Det är otroligt: när det är dags att sortera räkningarna är det alltid ont om plats, men när du letar efter ett dokument verkar lådorna inte ha någon botten! Kan någon känna igen sig i denna scen? Det är så vanligt att det har blivit en klassiker i de flesta människors hem. Det är inte svårt att hitta en manual för en elektrisk apparat, en läkarundersökning, en gammal bilförsäkring - som inte ens behöver läggas undan!- Och det värsta av allt är att denna förvirrande lagring, förutom att störa den vardagliga rutinen - de som lever i denna verklighet tillbringar trots allt mycket tid när de måste hitta något - fortfarande kan orsaka stora olägenheter och till och med ekonomisk förlust.Så innan oordningen blir en plåga, följ dessa tips och organisera dina personliga filer.

Mästarrecept: noggrann sortering och fördelning efter kategori

❚ Det första steget till effektiv städning är att hålla en värdefull regel i minnet: kasta bort allt som är värdelöst så snart du får det i dina händer. Släng alla trycksaker som inte har någon verklig användning eller inte längre är giltiga, till exempel nyhetsbrev och reklam, recept och gamla inbjudningar, försäkringsavtal och kort som har gått ut, manualer och fakturor för produkter som dusom gått i arv, bland andra.

❚ När urvalet är gjort är det dags att dela upp dokumenten i olika fack. Ett bra sätt att sortera dem är att placera dem i följande fack: inkorg, aktiv fil, personliga dokument och död fil.

Inkorg

❚ Att ha en dubbeldäckad brevlåda är det första steget i den metod som Débora Campos lär ut. Den fungerar som filter nummer 1 i papperskön: så fort det kommer in papper till din adress är det där de ska hamna!

❚ Börja med att gruppera material för kontroll nere på nedervåningen. Behandla allt regelbundet, dvs. kontrollera innehållet i varje papper: de som bedöms som relevanta förtjänar att gå till det övre facket - detta är fallet med leverantörsreskontran, som därefter ska vidarebefordras till en specifik mapp i den aktiva filen (läs mer nedan, i steg nummer 2).Allt som inte är användbart ska omedelbart kastas bort.

❚ Har du lagt märke till den lilla bruna resväskan (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$) som står på hyllan ovanför skrivbordet? Den samlar papper med affektionsvärde, som inte får försvinna bland alla högar med pengar.

2. aktivt arkiv

Vissa dokument används oftare än andra, så det är tillrådligt att organisera pappersarbetet efter hur ofta de används: "Allt som konsulteras och tillhandahålls regelbundet förtjänar att vara lättillgängligt", lär specialisten ut.

❚ Det är nödvändigt att ha specifika mappar för varje kategori: produktmanualer, garantier och fakturor; öppna konton; avslutade konton för innevarande år; och dokument för pågående aktiviteter.

❚ För att visa information om elektriska apparater och andra produkter är en katalogliknande mapp med plastpåsar ett bra alternativ. Förenkla livet genom att lägga bruksanvisningen, garantin och meddelandet för varje produkt i samma påse. När det gäller ordningen är det värt att dela in mappen efter rummen i huset. "Det vill säga, föremålen i vardagsrummet kan placeras bakom varandra. Sedan kommer deköket, sovrummet och så vidare...", förklarar den personliga organisatören.

❚ De räkningar för innevarande år som redan har betalats bör förvaras i en ringpärm med flera fack. Det finns pärmar med färre eller fler fack: välj en modell som passar alla kvitton på familjens ekonomiska transaktioner separat, och identifiera varje flik med etiketter.

❚ Bland de vardagliga mapparna kan du göra plats för papper som har att göra med ett pågående projekt eller yrke - genomgår du medicinsk behandling och tester? Samla pappersarbetet i en mapp och ha den nära till hands så länge du behöver den!

3. personlig dokumentation

❚ Personliga dokument är oerhört viktiga och ökar ständigt i omfång. För att arkivera dem enkelt och funktionellt är ett bra val en låda med stöd för hängmappar (sex delar i olika färger, från Dello. Eu Organizo, R$ 13).

❚ Det är inte bara ID-kort, CPF-kort och certifikat som finns i den där lådan. Yrkes- och studiehistorik, inkomstskatterelaterade papper, resedokument och många andra papper ligger i den mest välfyllda lådan.

❚ Ett vanligt misstag är att lämna hela familjens dokument på ett ställe. Det rätta är att varje medlem har sina egna mappar. De hängande modellerna säljs i paket med en eller flera enheter och har en design som underlättar visningen av innehållet. De är praktiska och kan rymma mer än ett dokument inuti, men även om de är komprimerade är de kompakta.

❚ Identifieringsflikarna matchar objektiva och omfattande titlar, såsom: försäkring (t.ex. liv- och hemförsäkring), bank (t.ex. kreditkort och finansieringsavtal), fastigheter (t.ex. hyresavtal och kvitton på förbättringar), fordon (t.ex. försäkringspolicy och köp- och säljdokument), bland andra.

❚ Stora kategorier är ordnade med interna indelningar. L-mappar i genomskinlig plast (sats med tio enheter i olika färger, från Dello. Eu Organizo, R$ 12), är smala och rymmer effektivt papper med samma ämne.

Ett tips från den personliga organisatören är att ägna särskild uppmärksamhet åt mappen som samlar resehandlingar, som pass och visum, eftersom de har ett utgångsdatum. Det är också värt att ha en exklusiv plånbok inuti för att bära dokument under resan (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29).

4. Dött arkiv

❚ Det är betalt och det är inte från i år, du kan överföra det till den döda filen! Förvaring för finansiella transaktioner som inte längre behöver vara så tillgängliga, det är där fakturor och kvitton från betalningar som gjorts under tidigare år förvaras.

❚ Känner du till årsräkningen för skuldavskrivning? Om inte, är det värt det. Dokumentet, som är obligatoriskt enligt lag, måste utfärdas av offentliga och privata tjänsteleverantörer en gång om året och ersätter alla räkningar som betalades föregående år. Det kommer vanligtvis i maj. Har du fått detta papper? Kasta de andra 12 omedelbart.

❚ Om avsikten är att minska antalet utskrivna papper, dra nytta av din dator. När det är möjligt, välj att ta emot korrespondens via e-post och använd skannern för att skanna dokument. Bara en varning för dem som vanligtvis utför bankärenden via Internet: när det gäller att skriva av betalda räkningar, skriv på kontona när och hur du betalade dem.

För att undvika att det samlas på hög i onödan är hemligheten att göra en regelbunden översyn!

❚ Alla dokument som verkar viktiga behöver inte ta upp plats i våra arkiv under lång tid. För att undanröja eventuella tvivel om tidsfrister är det värt att ta en titt på listorna nedan.

De måste sparas i fem år:

❚ Skatter (IRPF, IPTU och IPVA)

❚ Betalningsbevis för vatten, el, telefon och andra nödvändiga tjänster, eller årsbesked om obetalda skulder

❚ Betalningsbevis för hyra, kreditkort och skolavgifter Bör sparas tills de förnyas:

❚ Avtal och försäkringar (liv, bil, egendom etc.)

De måste bevaras för alltid:

❚ Personliga dokument

❚ Pass

❚ Skriften

❚ INSS karameller

❚ Testamente Källa: Procon-SP Foundation

*PRISER UNDERSÖKTA I SEPTEMBER 2015, MED RESERVATION FÖR ÄNDRINGAR.