Невероватно је: када је у питању вођење рачуна, увек недостаје простора. Али када тражите документ, фиоке изгледају без дна! Да ли се неко тамо идентификује са сценом? Да, тако уобичајена, већ је постала класик у домовима већине људи. Није тешко пронаћи приручник за уређај заједно са медицинским прегледом, старом полисом осигурања аутомобила – коју чак није ни требало чувати! – дељење простора са доказом последњег гласања, фотографија 3×4 изгубљена усред неразговетне планине фактура и лапсуса… А најгоре од свега је што ово збуњујуће складиште, поред тога што ремети домаћу рутину – уосталом, ко живи ова реалност захтева много времена када морате нешто да пронађете – и даље може да изазове велике непријатности, па чак и финансијске губитке. „Губитак документа, на пример, изазива велики стрес због журбе да се добије дупликат. То је када не захтева плаћање хонорара“, присећа се Дебора. Дакле, пре него што се неред претвори у гњаважу, пратите доленаведене савете и водите рачуна о организовању личних датотека.

Победнички рецепт: пажљиво сортирање и дистрибуција по категоријама

❚ Први корак За ефикасно сређивање, имајте на уму драгоцено правило: одбаците оно што је бескорисно чим вам предмет падне у руке. Изоставите све обрасце који немају стварну употребу или више не важе, као нпрбилтене и рекламе, медицинске рецепте и старе позиве, уговоре о осигурању и картице које су истекле, приручнике и фактуре за производе које сте прослеђивали, између осталог.

❚ Након што смо направили избор, време је да раздвојимо документе. Добар начин да их наручите је да их поставите у следеће класификације: пријемно сандуче, активни фајл, лични документи и архива.

1. Пријемно сандуче

❚ Имати двоспратно поштанско сандуче је први корак у методи коју подучава лични организатор Дебора Кампос. Ова ставка ради као филтер број 1 у реду папирологије: чим папири стигну на вашу адресу, тамо треба да оду!

❚ Почните са прикупљањем материјала за проверу доле. Периодично све обрадити, односно проверити садржај сваког рада: они који су оцењени као релевантни стичу право да оду у горњу тацну – то је случај са обавезама, које се накнадно морају проследити у одређени фолдер у активној архиви. (прочитајте више у наставку, у кораку број 2). Све што није корисно треба да иде право у смеће.

❚ Да ли сте приметили мали смеђи кофер (Цаика Мултиусо Виагем. Уатт?, 69,90 Р$) који се појављује на полици изнад радног стола? Групише папире са афективном вредношћу, који се, да се разумемо, не могу изгубити у гомили.финансија.

2. Активна датотека

❚ Одређеним документима се приступа више од других, па је препоручљиво да се папирологија уреди према учесталости коришћења. „Све што се редовно консултује и испоручује заслужује да буде на дохват руке“, учи специјалиста.

❚ Неопходно је имати посебне фасцикле за сваку категорију: упутства, гаранције и фактуре производа; отворене рачуне; уплаћени рачуни за текућу годину; и документима текућих активности.

❚ За преглед информација у вези са кућним апаратима и другим производима, фасцикла каталошког типа, са пластичним кесама, је одлична опција. Поједноставите живот стављањем приручника, гаранције и напомене за сваки предмет у исту торбу. Што се тиче редоследа, вреди секторирати ову фасциклу према окружењима куће. „То јест, ствари у просторији могу да се слажу једна за другом. Затим долазе они из кухиње, спаваће собе и тако даље…”, детаљније је лични организатор.

❚ Већ плаћени рачуни за текућу годину морају се чувати у фасцикли хармоника са неколико преграда. Постоје фасцикле са мање или више преграда: изаберите модел у који ће рачуни за све породичне финансијске трансакције стати одвојено и означите сваку картицу са етикетама.

❚ Међу датотекама у свакодневној употреби, резервишите простор заодговара улогама које се односе на неки пројекат или занимање које је у току – да ли сте на лечењу и на тестовима? Сакупите папире у фасциклу и држите их при руци колико год је потребно!

3. Лична документација

❚ Од највеће важности и увек- повећавајући обим, лични документи траже удобно становање. Да бисте их лако и функционално ускладиштили, добар избор је фиока са подршком за висеће фасцикле (комплет са шест јединица у различитим бојама, Делло. Еу Организо, 13 Р$).

❚ Ову датотеку не чине само РГ, ЦПФ и сертификати. Професионална и академска историја, папирологија везана за порез на доходак, путне исправе и толики други папири леже испред у најнапуњенијој фиоци у комаду.

❚ Честа грешка је остављање свих породичних докумената на једном месту. Исправно је да сваки члан има своје фасцикле. Продају се у појединачним паковањима или са више јединица, висећи модели имају дизајн који олакшава визуелизацију њиховог садржаја. Практични, могу да приме више од једног документа унутра, а чак и ако су компримовани, компактни су.

❚ Картице за идентификацију комбинују се са објективним и свеобухватним насловима, као што су: осигурање (нпр. живот и дом), банке (нпр. кредитна картица и уговор о финансирању), некретнине (нпр. : уговор озакупнина и признанице о побољшањима), возила (нпр. полиса осигурања и купопродајни документ), између осталог.

❚ Велике категорије остају у реду са интерним поделама. Фасцикле у облику слова Л, направљене од провидне пластике (комплет са десет јединица у различитим бојама, Делло. Еу Организо, 12 Р$), су танки и ефикасни кућни папири на исту тему.

❚ Савет личног организатора је да обратите посебну пажњу на фасциклу у којој се налазе путне исправе, као што су пасоши и визе, јер оне имају датум истека. Такође је вредно имати унутра ексклузивни новчаник за ношење докумената током путовања (футрола за пасош, 10 к 5 цм, Лили Воод, 29 Р$).

4. Архива

❚ Плаћено је и није од ове године, можете пренети у архиву! Депозит финансијских трансакција који више не мора да буде тако доступан, добија рачуне и доказе о извршеним уплатама у претходним годинама.

❚ Да ли знате ону са годишњом изјавом о измирењу дуга? Ако не, знајте да је вредно тога. Документ, обавезан по закону, морају да издају јавни и приватни пружаоци услуга једном годишње и замењује све доказе о фактурама плаћеним у претходној години. Обично стиже у мају месецу. Да ли сте добили овај папир? У исто време одбаците још 12.

❚ Ако је ваша намера да смањите број образаца које имате, уклонитеимати користи од свог рачунара. Кад год је могуће, одаберите примање кореспонденције путем е-поште и користите скенер за скенирање докумената. Само упозорење за оне који најчешће обављају банкарске трансакције преко интернета: када је време за отпис плаћених листића, напишите на рачунима када и како сте их платили.

Да се ​​не би гомилали узалуд, тајна је да се периодично врши преглед!

❚ Не мора сваки документ који се чини важним да заузме простор у нашим датотекама дуго времена. Да бисте разјаснили недоумице око рокова, вреди консултовати доле наведене листе.

Мора се чувати пет година:

❚ Порези (ИРПФ, ИПТУ и ИПВА)

❚ Доказ о уплати рачуна за воду, струју, телефон и друге основне услуге или годишњи извештаји о отплати дугова

❚ Доказ о уплати кирије, кредитних картица и школарина Мора се чувати до обнове:

❚ Уговори и осигурање (живот, аутомобил, имовина, итд. )

Мора се чувати заувек:

❚ Лична документа

❚ Пасоши

❚ Дела

❚ Књижица ИНСС

❚ Тестамент Извор: Фундацао Процон-СП

*ЦЕНЕ ИСТРАЖЕНЕ У СЕПТЕМБРУ 2015, ПОДЛОЖНЕ ПРОМЕНИ.