Tas ir neticami: kad pienāk laiks kārtot rēķinus, vienmēr trūkst vietas, bet, kad meklējat kādu dokumentu, atvilktnēs, šķiet, nav dibena! Vai kāds var līdzināties šai ainai? Tā ir tik izplatīta, ka kļuvusi par klasiku vairuma cilvēku mājās. Nav grūti atrast elektroierīces lietošanas instrukciju ar medicīnisko apskati, vecu automašīnas apdrošināšanas polisi - kas pat nav jānovieto!- Un vissliktākais ir tas, ka šī mulsinošā uzglabāšana ne tikai traucē sadzīves rutīnu - galu galā tie, kas dzīvo šādā realitātē, pavada daudz laika, kad viņiem kaut kas jāatrod -, bet arī var radīt lielas neērtības un pat finansiālus zaudējumus.Tāpēc, pirms nekārtība kļūst par traucēkli, ievērojiet šos padomus un sakārtojiet personīgos failus.

Čempionu recepte: rūpīga šķirošana un sadale pa kategorijām

❚ Pirmais solis ceļā uz efektīvu sakopšanu ir paturēt prātā vienu vērtīgu noteikumu: izmetiet visu nevajadzīgo, tiklīdz tas nonāk jūsu rokās. Izmetiet visus iespieddarbus, kuriem nav reāla pielietojuma vai kuri vairs nav derīgi, piemēram, biļetenus un reklāmas, receptes un vecus ielūgumus, apdrošināšanas līgumus un kartes, kuru derīguma termiņš ir beidzies, rokasgrāmatas un rēķinus par produktiem, kurus esat iegādājies.cita starpā.

❚ Kad atlase ir veikta, ir pienācis laiks sadalīt dokumentus. Labs veids, kā tos sašķirot, ir tos iedalīt šādās klasifikācijās: iesūtne, aktīvā datne, personīgie dokumenti un mirusī datne.

Iesūtne

❚ Divstāvu pastkastīte ir pirmais solis personīgās organizatores Deboras Kamposas (Débora Campos) mācītajā metodē. Šis priekšmets darbojas kā filtrs Nr. 1 dokumentu kārtošanas rindā: tiklīdz dokumenti nonāk jūsu adresē, tiem jānonāk tieši tajā!

❚ Sāciet, sagrupējot materiālus pārbaudei lejā. Periodiski visu apstrādājiet, t. i., pārbaudiet katra papīra saturu: tie, kas novērtēti kā atbilstoši, nopelna tiesības doties uz augšējo paplāti - tas attiecas uz kreditoru parādiem, kas pēc tam jāpārsūta uz konkrētu mapi aktīvajā datnē (vairāk lasiet tālāk, 2. solī).Viss, kas nav derīgs, ir nekavējoties jāizmet.

❚ Vai pamanījāt mazo brūno koferīti (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$), kas atrodas uz plaukta virs rakstāmgalda? Tajā ir sakrauti dokumenti ar afektīvo vērtību, kas, atzīsim, nevar pazust starp finanšu kaudzēm.

2. aktīvais arhīvs

Atsevišķiem dokumentiem piekļūst biežāk nekā citiem, tāpēc ir ieteicams dokumentus sakārtot atbilstoši to izmantošanas biežumam: "Visiem dokumentiem, kas tiek regulāri izmantoti un piegādāti, ir jābūt viegli sasniedzamiem," māca speciāliste.

❚ Katrai kategorijai ir jābūt īpašām mapēm: produktu rokasgrāmatas, garantijas un rēķini; atvērtie konti; kārtējā gada norēķinu konti; un dokumenti par notiekošajām darbībām.

❚ Lai izvietotu informāciju par elektroierīcēm un citiem izstrādājumiem, lielisks risinājums ir kataloga tipa mape ar plastmasas maisiņiem. Vienkāršojiet dzīvi, ievietojot katras preces lietošanas instrukciju, garantiju un piezīmi vienā maisiņā. Attiecībā uz kārtību ir vērts šo mapi sadalīt pa sektoriem atbilstoši mājas telpām. "Tas nozīmē, ka priekšmetus dzīvojamā istabā var izvietot vienu aiz otra. Tad nāk klātvirtuvē, guļamistabā un tā tālāk...", skaidro personīgā organizatore.

❚ Jau apmaksātie rēķini par kārtējo gadu jāglabā gredzenveida mapē ar vairākiem nodalījumiem. Ir mapes ar mazāk vai vairāk nodalījumiem: izvēlieties tādu modeli, kurā ietilpst visu ģimenes finanšu darījumu kvītis atsevišķi, un katru cilni apzīmējiet ar uzlīmēm.

❚ Starp ikdienas mapēm atvēliet vietu, kur novietot dokumentus, kas saistīti ar kādu notiekošu projektu vai nodarbošanos - jūs ārstējaties un veicat izmeklējumus? Sakrājiet dokumentus mapē un turiet tos līdzi tik ilgi, kamēr jums tie būs nepieciešami!

3. personas dokumentācija

❚ Personīgajiem dokumentiem, kas ir ārkārtīgi svarīgi un kuru apjoms arvien pieaug, ir nepieciešama ērta mājvieta. Lai tos ērti un funkcionāli arhivētu, laba izvēle ir atvilktne ar atbalstu piekarināmām mapēm (sešu daļu komplekts dažādās krāsās, Dello. Eu Organizo, 13 R$).

❚ Šo mapi veido ne tikai personas apliecības, CPF un sertifikāti, bet arī profesionālā un akadēmiskā vēsture, ar ienākuma nodokli saistītie dokumenti, ceļošanas dokumenti un daudzi citi dokumenti, kas atrodas šajā atvilktnē.

❚ Bieži sastopama kļūda ir atstāt visas ģimenes dokumentus vienā vietā. Pareizi būtu, ja katram ģimenes loceklim būtu savas mapes. Piekarināmajiem modeļiem, kas tiek pārdoti vienvietīgos vai daudzvietīgos iepakojumos, ir dizains, kas atvieglo to satura apskati. Praktiski, tajos var izvietot vairāk nekā vienu dokumentu, un, pat saspiesti, tie ir kompakti.

❚ Identifikācijas cilnes atbilst objektīviem un visaptverošiem nosaukumiem, piemēram: apdrošināšana (piemēram, dzīvības un mājokļa apdrošināšana), banku pakalpojumi (piemēram, kredītkarte un finansēšanas līgums), nekustamais īpašums (piemēram, īres līgums un kvītis par uzlabojumiem), transportlīdzekļi (piemēram, apdrošināšanas polise un pirkuma un pārdošanas dokuments) u. c.

❚ Lielās kategorijas ir sakārtotas ar iekšējiem iedalījumiem. L mapes no caurspīdīgas plastmasas (komplekts ar desmit vienībām dažādās krāsās, Dello. Eu Organizo, 12 R$) ir plānas un tajās var efektīvi izvietot viena temata dokumentus.

Personīgā organizatora padoms ir pievērst īpašu uzmanību mapītei, kurā tiek apkopoti ceļošanas dokumenti, piemēram, pases un vīzas, jo tiem ir derīguma termiņš. Ir vērts iekšpusē ievietot arī ekskluzīvu maku, lai ceļojuma laikā pārnēsātu dokumentus (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , 29 R$).

4. miris arhīvs

❚ Tas ir samaksāts, un tas nav no šī gada, to var pārvietot uz mirušo datni! Tajā tiek glabāti finanšu darījumi, kuriem vairs nav jābūt tik pieejamiem, tur tiek glabāti rēķini un kvītis par iepriekšējos gados veiktajiem maksājumiem.

❚ Vai jūs zināt par ikgadējo paziņojumu par parādu dzēšanu? Ja nē, ir vērts to darīt. Šis dokuments, kas ir obligāts saskaņā ar likumu, valsts un privāto pakalpojumu sniedzējiem jāizsniedz reizi gadā un aizstāj visus iepriekšējā gadā apmaksātos rēķinus. Parasti tas pienāk maijā. Vai esat saņēmis šo dokumentu? Pārējos 12 nekavējoties izmetiet.

❚ Ja mērķis ir samazināt drukāto dokumentu skaitu, izmantojiet datoru. Ja iespējams, izvēlieties saņemt korespondenci pa e-pastu un izmantojiet skeneri, lai skenētu dokumentus. Tikai brīdinājums tiem, kas parasti bankas operācijas veic, izmantojot internetu: kad jānoraksta samaksātie rēķini, ierakstiet kontos, kad un kā esat tos apmaksājis.

Lai izvairītos no tā, ka uzkrājumi veidojas par velti, noslēpums ir periodiski veikt pārskatīšanu!

❚ Ne katram dokumentam, kas šķiet svarīgs, ir ilgi jāaizņem vieta mūsu failos. Lai kliedētu šaubas par termiņiem, ir vērts aplūkot turpmāk sniegtos sarakstus.

Tie ir jāglabā piecus gadus:

❚ Nodokļi (IRPF, IPTU un IPVA)

❚ Ūdens, elektrības, telefona un citu būtisku pakalpojumu rēķinu apmaksas apliecinājums vai gada pārskats par nesamaksātajiem parādiem.

❚ Īres, kredītkaršu un skolas maksas maksājumu apliecinājums Glabājams līdz to atjaunošanai:

❚ Līgumi un apdrošināšana (dzīvības, automašīnas, īpašuma u. c.)

Tie ir jāsaglabā uz visiem laikiem:

❚ Personas dokumenti

❚ Pases

❚ Svētie Raksti

❚ INSS karnetes

❚ Testaments Avots: Procon-SP fonds

*CENAS PĒTĪTAS 2015. GADA SEPTEMBRĪ, VAR MAINĪTIES.