É incrible: cando se trata de presentar contas, sempre falta espazo. Pero cando buscas un documento, os caixóns parecen sen fondo! Alguén se identifica coa escena? Si, tan común que xa se converteu nun clásico nas casas da maioría da xente. Non é difícil atopar un manual de electrodomésticos xunto cun exame médico, unha antiga póliza de seguro de automóbil, que nin sequera precisaba conservarse. – compartir espazo coa proba da última votación, unha foto 3×4 perdida entre unha montaña indescifrable de facturas e resgardos… E o peor de todo é que este almacenamento confuso, ademais de perturbar a rutina doméstica –a fin de contas, quen vive. esta realidade leva moito tempo cando tes que atopar algo; aínda pode causar grandes inconvenientes e incluso perdas económicas. “A perda dun documento, por exemplo, provoca moito estrés coa présa por conseguir o duplicado. É entón cando non esixe o pago de taxas”, lembra Débora. Entón, antes de que o desorde se converta nun problema, siga os seguintes consellos e ocúpase de organizar os seus ficheiros persoais.

A receita gañadora: ordenación e distribución coidadosas por categorías

❚ O primeiro paso Para unha eficacia eficaz ordenando, ten en conta unha regra preciosa: descarta o que non serve para nada en canto o elemento caia nas túas mans. Deixa fóra calquera forma que non teña un uso real ou que xa non sexa válida, comoboletíns e anuncios, receitas médicas e invitacións antigas, contratos de seguros e tarxetas caducados, manuais e facturas de produtos que lle cedeu, entre outros.

❚ Feita a selección, é o momento de compartimentar os documentos. Unha boa forma de ordenalos é encaixándoos nas seguintes clasificacións: caixa de entrada, arquivo activo, documentos persoais e arquivo.

1. Caixa de entrada

❚ Ter un buzón de dúas plantas é o primeiro paso do método que imparte a organizadora persoal Débora Campos. Este elemento funciona como o filtro número 1 na cola de trámites: en canto cheguen os papeis ao teu enderezo, aí deben ir!

❚ Comeza por reunir materiais para revisar abaixo. Periódicamente, trámite todo, é dicir, verifique o contido de cada traballo: os que se avalien como relevantes gañan o dereito de ir á bandexa superior, é o caso das contas a pagar, que posteriormente deben ser remitidas a un cartafol específico do arquivo activo. (le máis abaixo, no paso número 2). Calquera cousa que non sexa útil debería ir directamente ao lixo.

❚ Fixácheste na maleta marrón (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$) que aparece no andel sobre a mesa? Agrupa papeis con valor afectivo que, sexamos sinceros, non se poden perder entre as moreas.das finanzas.

2. Ficheiro activo

❚ Accédese máis a certos documentos que a outros, polo que convén ordenar a documentación en función da frecuencia de uso. "Todo o que se consulta e se subministra regularmente merece estar ao seu alcance", ensina o especialista.

❚ É necesario ter carpetas específicas para cada categoría: manuais, garantías e facturas de produtos; abrir contas; contas pagadas para o ano en curso; e documentos das actividades en curso.

❚ Para ver información sobre electrodomésticos e outros produtos, a carpeta tipo catálogo, con bolsas de plástico, é unha excelente opción. Simplifica a vida poñendo o manual, a garantía e a nota de cada artigo na mesma bolsa. En canto ao pedido, convén sectorizar esta carpeta segundo os ambientes da casa. “É dicir, os elementos da sala pódense organizar un tras outro. Despois veñen os da cociña, do dormitorio, etc...”, detalla o organizador persoal.

❚ As facturas do ano en curso que xa estean aboadas deben gardarse nunha carpeta acordeón con varios compartimentos. Existen cartafoles con menos ou máis compartimentos: escolle un modelo no que caben por separado os recibos de todas as operacións económicas da familia, e identifica cada pestana con etiquetas.

❚ Entre os ficheiros de uso cotián, reserva un espazo paraencaixan roles que teñan que ver con algún proxecto ou ocupación en curso: está a recibir tratamento médico e someterse a probas? Reúne os trámites nunha carpeta e garda a man o tempo que sexa necesario!

3. Documentación persoal

❚ De máxima importancia e sempre- aumentando o volume, os documentos persoais piden unha vivenda cómoda. Para gardalas con facilidade e funcionalidade, unha boa opción é un caixón con soporte para carpetas colgantes (kit con seis unidades en cores variadas, de Dello. Eu Organizo , R$ 13).

❚ Non só RG, CPF e certificados compoñen este ficheiro. O historial profesional e académico, os trámites relacionados co IRPF, os documentos de viaxe e tantos outros papeis quedan por diante no caixón máis cheo da peza.

❚ Un erro común é deixar todos os documentos familiares nun só lugar. O correcto é que cada membro ten os seus propios cartafoles. Vendidos en paquetes individuais ou con varias unidades, os modelos suspendidos teñen un deseño que facilita a visualización do seu contido. Prácticas, poden aloxar máis dun documento no seu interior e, aínda así, se se comprimen, son compactas.

❚ As pestanas de identificación combínanse con títulos obxectivos e completos, tales como: seguros (p. ex.: vida e vivenda), bancos (p. ex. tarxeta de crédito e contrato de financiamento), inmobles (p. ex.: contrato dealuguer e recibos de melloras), vehículos (p. ex. póliza de seguro e documento de compravenda), entre outros.

❚ As categorías grandes mantéñense en orde con subdivisións internas. As carpetas en forma de L, feitas de plástico translúcido (un kit con dez unidades en diferentes cores, de Dello. Eu Organizo , R$ 12), son finas e albergan de xeito eficiente papeis sobre o mesmo tema.

❚ Un consello do organizador persoal é prestar especial atención á carpeta que contén documentos de viaxe, como pasaportes e visados, xa que estes teñen data de caducidade. Tamén paga a pena ter, no seu interior, unha carteira exclusiva para levar os documentos durante a viaxe (Estuche para pasaportes, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29).

4. Arquivo

❚ É de pago e non é deste ano, podes trasladalo ao arquivo! Depósito das operacións financeiras que xa non precisan ser tan accesibles, recibe facturas e xustificantes de pagamentos realizados en anos anteriores.

❚ Coñeces a que ten o estado de liquidación anual da débeda? Se non, sabe que paga a pena. O documento, obrigatorio por lei, deberá ser expedido polos prestadores de servizos públicos e privados unha vez ao ano e substitúe a todos os xustificantes das facturas pagadas no exercicio anterior. Adoita chegar no mes de maio. Conseguiches este papel? Descarta outros 12 ao mesmo tempo.

❚ Se a túa intención é reducir o número de formularios que tes, eliminabeneficiarse do seu ordenador. Sempre que sexa posible, escolle recibir correspondencia por correo electrónico e utilice o escáner para dixitalizar documentos. Só un aviso para os que adoitan realizar operacións bancarias a través de internet: cando chegue a cancelar os recibos de pagamento, escriba nas facturas cando e como as pagaches.

Para non acumular por nada, o segredo é facer unha revisión periódica!

❚ Non todos os documentos que parecen importantes necesitan ocupar espazo nos nosos ficheiros durante moito tempo. Para aclarar dúbidas sobre os prazos, convén consultar as listas a continuación.

Debe conservarse durante cinco anos:

❚ Impostos (IRPF, IPTU e IPVA)

❚ Xustificante do pago das facturas de auga, luz, teléfono e outros servizos esenciais ou estados anuais de liquidación de débedas

❚ Xustificante do pago do aluguer, tarxetas de crédito e taxas escolares. Debe conservarse ata a súa renovación:

❚ Contratos e seguros (vida, automóbil, de propiedade, etc.). )

Debe conservarse para sempre:

❚ Documentos persoais

❚ Pasaportes

❚ Escrituras

❚ Folleto do INSS

❚ Fonte do Testamento: Fundação Procon-SP

*PREZOS INVESTIGADO EN SETEMBRO DE 2015, SUXEITO A CAMBIOS.