Estas nekredeble: kiam temas pri arkivado de kontoj, ĉiam mankas spaco. Sed kiam oni serĉas dokumenton, la tirkestoj ŝajnas senfundaj! Ĉu iu tie ekstere identiĝas kun la sceno? Jes, tiel ofta, ŝi jam fariĝis klasika en la hejmoj de plej multaj homoj. Ne estas malfacile trovi aparaton manlibron kune kun medicina ekzameno, malnova aŭto-asekuro - ​​kiu eĉ ne bezonis esti konservita! – kundividi spacon kun la pruvo de la lasta voĉdono, 3×4 foto perdita meze de neĉifrebla monto de fakturoj kaj slipoj... Kaj la plej malbona estas, ke ĉi tiu konfuza konservado, krom interrompi la hejman rutinon – ja kiu vivas ĉi tiu realaĵo prenas multan tempon kiam vi devas trovi ion - ĝi ankoraŭ povas kaŭzi grandajn ĝenojn kaj eĉ financajn perdojn. “La perdo de dokumento, ekzemple, kaŭzas multe da streso pro la hasto akiri la duplikaton. Jen kiam ĝi ne postulas la pagon de kotizoj”, rememoras Débora. Do, antaŭ ol malordo fariĝos ĝenaĵo, sekvu la ĉi-subajn konsiletojn kaj zorgu pri organizado de viaj personaj dosieroj.

La gajna recepto: zorgema ordigo kaj distribuo laŭ kategorioj

❚ La unua paŝo Por efika ordigado, memoru altvaloran regulon: forĵetu tion, kio estas senutila, tuj kiam la objekto falas en viajn manojn. Forlasu iujn formojn, kiuj ne havas realan uzon aŭ ne plu validas, kiel ekzemplebultenoj kaj reklamoj, medicinaj receptoj kaj malnovaj invitoj, asekurkontraktoj kaj kartoj eksvalidiĝintaj, manlibroj kaj fakturoj por produktoj kiujn vi transdonis, inter aliaj.

❚ Farinte la elekton, estas tempo por disigi la dokumentojn. Bona maniero mendi ilin estas enmetante ilin en la jenajn klasifikojn: enirkesto, aktiva dosiero, personaj dokumentoj kaj arkivo.

1. Leterkesto

❚ Havi duetaĝan leterkeston estas la unua paŝo en la metodo instruita de persona organizanto Débora Campos. Ĉi tiu aĵo funkcias kiel filtrilo numero 1 en la papera vico: tuj kiam la paperoj alvenos al via adreso, tien ili devas iri!

❚ Komencu kolektante materialojn por kontroli sube. Periode, traktu ĉion, tio estas, kontrolu la enhavon de ĉiu papero: tiuj taksitaj kiel gravaj gajnas la rajton iri al la supra pleto - jen la kazo de pagendaj kontoj, kiuj poste devas esti plusenditaj al specifa dosierujo en la aktiva arkivo. (legu pli sube, en la paŝo numero 2). Ĉio, kio ne utilas, devas iri rekte al la rubujo.

❚ Ĉu vi rimarkis la brunan valizon (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$) kiu aperas sur la breto super la skribotablo? Ĝi grupigas paperojn kun afekcia valoro, kiuj, ni rekonu, ne povas esti perditaj inter la amasoj.de financo.

2. Aktiva dosiero

❚ Iuj dokumentoj estas alireblaj pli ol aliaj, do konsilinde, ke la paperaĵoj estu aranĝitaj laŭ ofteco de uzo. "Ĉio, kio estas regule konsultita kaj provizita, meritas esti atingebla", instruas la specialisto.

❚ Necesas havi specifajn dosierujojn por ĉiu kategorio: manlibroj, garantioj kaj produktaj fakturoj; malfermi kontojn; kontoj pagitaj por la kuranta jaro; kaj dokumentoj de daŭrantaj agadoj.

❚ Por vidi informojn pri hejmaj aparatoj kaj aliaj produktoj, la katalogo-speca dosierujo, kun plastaj sakoj, estas bonega eblo. Simpligu la vivon metante la manlibron, garantion kaj noton por ĉiu objekto en la saman sakon. Koncerne la mendon, indas sektorigi ĉi tiun dosierujon laŭ la medioj de la domo. “Tio estas, la aĵoj en la ĉambro povas esti aranĝitaj unu post la alia. Poste venas tiuj el la kuirejo, la dormoĉambro, kaj tiel plu...”, detaligas la persona organizanto.

❚ La jam pagitaj fakturoj de la kuranta jaro devas esti konservitaj en akordiona dosierujo kun pluraj kupeoj. Estas dosierujoj kun malpli aŭ pli da kupeoj: elektu modelon, en kiu la kvitancoj por ĉiuj financaj transakcioj de la familio konvenos aparte, kaj identigu ĉiun langeton per etikedoj.

❚ Inter la dosieroj en ĉiutaga uzo, rezervu spacon portaŭgaj roloj kiuj rilatas al iu projekto aŭ okupo kiu estas en progreso - ĉu vi spertas kuracadon kaj spertas testojn? Kolektu la paperaĵojn en dosierujon kaj tenu ĝin ĉemane tiom longe kiom necesas!

3. Persona dokumentado

❚ Plej grava kaj ĉiam- kreskanta volumeno, la personaj dokumentoj petas komfortan loĝejon. Por konservi ilin kun facileco kaj funkcieco, bona elekto estas tirkesto kun subteno por pendigaj dosierujoj (kompleto kun ses ekzempleroj en diversaj koloroj, de Dello. Eu Organizo, R$ 13).

❚ Ne nur RG, CPF kaj atestiloj konsistigas ĉi tiun dosieron. La profesia kaj akademia historio, la paperaĵoj rilataj al la Enspezimposto, vojaĝdokumentoj, kaj tiom da aliaj artikoloj kuŝas antaŭen en la plej plenplena tirkesto en la peco.

❚ Ofta eraro estas lasi ĉiujn familiajn dokumentojn en unu loko. La ĝusta afero estas, ke ĉiu membro havas siajn proprajn dosierujojn. Venditaj en unuopaj pakoj aŭ kun pluraj ekzempleroj, la suspenditaj modeloj havas dezajnon, kiu faciligas la bildigon de sia enhavo. Praktikaj, ili povas akomodi pli ol unu dokumenton interne kaj, eĉ tiel, se kunpremitaj, ili estas kompaktaj.

❚ Identigaj langetoj kombinas kun objektivaj kaj ampleksaj titoloj, kiel ekzemple: asekuro (ekz. vivo kaj hejmo), bankoj (ekz. kreditkarto kaj financadinterkonsento), nemoveblaĵoj (ekz.: kontrakto deluo kaj kvitancoj pri plibonigoj), veturiloj (ekz. asekura politiko kaj aĉeto kaj vendodokumento), inter aliaj.

❚ Grandaj kategorioj restas en ordo kun internaj subdividoj. L-formaj dosierujoj, faritaj el diafana plasto (kompleto kun dek ekzempleroj en malsamaj koloroj, de Dello. Eu Organizo , R$ 12), estas maldikaj kaj efike enhavas paperojn pri la sama temo.

❚ Konsilo de persona organizanto estas atenti speciale la dosierujon, kiu enhavas vojaĝdokumentojn, kiel pasportojn kaj vizon, ĉar tiuj havas limdaton. Ankaŭ indas havi, interne, ekskluzivan monujon por porti dokumentojn dum la vojaĝo (Pasportujo, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29).

4. Arkivo

❚ Ĝi estas pagita kaj ĝi ne estas de ĉi tiu jaro, vi povas transdoni ĝin al la arkivo! Deponejo de financaj transakcioj, kiuj ne plu bezonas esti tiel alireblaj, ĝi ricevas fakturojn kaj pruvon de pagoj faritaj en antaŭaj jaroj.

❚ Ĉu vi konas tiun kun la ĉiujara ŝuldopago? Se ne, sciu, ke ĝi tiom valoras. La dokumento, deviga laŭleĝe, devas esti eldonita de publikaj kaj privataj servaj provizantoj unufoje jare kaj anstataŭigas ĉiujn pruvojn de fakturoj pagitaj en la antaŭa jaro. Ĝi kutime alvenas en la monato de majo. Ĉu vi ricevis ĉi tiun paperon? Forĵetu aliajn 12 samtempe.

❚ Se via intenco estas redukti la nombron da formoj kiujn vi havas, foriguprofitu de via komputilo. Kiam ajn eblas, elektu ricevi korespondadon per retpoŝto kaj uzu la skanilon por skani dokumentojn. Nur averto por tiuj, kiuj kutime faras bankajn transakciojn per la interreto: kiam estas tempo forigi pagitajn slipon, skribu sur la fakturoj kiam kaj kiel vi pagis ilin.

Por ne akumuliĝi por nenio, la sekreto estas fari periodan revizion!

❚ Ne ĉiu dokumento, kiu ŝajnas grava, bezonas okupi spacon en niaj dosieroj dum longa tempo. Por klarigi dubojn pri limdatoj, indas konsulti la subajn listojn.

Devas esti konservita dum kvin jaroj:

❚ Impostoj (IRPF, IPTU kaj IPVA)

❚ Pruvo de pago de akvo, elektro, telefono kaj aliaj esencaj servoj fakturoj aŭ ĉiujaraj deklaroj pri eligo de ŝuldoj

❚ Pruvo pri pago de luo, kreditkartoj kaj lernejaj kotizoj Devas esti konservitaj ĝis renovigo:

❚ Kontraktoj kaj asekuro (vivo, aŭtomobilo, posedaĵo, ktp. )

Devas esti konservita por ĉiam:

❚ Personaj Dokumentoj

❚ Pasportoj

❚ Agoj

❚ Libreto de la INSS

❚ Testament Fonto: Fundação Procon-SP

*PREZOJ ESPERĈITAJ EN SEPTEMBRO 2015, ŜANĜOJ.