ეს წარმოუდგენელია: როდესაც საქმე ეხება ანგარიშების წარდგენას, ყოველთვის არის სივრცის ნაკლებობა. მაგრამ როცა დოკუმენტს ეძებ, უჯრები უძირო გეჩვენება! ვინმე იდენტიფიცირებს სცენას? დიახ, იმდენად გავრცელებულია, რომ ის უკვე გახდა კლასიკა ადამიანების უმეტესობის სახლებში. ძნელი არ არის ტექნიკის სახელმძღვანელოს პოვნა სამედიცინო შემოწმებასთან ერთად, ძველი მანქანის დაზღვევის პოლისი - რომლის შენახვაც არ სჭირდებოდა! – სივრცის გაზიარება ბოლო ხმის დამადასტურებელი საბუთით, 3×4 ფოტო დაკარგული ანგარიშ-ფაქტურებისა და სრიალის გაუშიფრავი მთის ფონზე… და ყველაზე ცუდი ის არის, რომ ეს დამაბნეველი შენახვა, გარდა იმისა, რომ არღვევს საშინაო რუტინას – ბოლოს და ბოლოს, ვინ ცხოვრობს ამ რეალობას დიდი დრო სჭირდება, როცა რაღაცის პოვნა გიწევს - ეს მაინც შეიძლება გამოიწვიოს დიდი უხერხულობა და ფინანსური ზარალიც კი. „მაგალითად, დოკუმენტის დაკარგვა იწვევს დიდ სტრესს დუბლიკატის მისაღებად. ეს მაშინ, როდესაც ის არ საჭიროებს გადასახადის გადახდას”, - იხსენებს დებორა. ასე რომ, სანამ არეულობა გადაიქცევა უსიამოვნებად, მიჰყევით ქვემოთ მოცემულ რჩევებს და დიდი სიფრთხილით მოეკიდეთ თქვენი პირადი ფაილების ორგანიზებას.

გამარჯვებული რეცეპტი: ფრთხილად დახარისხება და განაწილება კატეგორიების მიხედვით

❚ პირველი ნაბიჯი ეფექტური დალაგება, გახსოვდეთ ძვირფასი წესი: გადააგდეთ ის, რაც უსარგებლოა, როგორც კი ნივთი ხელში ჩაგიგდებათ. გამოტოვეთ ნებისმიერი ფორმა, რომელსაც არ აქვს რეალური გამოყენება ან აღარ არის მოქმედი, მაგსაინფორმაციო ბიულეტენები და რეკლამები, სამედიცინო რეცეპტები და ძველი მოსაწვევები, სადაზღვევო კონტრაქტები და ბარათები, რომლებსაც ვადა გაუვიდა, სახელმძღვანელოები და ინვოისები იმ პროდუქტებისთვის, რომლებიც თქვენ გადაეცით და სხვა.

❚ არჩევანის გაკეთების შემდეგ, დოკუმენტების დაყოფის დროა. მათი შეკვეთის კარგი გზაა მათი შემდეგ კლასიფიკაციებში მორგება: შემოსულები, აქტიური ფაილი, პირადი დოკუმენტები და არქივი.

1. Inbox

❚ ორსართულიანი საფოსტო ყუთის ქონა პირველი ნაბიჯია იმ მეთოდისა, რომელსაც ასწავლის პირადი ორგანიზატორი დებორა კამპოსი. ეს ელემენტი მუშაობს როგორც ფილტრი ნომერი 1 საბუთების რიგში: როგორც კი საბუთები თქვენს მისამართზე მოვა, სწორედ იქ უნდა წავიდნენ!

❚ დაიწყეთ მასალების შეგროვებით ქვედა სართულზე შესამოწმებლად. პერიოდულად დაამუშავეთ ყველაფერი, ანუ შეამოწმეთ თითოეული ნაშრომის შინაარსი: ისინი, რომლებიც შეფასებულნი არიან რელევანტურად, იღებენ უფლებას გადავიდნენ ზედა უჯრაზე - ეს არის გადასახდელი ანგარიშების შემთხვევა, რომელიც შემდგომში უნდა გადაიტანოს აქტიურ არქივში არსებულ კონკრეტულ საქაღალდეში. (დაწვრილებით ქვემოთ, მე-2 საფეხურზე). ყველაფერი, რაც არ არის სასარგებლო, პირდაპირ ნაგავში უნდა წავიდეს.

❚ შენიშნეთ პატარა ყავისფერი ჩემოდანი (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$69,90), რომელიც დგას მაგიდის ზემოთ თაროზე? იგი აჯგუფებს აფექტური მნიშვნელობის მქონე ქაღალდებს, რომლებიც, დაგვეთანხმებით, არ შეიძლება დაიკარგოს გროვაში.ფინანსების.

2. აქტიური ფაილი

❚ ზოგიერთ დოკუმენტზე წვდომა უფრო მეტია, ვიდრე სხვები, ამიტომ მიზანშეწონილია, რომ დოკუმენტაცია დალაგდეს გამოყენების სიხშირის მიხედვით. „ყველაფერი, რისი რეგულარულად კონსულტაცია და მიწოდება ხდება, იმსახურებს ხელმისაწვდომობას“, გვასწავლის სპეციალისტი.

❚ აუცილებელია თითოეული კატეგორიისთვის კონკრეტული საქაღალდეები: სახელმძღვანელოები, გარანტიები და პროდუქტის ინვოისები; გახსნა ანგარიშები; მიმდინარე წლის გადახდილი ანგარიშები; და მიმდინარე საქმიანობის დოკუმენტები.

❚ საყოფაცხოვრებო ტექნიკისა და სხვა პროდუქტების შესახებ ინფორმაციის სანახავად, კატალოგის ტიპის საქაღალდე პლასტიკური ჩანთებით შესანიშნავი ვარიანტია. გაამარტივეთ ცხოვრება თითოეული ნივთის სახელმძღვანელოს, გარანტიისა და შენიშვნის ერთსა და იმავე ჩანთაში ჩასმით. რაც შეეხება შეკვეთას, ღირს ამ საქაღალდის სექტორირება სახლის გარემოს მიხედვით. „ანუ ოთახში ნივთები ერთმანეთის მიყოლებით შეიძლება დალაგდეს. შემდეგ მოდის სამზარეულოდან, საძინებლიდან და ა.შ...“, - გვიხსნის პირადი ორგანიზატორი.

❚ მიმდინარე წლის გადასახადები, რომლებიც უკვე გადახდილია, უნდა ინახებოდეს აკორდეონის საქაღალდეში რამდენიმე განყოფილებით. არის საქაღალდეები ნაკლები ან მეტი განყოფილებით: აირჩიეთ მოდელი, რომელშიც ოჯახის ყველა ფინანსური ტრანზაქციის ქვითრები ცალკე იქნება მოთავსებული და თითოეული ჩანართი იდენტიფიცირება ეტიკეტებით.

❚ ყოველდღიური გამოყენების ფაილებს შორის, დაჯავშნე ადგილიშესაფერისი როლები, რომლებიც დაკავშირებულია რაიმე პროექტთან ან პროფესიასთან, რომელიც მიმდინარეობს - გადიხართ თუ არა სამედიცინო მკურნალობას და გადიხართ ტესტებს? შეაგროვეთ საბუთები საქაღალდეში და შეინახეთ ხელთ იქამდე, რამდენადაც საჭიროა!

3. პირადი დოკუმენტაცია

❚ უაღრესად მნიშვნელოვანი და ყოველთვის- მოცულობის გაზრდა, პირადი დოკუმენტები ითხოვენ კომფორტულ საცხოვრებელს. მათი მარტივი და ფუნქციონალური შესანახად, კარგი არჩევანია უჯრა ჩამოკიდებული საქაღალდეების მხარდაჭერით (კომპლექტი ექვსი ერთეულით სხვადასხვა ფერებში, Dello. Eu Organizo-ს, R$ 13).

❚ ეს არ არის მხოლოდ RG, CPF და სერთიფიკატები, რომლებიც ქმნიან ამ ფაილს. პროფესიული და აკადემიური ისტორია, საშემოსავლო გადასახადთან დაკავშირებული საბუთები, სამგზავრო დოკუმენტები და მრავალი სხვა ნაშრომი წინ არის ყველაზე დატვირთულ უჯრაში.

❚ გავრცელებული შეცდომაა ოჯახის ყველა დოკუმენტის ერთ ადგილზე დატოვება. სწორი ის არის, რომ თითოეულ წევრს აქვს საკუთარი საქაღალდეები. გაყიდული ერთ პაკეტში ან რამდენიმე ერთეულში, შეჩერებულ მოდელებს აქვთ დიზაინი, რომელიც ხელს უწყობს მათი შინაარსის ვიზუალიზაციას. პრაქტიკული, მათ შეუძლიათ ერთზე მეტი დოკუმენტის მოთავსება შიგნით და, მიუხედავად ამისა, შეკუმშვის შემთხვევაში, ისინი კომპაქტურია.

❚ საიდენტიფიკაციო ჩანართები აერთიანებს ობიექტურ და ყოვლისმომცველ სათაურებს, როგორიცაა: დაზღვევა (მაგ. სიცოცხლე და სახლი), ბანკები (მაგ. საკრედიტო ბარათი და ფინანსური ხელშეკრულება), უძრავი ქონება (მაგ.: კონტრაქტიქირავნობა და გაუმჯობესების ქვითრები), მანქანები (მაგ. სადაზღვევო პოლისი და ყიდვა-გაყიდვის დოკუმენტი), სხვათა შორის.

❚ დიდი კატეგორიები წესრიგშია შიდა ქვედანაყოფებთან. L-ის ფორმის საქაღალდეები, დამზადებული გამჭვირვალე პლასტმასისგან (კომპლექტი ათი ერთეულით სხვადასხვა ფერში, Dello. Eu Organizo-ს, R$ 12), არის თხელი და ეფექტური ქაღალდები იმავე თემაზე.

❚ პირადი ორგანიზატორის რჩევაა განსაკუთრებული ყურადღება მიაქციოთ საქაღალდეს, რომელიც შეიცავს სამგზავრო დოკუმენტებს, როგორიცაა პასპორტები და ვიზები, რადგან მათ აქვთ ვადის გასვლის თარიღი. ასევე, ღირს შიგნით გქონდეთ ექსკლუზიური საფულე მოგზაურობის დროს საბუთების გადასატანად (პასპორტის ყუთი, 10 x 5 სმ, Lili Wood, 29 R$).

4. არქივი

❚ ფასიანია და არ არის ამ წლიდან, შეგიძლიათ გადაიტანოთ არქივში! ფინანსური ოპერაციების დეპოზიტი, რომელიც აღარ არის საჭირო, რომ იყოს ასე ხელმისაწვდომი, ის იღებს ანგარიშ-ფაქტურებს და წინა წლებში განხორციელებული გადახდების დამადასტურებელ საბუთებს.

❚ იცნობთ ისეთს, რომელსაც აქვს წლიური დავალიანების ანგარიშსწორება? თუ არა, იცოდე, რომ ასე ღირს. კანონით სავალდებულო დოკუმენტი უნდა გაიცეს საჯარო და კერძო სერვისის პროვაიდერებმა წელიწადში ერთხელ და ჩაანაცვლოს წინა წელს გადახდილი ინვოისების ყველა მტკიცებულება. ის ჩვეულებრივ მაისის თვეში მოდის. მიიღეთ ეს ქაღალდი? გადააგდეთ კიდევ 12 ერთდროულად.

❚ თუ თქვენი განზრახვა თქვენი ფორმების რაოდენობის შემცირებაა, ამოიღეთისარგებლეთ თქვენი კომპიუტერით. შეძლებისდაგვარად, აირჩიეთ მიმოწერის მიღება ელექტრონული ფოსტით და გამოიყენეთ სკანერი დოკუმენტების სკანირებისთვის. უბრალოდ გაფრთხილება მათთვის, ვინც ჩვეულებრივ ახორციელებს საბანკო ტრანზაქციებს ინტერნეტით: როცა ფასიანი ფურცლების ჩამოწერის დროა, ჩაწერეთ ანგარიშებზე როდის და როგორ გადაიხადეთ ისინი.

იმისათვის, რომ ტყუილად არ დაგროვდეს, საიდუმლო იმაში მდგომარეობს, რომ პერიოდული მიმოხილვა ჩაიტაროთ!

❚ ყველა დოკუმენტს, რომელიც მნიშვნელოვანია, არ უნდა დაიკავოს ადგილი ჩვენს ფაილებში დიდი ხნის განმავლობაში. ვადების შესახებ ეჭვის გასარკვევად, ღირს ქვემოთ მოცემული სიების კონსულტაცია.

უნდა ინახებოდეს ხუთი წლის განმავლობაში:

❚ გადასახადები (IRPF, IPTU და IPVA)

❚ წყლის, ელექტროენერგიის, ტელეფონის და სხვა აუცილებელი მომსახურების გადასახადების გადახდის დამადასტურებელი საბუთი ან ვალების გასტუმრების წლიური ანგარიშები

❚ ქირის, საკრედიტო ბარათების და სკოლის გადასახადის გადახდის დამადასტურებელი საბუთი უნდა ინახებოდეს განახლებამდე:

❚ კონტრაქტები და დაზღვევა (სიცოცხლე, მანქანა, ქონება და ა.შ. )

სამუდამოდ უნდა ინახებოდეს:

❚ პერსონალური დოკუმენტები

❚ პასპორტები

❚ აქტები

❚ ბარათი INSS-დან

❚ ანდერძი წყარო: Fundação Procon-SP

*ფასები გამოკვლეული იყო 2015 წლის სექტემბერში, ექვემდებარება ცვლილებას.