Það er ótrúlegt: þegar kemur að því að skrá reikninga er alltaf plássleysi. En þegar þú ert að leita að skjali virðast skúffurnar botnlausar! Kannast einhver við atriðið þarna úti? Já, svo algeng að hún er nú þegar orðin klassísk á heimilum flestra. Það er ekki erfitt að finna handbók fyrir heimilistæki ásamt læknisprófi, gamalli bílatryggingu – sem þurfti ekki einu sinni að geyma! – að deila plássi með sönnun síðasta atkvæðis, 3×4 mynd týnd innan um óleysanlegt fjall af reikningum og seðlum… Og það versta af öllu er að þessi ruglingslega geymsla, auk þess að trufla heimilisrútínuna – þegar allt kemur til alls, hver býr þessi veruleiki tekur mikinn tíma þegar þú þarft að finna eitthvað – það getur samt valdið miklum óþægindum og jafnvel fjárhagslegu tjóni. „Tapið á skjali, til dæmis, veldur miklu álagi við að flýta sér að fá afritið. Þetta er þegar það krefst ekki greiðslu gjalda,“ rifjar Débora upp. Svo áður en ringulreið breytist í þræta skaltu fylgja ráðleggingunum hér að neðan og sjá um að skipuleggja persónulegu skrárnar þínar.

Vinningsuppskriftin: vandlega flokkun og dreifing eftir flokkum

❚ Fyrsta skrefið Til að ná árangri snyrtingu, hafðu í huga dýrmæta reglu: fargaðu því sem er ónýtt um leið og hluturinn kemst í þínar hendur. Slepptu eyðublöðum sem hafa enga raunverulega notkun eða eru ekki lengur í gildi, svo semfréttabréf og auglýsingar, lyfseðla og gömul boð, vátryggingarsamningar og útrunnið kort, handbækur og reikningar fyrir vörur sem þú sendir áfram, m.a.

❚ Eftir að hafa valið er kominn tími til að flokka skjölin. Góð leið til að panta þau er með því að passa þau inn í eftirfarandi flokkanir: pósthólf, virk skrá, persónuleg skjöl og skjalasafn.

1. Innhólf

❚ Að vera með tveggja hæða pósthólf er fyrsta skrefið í aðferðinni sem einkaskipuleggjandinn Débora Campos kennir. Þetta atriði virkar sem sía númer 1 í pappírsvinnuröðinni: um leið og blöðin berast á heimilisfangið þitt, þá ættu þau að fara þangað!

❚ Byrjaðu á því að safna saman efni til að skoða niðri. Vinnið úr öllu með reglulegu millibili, það er að athuga innihald hvers blaðs: þeir sem metnir eru viðeigandi ávinna sér rétt til að fara í efsta bakkann - þetta er tilfellið af viðskiptaskuldum, sem síðan þarf að senda í tiltekna möppu í virka skjalasafninu (lesið meira hér að neðan, í skrefi númer 2). Allt sem er ekki gagnlegt ætti að fara beint í ruslið.

❚ Tókstu eftir litlu brúnu ferðatöskunni (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$) sem birtist á hillunni fyrir ofan skrifborðið? Það flokkar blöð með áhrifagildi, sem, við skulum horfast í augu við það, geta ekki glatast innan um haugana.af fjármálum.

2. Virk skrá

❚ Ákveðin skjöl eru meira aðgengileg en önnur og því er ráðlegt að pappírsvinnunni sé raðað eftir notkunartíðni. „Allt sem reglulega er leitað til og útvegað á skilið að vera innan seilingar,“ kennir sérfræðingurinn.

❚ Nauðsynlegt er að hafa sérstakar möppur fyrir hvern flokk: handbækur, ábyrgðir og vörureikninga; opna reikninga; greiddir reikningar fyrir yfirstandandi ár; og skjöl um áframhaldandi starfsemi.

❚ Til að skoða upplýsingar um heimilistæki og aðrar vörur er mappa af vörulista, með plastpokum, frábær kostur. Einfaldaðu lífið með því að setja handbókina, ábyrgðina og seðilinn fyrir hvern hlut í sama poka. Hvað pöntunina varðar er þess virði að skipta þessari möppu í sundur eftir umhverfi hússins. „Það er að segja, hlutunum í herberginu er hægt að raða hvern á eftir öðrum. Svo koma þær úr eldhúsinu, svefnherberginu og svo framvegis…“, segir persónulega skipuleggjanda.

❚ Reikningar yfirstandandi árs sem þegar hafa verið greiddir skulu geymdir í harmonikkumöppu með nokkrum hólfum. Það eru möppur með færri eða fleiri hólfum: veldu líkan þar sem kvittanir fyrir allar fjárhagsfærslur fjölskyldunnar passa sérstaklega og auðkenndu hvern flipa með merkimiðum.

❚ Á meðal skráa í daglegri notkun, pantaðu pláss fyrirpassa hlutverk sem tengjast einhverju verkefni eða starfi sem er í gangi – ertu í læknismeðferð og í prófum? Safnaðu pappírunum í möppu og hafðu það við höndina eins lengi og þörf krefur!

3. Persónuleg skjöl

❚ Afar mikilvægt og alltaf- vaxandi magn, persónuleg skjöl biðja um þægilegt húsnæði. Til að geyma þær á auðveldan og hagkvæman hátt er skúffa með stuðningi fyrir upphengjandi möppur (sett með sex einingum í ýmsum litum, frá Dello. Eu Organizo , R$ 13).

❚ Það eru ekki bara RG, CPF og vottorð sem mynda þessa skrá. Fagleg og fræðileg saga, pappírsvinnan tengd tekjuskattinum, ferðaskilríki og svo mörg önnur blöð liggja framundan í fyllstu skúffunni í verkinu.

❚ Algeng mistök eru að skilja öll fjölskylduskjöl eftir á einum stað. Hið rétta er að hver meðlimur hefur sínar eigin möppur. Seldar í stökum pakkningum eða með nokkrum einingum, upphengdu módelin eru með hönnun sem auðveldar sjónræningu á innihaldi þeirra. Hagnýtt, þau geta rúmað fleiri en eitt skjal inni og þrátt fyrir það, ef þjappað er saman, eru þau fyrirferðarlítil.

❚ Auðkenningarflipar sameinast hlutlægum og yfirgripsmiklum titlum, svo sem: tryggingar (td líf og heimili), bankar (td kreditkort og fjármögnunarsamningur), fasteignir (td.: samningur umleigu og kvittanir á endurbótum), ökutæki (td tryggingarskírteini og kaup- og söluskjal), meðal annarra.

❚ Stórir flokkar haldast í röð með innri undirdeildum. L-laga möppur, úr hálfgagnsæru plasti (sett með tíu einingum í mismunandi litum, frá Dello. Eu Organizo, R$ 12), eru þunn og skilvirk blöð um sama efni.

❚ Ábending frá persónulegum skipuleggjanda er að huga sérstaklega að möppunni sem inniheldur ferðaskilríki, svo sem vegabréf og vegabréfsáritanir, þar sem þau eru með fyrningardagsetningu. Það er líka þess virði að hafa inni í sérstakt veski til að bera skjöl á meðan á ferðinni stendur (vegabréfaveski, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29).

4. Skjalasafn

❚ Það er greitt og það er ekki frá þessu ári, þú getur flutt það í skjalasafnið! Innborgun á fjárfærslum sem þurfa ekki lengur að vera svo aðgengilegar, það fær reikninga og sönnun fyrir greiðslum sem hafa verið gerðar á fyrri árum.

❚ Þekkir þú þann sem er með árlegt skuldauppgjör? Ef ekki, veistu að það er svo þess virði. Skjalið, sem er lögbundið, verður að gefa út af opinberum og einkaaðilum þjónustuveitenda einu sinni á ári og kemur í stað allra sönnunargagna um reikninga sem greiddir voru á fyrra ári. Það kemur venjulega í maí. Fékkstu þetta blað? Fleygðu öðrum 12 á sama tíma.

❚ Ef ætlun þín er að fækka eyðublöðum sem þú hefur skaltu fjarlægjahagnast á tölvunni þinni. Þegar mögulegt er skaltu velja að fá bréfaskipti með tölvupósti og nota skannann til að skanna skjöl. Bara viðvörun fyrir þá sem venjulega stunda bankaviðskipti á netinu: þegar það er kominn tími til að afskrifa greidda seðla, skrifaðu á reikningana hvenær og hvernig þú greiddir þá.

Til þess að safnast ekki fyrir ekki neitt er leyndarmálið að framkvæma reglulega endurskoðun!

❚ Ekki þurfa öll skjal sem virðast mikilvæg að taka pláss í skrám okkar í langan tíma. Til að eyða efasemdum um fresti er rétt að skoða listana hér að neðan.

Verður að geyma í fimm ár:

❚ Skattar (IRPF, IPTU og IPVA)

❚ Sönnun fyrir greiðslu á reikningum fyrir vatn, rafmagn, síma og aðra nauðsynlega þjónustu eða Ársuppgjör skuldaafskrifta

❚ Sönnun fyrir greiðslu húsaleigu, kreditkorta og skólagjalda Geymist þar til endurnýjun:

❚ Samningar og tryggingar (líf, bíll, eign o.fl. )

Verður að geyma að eilífu:

❚ Persónuleg skjöl

❚ Vegabréf

❚ Skírteini

❚ Bæklingur frá INSS

❚ Testament Heimild: Fundação Procon-SP

*VERÐ RANNAÐ Í SEPTEMBER 2015, MEÐ BREYTINGUM.