Este incredibil: când vine timpul să arhivezi facturile, întotdeauna lipsește spațiul, dar când cauți un document, sertarele par să nu aibă fund! Poate cineva să se identifice cu această scenă? Este atât de frecventă încât a devenit un clasic în casele celor mai mulți oameni. Nu este greu să găsești un manual pentru un aparat electric, cu un examen medical, o poliță de asigurare auto veche - care nici măcar nu trebuie pusă deoparte!- Și cel mai rău este că această depozitare confuză, pe lângă faptul că perturbă rutina domestică - la urma urmei, cei care trăiesc această realitate petrec mult timp atunci când trebuie să găsească ceva - poate provoca încă neplăceri majore și chiar pierderi financiare.Așadar, înainte ca dezordinea să devină o pacoste, urmați aceste sfaturi și organizați-vă fișierele personale.

Rețeta campionilor: sortare atentă și distribuire pe categorii

❚ Primul pas pentru o curățenie eficientă este să țineți cont de o regulă valoroasă: aruncați tot ce este inutil imediat ce vă cade în mână. Aruncați orice tipăritură care nu are o utilitate reală sau nu mai este valabilă, cum ar fi buletine informative și reclame, rețete și invitații vechi, contracte de asigurare și carduri care au expirat, manuale și facturi pentru produse pe care lea transmis, printre altele.

❚ După ce s-a făcut selecția, este timpul să se compartimenteze documentele. O modalitate bună de a le sorta este de a le încadra în următoarele clasificări: inbox, dosar activ, documente personale și dosar mort.

Inbox

❚ A avea o cutie poștală cu două etaje este primul pas al metodei predate de organizatoarea personală Débora Campos. Acest obiect acționează ca filtru numărul 1 în coada de hârtii: de îndată ce actele ajung la adresa ta, acolo trebuie să ajungă!

❚ Începeți prin a grupa materialele pentru a le verifica la parter. Procesați totul periodic, adică verificați conținutul fiecărei hârtii: cele evaluate ca fiind pertinente câștigă dreptul de a merge în tava de sus - acesta este cazul conturilor de plătit, care ar trebui ulterior să fie transmise într-un dosar specific din dosarul activ (citiți mai jos, la pasul numărul 2).Tot ceea ce nu este de folos trebuie aruncat imediat.

❚ Ați observat mica valiză maro (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$) care apare pe raftul de deasupra biroului? Grupează hârtii cu valoare afectivă, care, să recunoaștem, nu se pot pierde printre mormanele de finanțe.

2. arhivă activă

Anumite documente sunt accesate mai des decât altele, așa că este indicat ca actele să fie aranjate în funcție de frecvența de utilizare: "Tot ceea ce este consultat și furnizat în mod regulat merită să fie la îndemână", învață specialistul.

❚ Trebuie să aveți dosare specifice pentru fiecare categorie: manuale de produse, garanții și facturi; conturi deschise; conturi decontate pentru anul în curs; și documente pentru activitățile în curs.

❚ Pentru a expune informațiile despre aparatele electrice și alte produse, dosarul tip catalog, cu pungi de plastic, este o opțiune excelentă. Simplificați-vă viața punând în aceeași pungă manualul, garanția și nota de însoțire a fiecărui articol. În ceea ce privește ordinea, merită să sectorizați acest dosar în funcție de încăperile din casă. "Adică, articolele din living pot fi aranjate una după alta. Apoi vin cele dinbucătăria, dormitorul și așa mai departe...", explică organizatorul personal.

❚ Facturile pentru anul în curs care au fost deja plătite ar trebui să fie depozitate într-un dosar cu inele cu mai multe compartimente. Există dosare cu mai puține sau mai multe compartimente: alegeți un model în care încap separat chitanțele tuturor tranzacțiilor financiare ale familiei și identificați fiecare filă cu etichete.

❚ Printre dosarele de zi cu zi, faceți un spațiu în care să încapă actele care au legătură cu un proiect sau o ocupație în curs de desfășurare - urmați un tratament medical și faceți analize? Adunați hârtiile într-un dosar și păstrați-le la îndemână atât timp cât aveți nevoie de ele!

3. documente personale

❚ De maximă importanță și cu un volum în continuă creștere, documentele personale au nevoie de o casă confortabilă. Pentru a le arhiva cu ușurință și funcționalitate, o alegere bună este un sertar cu suport pentru dosare suspendate (kit de șase piese în diverse culori, de la Dello. Eu Organizo, 13 R$).

Nu doar actele de identitate, CPF-urile și certificatele alcătuiesc acest dosar. Istoricul profesional și academic, actele legate de impozitul pe venit, documentele de călătorie și multe alte hârtii se află în cel mai îndesat sertar din jur.

❚ O greșeală des întâlnită este aceea de a lăsa documentele întregii familii într-un singur loc. Corect este ca fiecare membru să aibă propriile dosare. Vândute în pachete de o singură unitate sau de mai multe, modelele suspendate au un design care facilitează vizualizarea conținutului lor. Practice, pot găzdui mai multe documente în interior și, chiar și așa, dacă sunt comprimate, sunt compacte.

❚ Filele de identificare se potrivesc cu titluri obiective și cuprinzătoare, cum ar fi: asigurări (de exemplu, asigurări de viață și de locuință), bănci (de exemplu, card de credit și contract de finanțare), bunuri imobiliare (de exemplu, contract de închiriere și chitanțe pentru îmbunătățiri), vehicule (de exemplu, poliță de asigurare și document de vânzare-cumpărare), printre altele.

❚ Categoriile mari sunt ordonate cu subdiviziuni interne. Dosarele L, din plastic translucid (kit cu zece unități de diferite culori, de la Dello. Eu Organizo, 12 R$), sunt subțiri și adăpostesc eficient lucrări cu același subiect.

Un sfat din partea organizatorului personal este să acordați o atenție deosebită dosarului care adună documentele de călătorie, cum ar fi pașapoartele și vizele, deoarece acestea au o dată de expirare. De asemenea, merită să aveți, în interior, un portofel exclusiv pentru a transporta documentele în timpul călătoriei (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , 29 R$).

4. Arhiva moartă

❚ Este plătit și nu este din acest an, îl puteți transfera în dosarul mort! Depozit pentru tranzacțiile financiare care nu mai trebuie să fie atât de accesibile, este locul unde se păstrează facturile și chitanțele de la plățile efectuate în anii anteriori.

❚ Știți despre declarația anuală de achitare a datoriilor? Dacă nu, merită. Documentul, obligatoriu prin lege, trebuie să fie emis de furnizorii de servicii publice și private o dată pe an și înlocuiește toate facturile plătite în anul precedent. De obicei, ajunge în luna mai. Ați primit această hârtie? Eliminați-le imediat pe celelalte 12.

❚ Dacă intenția este de a reduce numărul de hârtii tipărite pe care le aveți, profitați de calculator. Ori de câte ori este posibil, optați pentru a primi corespondența prin e-mail și folosiți scanerul pentru a scana documentele. Doar un avertisment pentru cei care obișnuiesc să efectueze operațiuni bancare prin intermediul internetului: atunci când vine vorba de trecerea în cont a facturilor plătite, scrieți în conturi când și cum le-ați plătit.

Pentru a evita să se acumuleze degeaba, secretul este să ai o revizuire periodică!

❚ Nu orice document care pare important trebuie să ocupe mult timp spațiu în dosarele noastre. Pentru a clarifica orice dubiu cu privire la termenele limită, merită să aruncați o privire pe listele de mai jos.

Acestea trebuie să fie păstrate timp de cinci ani:

❚ Impozite (IRPF, IPTU și IPVA)

❚ Dovada plății facturilor de apă, electricitate, telefonie și alte servicii esențiale sau extrasele anuale de plată a datoriilor neachitate

❚ Dovada plății chiriei, a cardurilor de credit și a taxelor școlare Trebuie păstrate până la reînnoirea acestora:

❚ Contracte și asigurări (de viață, auto, de proprietate etc.)

Ele trebuie păstrate pentru totdeauna:

❚ Documente personale

❚ Pașapoarte

❚ Scriptura

❚ Carnetul INSS

❚ Sursa Testamentului: Fundația Procon-SP

*PREȚURI CERCETATE ÎN SEPTEMBRIE 2015, SUB REZERVA MODIFICĂRILOR.