เป็นเรื่องเหลือเชื่อ เมื่อพูดถึงการยื่นบัญชี มักจะไม่มีที่ว่าง แต่เมื่อคุณกำลังมองหาเอกสาร ลิ้นชักดูเหมือนไม่มีก้น! มีใครอยู่ในที่เกิดเหตุบ้างไหม? ใช่ ธรรมดามาก เธอกลายเป็นคนคลาสสิกในบ้านของคนส่วนใหญ่ไปแล้ว ไม่ใช่เรื่องยากเลยที่จะหาคู่มือเครื่องใช้ไฟฟ้าพร้อมกับผลตรวจสุขภาพ กรมธรรม์ประกันภัยรถยนต์เก่าๆ ที่ไม่ต้องเก็บไว้ด้วยซ้ำ! – แบ่งปันพื้นที่กับหลักฐานการโหวตครั้งล่าสุด ภาพถ่าย 3×4 ที่หายไปท่ามกลางใบแจ้งหนี้และสลิปกองโตที่อ่านไม่ออก… และที่แย่ที่สุดคือการจัดเก็บที่สับสนนี้นอกจากจะรบกวนกิจวัตรในบ้านแล้ว ท้ายที่สุดแล้วใครเป็นคนอยู่ ความเป็นจริงนี้ต้องใช้เวลามากเมื่อคุณต้องค้นหาบางสิ่ง - มันยังคงทำให้เกิดความไม่สะดวกอย่างมากและแม้กระทั่งการสูญเสียทางการเงิน “ตัวอย่างเช่น การสูญหายของเอกสารทำให้เกิดความเครียดอย่างมากกับการเร่งรีบเพื่อให้ได้สำเนา นี่คือเวลาที่ไม่ต้องชำระค่าธรรมเนียม” เดโบราเล่า ดังนั้น ก่อนที่ความยุ่งเหยิงจะกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก ให้ทำตามคำแนะนำด้านล่างและดูแลการจัดระเบียบไฟล์ส่วนตัวของคุณ

สูตรสำเร็จ: การจัดเรียงและแจกจ่ายอย่างระมัดระวังตามหมวดหมู่

❚ ขั้นตอนแรกเพื่อประสิทธิภาพ จัดระเบียบ จำกฎอันมีค่า: ทิ้งสิ่งที่ไร้ประโยชน์ทันทีที่สิ่งของนั้นตกอยู่ในมือคุณ ละเว้นแบบฟอร์มใด ๆ ที่ไม่มีประโยชน์จริงหรือใช้ไม่ได้อีกต่อไป เช่นจดหมายข่าวและโฆษณา ใบสั่งยาทางการแพทย์และบัตรเชิญเก่า สัญญาประกันและบัตรที่หมดอายุ คู่มือและใบแจ้งหนี้สำหรับผลิตภัณฑ์ที่คุณส่งต่อ และอื่นๆ

❚ เมื่อทำการเลือกแล้ว ก็ถึงเวลาแยกเอกสาร วิธีที่ดีในการสั่งซื้อคือการจัดประเภทให้อยู่ในประเภทต่อไปนี้: กล่องจดหมาย ไฟล์ที่ใช้งานอยู่ เอกสารส่วนตัว และที่เก็บถาวร

1. กล่องจดหมาย

❚ การมีกล่องจดหมายสองชั้นเป็นขั้นตอนแรกในวิธีการที่สอนโดย Débora Campos ผู้จัดงานส่วนตัว รายการนี้ทำงานเป็นตัวกรองหมายเลข 1 ในคิวงานเอกสาร: ทันทีที่เอกสารมาถึงที่อยู่ของคุณ ก็ไปที่นั่น!

❚ เริ่มด้วยการรวบรวมวัสดุเพื่อตรวจสอบชั้นล่าง ดำเนินการทุกอย่างเป็นระยะ นั่นคือ ตรวจสอบเนื้อหาของเอกสารแต่ละฉบับ: ผู้ที่ได้รับการประเมินว่าเกี่ยวข้องจะได้รับสิทธิ์ไปที่ถาดบนสุด - นี่เป็นกรณีของบัญชีเจ้าหนี้ซึ่งจะต้องส่งต่อไปยังโฟลเดอร์เฉพาะในไฟล์เก็บถาวรที่ใช้งานอยู่ (อ่านเพิ่มเติมด้านล่างในขั้นตอนที่ 2) อะไรที่ไม่มีประโยชน์ควรลงถังขยะทันที

❚ คุณสังเกตเห็นกระเป๋าเดินทางสีน้ำตาลใบเล็ก (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$69.90) ที่ปรากฏบนชั้นวางเหนือโต๊ะหรือไม่? มันจัดกลุ่มเอกสารที่มีคุณค่าทางจิตใจซึ่งต้องเผชิญหน้ากัน ไม่สามารถสูญหายท่ามกลางกองของการเงิน.

2. ไฟล์ที่ใช้งานอยู่

❚ มีการเข้าถึงเอกสารบางอย่างมากกว่าเอกสารอื่นๆ ดังนั้นจึงแนะนำให้จัดเรียงเอกสารตามความถี่ในการใช้งาน “ทุกสิ่งที่ได้รับการปรึกษาหารือและจัดหาอย่างสม่ำเสมอสมควรที่จะเข้าถึงได้” ผู้เชี่ยวชาญสอน

❚ จำเป็นต้องมีโฟลเดอร์เฉพาะสำหรับแต่ละหมวดหมู่: คู่มือ การรับประกัน และใบกำกับสินค้า เปิดบัญชี; บัญชีจ่ายสำหรับปีปัจจุบัน และเอกสารกิจกรรมต่อเนื่อง

❚ หากต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องใช้ในบ้านและผลิตภัณฑ์อื่นๆ โฟลเดอร์ประเภทแคตตาล็อกพร้อมถุงพลาสติกเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นด้วยการใส่คู่มือ การรับประกัน และหมายเหตุสำหรับสินค้าแต่ละรายการไว้ในถุงเดียวกัน สำหรับการสั่งซื้อ มันคุ้มค่าที่จะแยกส่วนโฟลเดอร์นี้ตามสภาพแวดล้อมของบ้าน “นั่นคือ ของในห้องสามารถเรียงต่อกันได้ จากนั้นมาจากห้องครัว ห้องนอน และอื่น ๆ…” ให้รายละเอียดกับผู้จัดการส่วนตัว

❚ บิลสำหรับปีปัจจุบันที่ชำระแล้วจะต้องเก็บไว้ในโฟลเดอร์หีบเพลงที่มีหลายช่อง มีโฟลเดอร์ที่มีช่องน้อยลงหรือมากขึ้น: เลือกรุ่นที่ใบเสร็จรับเงินสำหรับธุรกรรมทางการเงินของครอบครัวทั้งหมดจะใส่แยกกัน และระบุแต่ละแท็บด้วยป้ายกำกับ

❚ ในบรรดาไฟล์ที่ใช้ในชีวิตประจำวัน ให้จองพื้นที่สำหรับเหมาะสมกับบทบาทที่เกี่ยวข้องกับโครงการหรืออาชีพที่กำลังดำเนินการ - คุณกำลังเข้ารับการรักษาทางการแพทย์และอยู่ระหว่างการทดสอบหรือไม่? รวบรวมเอกสารไว้ในโฟลเดอร์และเก็บไว้ใกล้มือตราบเท่าที่จำเป็น!

3. เอกสารส่วนตัว

❚ มีความสำคัญสูงสุดและตลอดไป- ปริมาณที่เพิ่มขึ้น, เอกสารส่วนตัวขอที่อยู่อาศัยที่สะดวกสบาย. ทางเลือกที่ดีคือลิ้นชักที่รองรับโฟลเดอร์แขวน (ชุดอุปกรณ์ 6 ชิ้น คละสี โดย Dello. Eu Organizo ราคา 13 R$)

❚ ไม่ใช่แค่ RG, CPF และใบรับรองเท่านั้นที่ประกอบเป็นไฟล์นี้ ประวัติการทำงานและการศึกษา เอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีเงินได้ เอกสารการเดินทาง และเอกสารอื่นๆ อีกมากมายวางอยู่ข้างหน้าในลิ้นชักที่อัดแน่นที่สุดในงานชิ้นนี้

❚ ข้อผิดพลาดทั่วไปคือการทิ้งเอกสารครอบครัวทั้งหมดไว้ในที่เดียว ที่ถูกต้องคือสมาชิกแต่ละคนมีโฟลเดอร์ของตนเอง ขายเป็นแพ็คเดียวหรือหลายชิ้น โมเดลแขวนมีการออกแบบที่อำนวยความสะดวกในการแสดงภาพเนื้อหา ใช้งานได้จริง สามารถใส่เอกสารได้มากกว่าหนึ่งเอกสารภายใน และแม้ว่าจะบีบอัด เอกสารเหล่านี้ก็มีขนาดกะทัดรัด

❚ แท็บการระบุรวมกับชื่อวัตถุประสงค์และเนื้อหาที่ครอบคลุม เช่น การประกันภัย (เช่น ชีวิตและที่อยู่อาศัย) ธนาคาร (เช่น บัตรเครดิตและข้อตกลงทางการเงิน) อสังหาริมทรัพย์ (เช่น สัญญาของค่าเช่าและใบเสร็จรับเงินสำหรับการปรับปรุง) ยานพาหนะ (เช่น กรมธรรม์ประกันภัยและเอกสารการซื้อ-ขาย) และอื่น ๆ

❚ หมวดหมู่ขนาดใหญ่เป็นระเบียบด้วยการแบ่งย่อยภายใน แฟ้มรูปตัว L ทำจากพลาสติกโปร่งแสง (ชุดที่มี 10 ชิ้นในสีต่างๆ โดย Dello. Eu Organizo ราคา 12 ริงกิต) เป็นกระดาษที่บางและมีประสิทธิภาพในเรื่องเดียวกัน

❚ เคล็ดลับสำหรับผู้จัดส่วนบุคคลคือให้ความสนใจเป็นพิเศษกับโฟลเดอร์ที่มีเอกสารการเดินทาง เช่น หนังสือเดินทางและวีซ่า เนื่องจากเอกสารเหล่านี้มีวันหมดอายุ นอกจากนี้ ภายในยังมีกระเป๋าสตางค์พิเศษสำหรับใส่เอกสารระหว่างการเดินทาง (Passport Case, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29)

4. คลังข้อมูล

❚ จ่ายแล้วและไม่ใช่ของปีนี้ คุณสามารถโอนไปยังคลังข้อมูลได้! การฝากธุรกรรมทางการเงินที่ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงอีกต่อไป จะได้รับใบแจ้งหนี้และหลักฐานการชำระเงินที่ทำในปีที่ผ่านมา

❚ คุณรู้จักใบแจ้งหนี้ประจำปีหรือไม่? ไม่อย่างนั้นก็รู้ว่าคุ้มมาก เอกสารบังคับตามกฎหมายต้องออกโดยผู้ให้บริการภาครัฐและเอกชนปีละครั้งและแทนที่หลักฐานใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ชำระในปีที่แล้ว มักจะมาถึงในเดือนพฤษภาคม คุณได้รับกระดาษนี้หรือไม่ ทิ้งอีก 12 แบบในเวลาเดียวกัน

❚ หากคุณตั้งใจที่จะลดจำนวนแบบฟอร์มที่มี ให้ลบได้รับประโยชน์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ ให้เลือกรับการติดต่อทางอีเมลและใช้เครื่องสแกนเพื่อสแกนเอกสาร คำเตือนสำหรับผู้ที่มักจะทำธุรกรรมธนาคารทางอินเทอร์เน็ต: เมื่อถึงเวลาที่ต้องตัดสลิปการชำระเงิน ให้เขียนในใบแจ้งหนี้ว่าคุณชำระเงินเมื่อใดและอย่างไร

เพื่อไม่ให้สะสมโดยเปล่าประโยชน์ ความลับคือการตรวจสอบเป็นระยะ!

❚ ไม่ใช่ทุกเอกสารที่ดูเหมือนสำคัญจำเป็นต้องใช้พื้นที่ในไฟล์ของเราเป็นเวลานาน เพื่อขจัดข้อสงสัยเกี่ยวกับกำหนดเวลา ควรปรึกษารายการด้านล่าง

ต้องเก็บไว้เป็นเวลาห้าปี:

❚ ภาษี (IRPF, IPTU และ IPVA)

❚ หลักฐานการชำระค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ และค่าบริการที่จำเป็นอื่นๆ หรือ ใบแจ้งยอดหนี้สินประจำปี

❚ หลักฐานการชำระค่าเช่า บัตรเครดิต และค่าเล่าเรียน ต้องเก็บไว้จนกว่าจะต่ออายุ:

❚ สัญญาและประกันภัย (ชีวิต รถยนต์ ทรัพย์สิน ฯลฯ )

ต้องเก็บไว้ตลอดไป:

❚ เอกสารส่วนตัว

❚ หนังสือเดินทาง

❚ โฉนดที่ดิน

❚ หนังสือจาก INSS

❚ แหล่งที่มาของพันธสัญญา: Fundação Procon-SP

*ราคาวิจัยในเดือนกันยายน 2015 อาจมีการเปลี่ยนแปลง