Nevjerojatno: kada je riječ o podnošenju računa, uvijek nedostaje prostora. Ali kada tražite dokument, ladice vam se čine bez dna! Poistovjećuje li se netko vani sa scenom? Da, toliko je uobičajena da je već postala klasik u domovima većine ljudi. Nije teško pronaći priručnik za uređaj uz liječnički pregled, policu osiguranja starog automobila – ​​koju čak nije trebalo ni čuvati! – dijeljenje prostora s dokazom o posljednjem glasanju, fotografija 3×4 izgubljena među neodgonetljivim brdom faktura i slipova… A najgore od svega je što to zbunjujuće skladištenje, osim što remeti kućnu rutinu – uostalom, tko živi ova stvarnost oduzima puno vremena kada nešto morate pronaći – i dalje može uzrokovati velike neugodnosti, pa čak i financijske gubitke. “Gubitak dokumenta, na primjer, uzrokuje veliki stres zbog žurbe da se dobije duplikat. To je kada ne zahtijeva plaćanje pristojbi”, prisjeća se Débora. Dakle, prije nego što se nered pretvori u gnjavažu, slijedite savjete u nastavku i pobrinite se za organiziranje svojih osobnih datoteka.

Pobjednički recept: pažljivo razvrstavanje i distribucija po kategorijama

❚ Prvi korak Za učinkovito pospremanja, imajte na umu dragocjeno pravilo: odbacite ono što je beskorisno čim vam padne u ruke. Izostavite sve oblike koji nemaju stvarnu upotrebu ili više ne vrijede, kao nprbiltene i oglase, liječničke recepte i stare pozivnice, ugovore o osiguranju i kartice koje su istekle, priručnike i račune za proizvode koje ste proslijedili, među ostalim.

❚ Nakon što ste odabrali, vrijeme je da razdvojite dokumente. Dobar način da ih poredate je da ih svrstate u sljedeće klasifikacije: ulazna pošta, aktivna datoteka, osobni dokumenti i arhiva.

1. Pristigla pošta

❚ Imati poštanski sandučić na dva kata prvi je korak u metodi koju podučava osobna organizatorica Débora Campos. Ova stavka radi kao filter broj 1 u redu čekanja za papirologiju: čim papiri stignu na vašu adresu, tamo trebaju ići!

❚ Započnite prikupljanjem materijala za provjeru dolje. Povremeno sve obradite, odnosno provjerite sadržaj svakog rada: oni koji su procijenjeni relevantnima stječu pravo na gornju tray – to je slučaj s računima koji se naknadno prosljeđuju u određenu mapu u aktivnoj arhivi (pročitajte više u nastavku, u koraku broj 2). Sve što nije korisno treba ići ravno u smeće.

❚ Jeste li primijetili mali smeđi kovčeg (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$) koji se pojavljuje na polici iznad stola? Grupira papire afektivne vrijednosti, koji se, priznajmo, ne mogu izgubiti među hrpama.financija.

2. Aktivna datoteka

❚ Nekim se dokumentima pristupa češće nego drugima, stoga je preporučljivo papirologiju posložiti prema učestalosti korištenja. „Sve što se redovito konzultira i isporučuje zaslužuje biti nadohvat ruke“, poučava stručnjak.

❚ Potrebno je imati posebne mape za svaku kategoriju: priručnike, jamstva i račune proizvoda; otvoriti račune; plaćeni računi za tekuću godinu; i dokumente o tekućim aktivnostima.

❚ Za pregled informacija o kućanskim aparatima i drugim proizvodima, mapa kataloškog tipa s plastičnim vrećicama odlična je opcija. Pojednostavite život stavljanjem priručnika, jamstva i napomene za svaki artikl u istu torbu. Što se tiče redoslijeda, vrijedi podijeliti ovu mapu na sektore prema okolišu kuće. “Odnosno, predmeti u sobi se mogu poredati jedan za drugim. Zatim dolaze oni iz kuhinje, spavaće sobe i tako dalje...”, potanko opisuje osobni rokovnik.

❚ Račune za tekuću godinu koji su već plaćeni potrebno je pohraniti u harmoniku sa više pretinaca. Postoje mape s manje ili više pretinaca: odaberite model u koji će zasebno stajati računi za sve obiteljske financijske transakcije, a svaki jezičak označite naljepnicama.

❚ Među datotekama koje svakodnevno koristite rezervirajte mjesto zaprikladne uloge koje se odnose na neki projekt ili zanimanje koje je u tijeku – idete li na liječenje i testiranja? Skupite papirologiju u mapu i držite je pri ruci koliko god je potrebno!

3. Osobna dokumentacija

❚ Od najveće važnosti i uvijek- sve veći volumen, osobni dokumenti traže udobno stanovanje. Za jednostavno i funkcionalno pohranjivanje dobar izbor je ladica s podrškom za viseće mape (komplet sa šest jedinica u raznim bojama, Dello. Eu Organizo, 13 R$).

❚ Ovu datoteku ne čine samo RG, CPF i certifikati. Profesionalna i akademska povijest, papirologija vezana uz porez na dohodak, putne isprave i toliki drugi papiri stoje pred nama u najnatrpanijoj ladici u članku.

❚ Česta je pogreška ostaviti sve obiteljske dokumente na jednom mjestu. Ispravno je da svaki član ima svoje mape. Prodaju se u pojedinačnom pakiranju ili s nekoliko jedinica, viseći modeli imaju dizajn koji olakšava vizualizaciju njihovog sadržaja. Praktične, mogu primiti više od jednog dokumenta unutra, a čak i takve, ako su komprimirane, kompaktne su.

❚ Identifikacijske kartice kombiniraju se s objektivnim i sveobuhvatnim naslovima, kao što su: osiguranje (npr. život i dom), banke (npr. ugovor o kreditnoj kartici i financiranju), nekretnine (npr. : ugovor onajamnina i potvrde o poboljšanjima), vozila (npr. polica osiguranja i kupoprodajni dokument), među ostalim.

❚ Velike kategorije ostaju u redu s unutarnjim podjelama. Mape u obliku slova L, izrađene od prozirne plastike (komplet s deset jedinica u različitim bojama, Dello. Eu Organizo, 12 R$), tanki su i učinkovito kućni papiri na istu temu.

❚ Savjet za osobni rokovnik je da obratite posebnu pozornost na mapu koja sadrži putne dokumente, kao što su putovnice i vize, jer oni imaju rok valjanosti. Također vrijedi imati unutra ekskluzivni novčanik za nošenje dokumenata tijekom putovanja (kovčeg za putovnicu, 10 x 5 cm, Lili Wood, 29 R$).

4. Arhiva

❚ Plaćena je i nije od ove godine, možete je prebaciti u arhivu! Deponiranje financijskih transakcija koje više ne moraju biti toliko dostupne, prima račune i dokaze o uplatama prethodnih godina.

❚ Znate li onu s godišnjim izvješćem o podmirenju duga? Ako ne, znajte da se itekako isplati. Dokument, koji je zakonski obvezan, javni i privatni pružatelji usluga moraju izdati jednom godišnje i zamjenjuje sve dokaze o računima plaćenim u prethodnoj godini. Obično stiže u mjesecu svibnju. Jeste li dobili ovaj papir? Odbacite još 12 u isto vrijeme.

❚ Ako vam je namjera smanjiti broj obrazaca koje imate, uklonitekoristi od vašeg računala. Kad god je to moguće, odaberite primanje korespondencije putem e-pošte i koristite skener za skeniranje dokumenata. Samo upozorenje za one koji inače obavljaju bankovne transakcije preko interneta: kada dođe vrijeme za otpis potvrda, na računima napišite kada i kako ste ih platili.

Kako se ne bi gomilalo uzalud, tajna je u povremenom pregledu!

❚ Ne mora svaki dokument koji se čini važnim dugo vremena zauzimati prostor u našim datotekama. Kako biste razjasnili nedoumice u vezi s rokovima, vrijedi pogledati popise u nastavku.

Mora se čuvati pet godina:

❚ Porezi (IRPF, IPTU i IPVA)

❚ Dokaz o plaćanju računa za vodu, struju, telefon i druge bitne usluge ili godišnje izjave o podmirenju dugova

❚ Dokaz o plaćanju stanarine, kreditnih kartica i školarine Mora se čuvati do obnove:

❚ Ugovori i osiguranje (život, automobil, imovina, itd.) )

Mora se čuvati zauvijek:

❚ Osobni dokumenti

❚ Putovnice

❚ Isprave

❚ Knjižica iz INSS-a

❚ Testament Izvor: Fundação Procon-SP

*CIJENE ISTRAŽENE U RUJNU 2015., PODLOŽNE PROMJENI.