumenti traže udobno stanovanje. Za njihovo lako i funkcionalno skladištenje, dobar izbor je fioka sa podrškom za viseće fascikle (komplet sa šest jedinica u različitim bojama, Dello. Eu Organizo, 13 R$).

❚ Ovu datoteku ne čine samo RG, CPF i certifikati. Profesionalna i akademska istorija, papirologija vezana za porez na dohodak, putne isprave i toliki drugi papiri leže naprijed u najnapunjenijoj ladici u komadu.

❚ Česta greška je ostavljanje svih porodičnih dokumenata na jednom mjestu. Ispravno je da svaki član ima svoje foldere. Prodaju se u pojedinačnim pakovanjima ili sa više jedinica, viseći modeli imaju dizajn koji olakšava vizualizaciju njihovog sadržaja. Praktični, mogu da smjeste više od jednog dokumenta unutra, a čak i ako su komprimirani, kompaktni su.

❚ Kartice za identifikaciju kombinuju se sa objektivnim i sveobuhvatnim naslovima, kao što su: osiguranje (npr. život i dom), banke (npr. kreditna kartica i ugovor o finansiranju), nekretnine (npr. : ugovor ozakupnine i priznanice o poboljšanjima), vozila (npr. polisa osiguranja i kupoprodajni dokument), između ostalog.

❚ Velike kategorije ostaju u redu sa internim podjelama. Fascikle u obliku slova L, napravljene od prozirne plastike (komplet sa deset jedinica u različitim bojama, Dello. Eu Organizo, 12 R$), su tanki i efikasni kućni papiri na istu temu.

❚ Savjet ličnog organizatora je da obratite posebnu pažnju na fasciklu koja sadrži putne isprave, kao što su pasoši i vize, jer one imaju datum isteka. Takođe je vredno imati unutra ekskluzivni novčanik za nošenje dokumenata tokom putovanja (futrola za pasoš, 10 x 5 cm, Lili Wood, 29 R$).

4. Arhiva

❚ Plaćeno je i nije od ove godine, možete prenijeti u arhivu! Depozit finansijskih transakcija koji više ne mora biti tako dostupan, dobija račune i dokaze o izvršenim uplatama u prethodnim godinama.

❚ Znate li onu sa godišnjom izjavom o izmirenju duga? Ako ne, znajte da je vredno toga. Dokument, propisan zakonom, moraju izdati javni i privatni pružaoci usluga jednom godišnje i zamjenjuje sve dokaze o fakturama plaćenim u prethodnoj godini. Obično stiže u mjesecu maju. Jeste li dobili ovaj papir? Odbacite još 12 u isto vrijeme.

❚ Ako je vaša namjera da smanjite broj obrazaca koje imate, ukloniteimati koristi od svog računara. Kad god je to moguće, odaberite primanje korespondencije putem e-pošte i koristite skener za skeniranje dokumenata. Samo upozorenje za one koji najčešće obavljaju bankarske poslove preko interneta: kada je u pitanju poništavanje plaćenih listića, napišite na računima kada i kako ste ih platili.

Da se ne bi gomilali uzalud, tajna je da se vrši periodični pregled!

❚ Ne mora svaki dokument koji se čini važnim da zauzme prostor u našim fajlovima dugo vremena. Da biste razjasnili nedoumice oko rokova, vrijedi pogledati donje liste.

Mora se čuvati pet godina:

❚ Porezi (IRPF, IPTU i IPVA)

❚ Dokaz o uplati računa za vodu, struju, telefon i druge osnovne usluge ili Godišnji izvještaji o otplati dugova

❚ Dokaz o uplati stanarine, kreditnih kartica i školarina Mora se čuvati do obnove:

❚ Ugovori i osiguranje (života, automobila, imovine, itd. )

Mora se čuvati zauvek:

❚ Lična dokumenta

❚ Pasoši

❚ Dela

❚ Knjižica INSS

❚ Testament Izvor: Fundação Procon-SP

*CENE ISTRAŽENE U SEPTEMBRU 2015, PODLOŽNE PROMJENI.