یہ ناقابل یقین ہے: جب اکاؤنٹس فائل کرنے کی بات آتی ہے تو ہمیشہ جگہ کی کمی ہوتی ہے۔ لیکن جب آپ کسی دستاویز کی تلاش کر رہے ہیں، تو دراز بے پایاں لگتے ہیں! کیا وہاں سے باہر کوئی جائے وقوعہ سے پہچانتا ہے؟ ہاں، بہت عام، وہ پہلے ہی زیادہ تر لوگوں کے گھروں میں ایک کلاسک بن چکی ہے۔ طبی معائنے، گاڑی کی پرانی انشورنس پالیسی کے ساتھ آلات کا دستی تلاش کرنا مشکل نہیں ہے – جسے رکھنے کی بھی ضرورت نہیں تھی! - آخری ووٹ کے ثبوت کے ساتھ جگہ کا اشتراک، رسیدوں اور پرچیوں کے ناقابل فہم پہاڑ کے درمیان کھو گئی ایک 3×4 تصویر… اور سب سے بری بات یہ ہے کہ یہ مبہم اسٹوریج، گھریلو معمولات میں خلل ڈالنے کے علاوہ - آخر کار، کون رہتا ہے؟ اس حقیقت میں کافی وقت لگتا ہے جب آپ کو کچھ تلاش کرنا ہوتا ہے – یہ اب بھی بڑی تکلیف اور مالی نقصانات کا سبب بن سکتا ہے۔ "مثال کے طور پر، کسی دستاویز کا کھو جانا، ڈپلیکیٹ حاصل کرنے کی جلدی کے ساتھ بہت زیادہ تناؤ کا باعث بنتا ہے۔ یہ تب ہوتا ہے جب اسے فیس کی ادائیگی کی ضرورت نہیں ہوتی ہے"، ڈیبورا یاد کرتے ہیں۔ لہذا، اس سے پہلے کہ بے ترتیبی پریشانی میں بدل جائے، نیچے دی گئی تجاویز پر عمل کریں اور اپنی ذاتی فائلوں کو ترتیب دینے کا خیال رکھیں۔

جیتنے والا نسخہ: زمروں کے لحاظ سے احتیاط سے چھانٹنا اور تقسیم کرنا

❚ موثر کے لیے پہلا قدم صاف ستھرا کرنا، ایک قیمتی اصول ذہن میں رکھیں: جیسے ہی چیز آپ کے ہاتھ میں آجائے جو بیکار ہے اسے ضائع کر دیں۔ ایسی کسی بھی شکل کو چھوڑ دیں جن کا کوئی حقیقی استعمال نہیں ہے یا اب درست نہیں ہیں، جیسےخبرنامے اور اشتہارات، طبی نسخے اور پرانے دعوت نامے، بیمہ کے معاہدے اور کارڈز جن کی میعاد ختم ہو چکی ہے، کتابچے اور ان پروڈکٹس کے انوائس جو آپ نے پاس کیے ہیں، دوسروں کے علاوہ۔

❚ انتخاب کرنے کے بعد، دستاویزات کو الگ الگ کرنے کا وقت آگیا ہے۔ ان کو آرڈر کرنے کا ایک اچھا طریقہ ان کو درج ذیل درجہ بندیوں میں فٹ کرنا ہے: ان باکس، فعال فائل، ذاتی دستاویزات اور محفوظ شدہ دستاویزات۔

1. ان باکس

❚ دو منزلہ میل باکس کا ہونا ذاتی منتظم ڈیبورا کیمپوس کے سکھائے گئے طریقہ کا پہلا قدم ہے۔ یہ آئٹم کاغذی کارروائی کی قطار میں فلٹر نمبر 1 کے طور پر کام کرتا ہے: جیسے ہی کاغذات آپ کے پتے پر پہنچتے ہیں، انہیں وہیں جانا چاہیے!

❚ نیچے چیک کرنے کے لیے مواد اکٹھا کرکے شروع کریں۔ وقتاً فوقتاً، ہر چیز پر کارروائی کریں، یعنی ہر کاغذ کے مواد کو چیک کریں: متعلقہ کے طور پر جانچے گئے افراد کو سب سے اوپر کی ٹرے پر جانے کا حق ملتا ہے - یہ قابل ادائیگی اکاؤنٹس کا معاملہ ہے، جسے بعد میں ایکٹو آرکائیو میں ایک مخصوص فولڈر میں بھیج دیا جانا چاہیے۔ (ذیل میں مزید پڑھیں، مرحلہ نمبر 2 میں)۔ کوئی بھی چیز جو مفید نہ ہو اسے سیدھا ردی کی ٹوکری میں جانا چاہیے۔

❚ کیا آپ نے چھوٹے بھورے رنگ کے سوٹ کیس (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$69.90) کو دیکھا جو میز کے اوپر شیلف پر ظاہر ہوتا ہے؟ یہ جذباتی قدر کے ساتھ کاغذات کو گروپ کرتا ہے، جو، آئیے اس کا سامنا کرتے ہیں، ڈھیروں کے درمیان کھو نہیں سکتے۔فنانس کا

2. ایکٹو فائل

❚ کچھ دستاویزات تک دوسروں کے مقابلے زیادہ رسائی حاصل کی جاتی ہے، لہذا یہ مشورہ دیا جاتا ہے کہ کاغذی کارروائی کو استعمال کی فریکوئنسی کے مطابق ترتیب دیا جائے۔ "ہر وہ چیز جس سے باقاعدگی سے مشورہ کیا جاتا ہے اور فراہم کیا جاتا ہے وہ قابل رسائی ہے"، ماہر سکھاتا ہے۔

❚ ہر زمرے کے لیے مخصوص فولڈرز کا ہونا ضروری ہے: دستورالعمل، وارنٹی اور پروڈکٹ انوائس؛ کھلے اکاؤنٹس؛ موجودہ سال کے لیے ادا کیے گئے اکاؤنٹس؛ اور جاری سرگرمیوں کی دستاویزات۔

❚ گھریلو آلات اور دیگر مصنوعات کے بارے میں معلومات دیکھنے کے لیے، پلاسٹک کے تھیلوں کے ساتھ کیٹلاگ ٹائپ فولڈر ایک بہترین آپشن ہے۔ ایک ہی بیگ میں ہر آئٹم کے لیے دستی، وارنٹی اور نوٹ ڈال کر زندگی کو آسان بنائیں۔ جہاں تک آرڈر کا تعلق ہے، اس فولڈر کو گھر کے ماحول کے مطابق سیکٹر کرنا قابل قدر ہے۔ “یعنی کمرے میں موجود اشیاء کو یکے بعد دیگرے ترتیب دیا جا سکتا ہے۔ پھر باورچی خانے، سونے کے کمرے وغیرہ سے آئیں…”، ذاتی منتظم کی تفصیلات۔

❚ موجودہ سال کے وہ بل جو پہلے ہی ادا ہو چکے ہیں ایک ایکارڈین فولڈر میں کئی کمپارٹمنٹس کے ساتھ محفوظ ہونے چاہئیں۔ کم یا زیادہ کمپارٹمنٹ والے فولڈرز ہیں: ایک ماڈل منتخب کریں جس میں خاندان کے تمام مالیاتی لین دین کی رسیدیں الگ سے فٹ ہوں، اور ہر ٹیب کی شناخت لیبل کے ساتھ کریں۔

❚ روزمرہ استعمال کی فائلوں میں، کے لیے ایک جگہ محفوظ کریں۔موزوں کردار جن کا تعلق کسی پروجیکٹ یا پیشے سے ہے جو جاری ہے - کیا آپ طبی علاج کروا رہے ہیں اور ٹیسٹ کروا رہے ہیں؟ کاغذی کارروائی کو ایک فولڈر میں جمع کریں اور جب تک ضروری ہو اسے ہاتھ میں رکھیں!

3. ذاتی دستاویزات

❚ انتہائی اہمیت کا حامل اور ہمیشہ- حجم میں اضافہ، ذاتی دستاویزات آرام دہ رہائش کے لئے پوچھتے ہیں. انہیں آسانی اور فعالیت کے ساتھ ذخیرہ کرنے کے لیے، ایک اچھا انتخاب ایک دراز ہے جس میں فولڈر لٹکانے کے لیے سپورٹ ہے (مختلف رنگوں میں چھ یونٹوں والی کٹ، بذریعہ ڈیلو۔ Eu Organizo , R$ 13)۔

❚ یہ صرف RG، CPF اور سرٹیفکیٹ نہیں ہیں جو اس فائل کو بناتے ہیں۔ پیشہ ورانہ اور تعلیمی تاریخ، انکم ٹیکس سے متعلق کاغذی کارروائی، سفری دستاویزات، اور بہت سے دوسرے کاغذات اس ٹکڑے میں سب سے بھرے دراز میں پڑے ہیں۔

❚ ایک عام غلطی تمام خاندانی دستاویزات کو ایک جگہ چھوڑنا ہے۔ درست بات یہ ہے کہ ہر ممبر کے اپنے فولڈر ہوتے ہیں۔ سنگل پیک میں یا کئی یونٹوں کے ساتھ فروخت کیا جاتا ہے، معطل شدہ ماڈلز کا ایک ڈیزائن ہوتا ہے جو ان کے مواد کو دیکھنے میں سہولت فراہم کرتا ہے۔ عملی طور پر، وہ اندر ایک سے زیادہ دستاویزات کو ایڈجسٹ کر سکتے ہیں اور اس کے باوجود، اگر کمپریس کیا جائے تو وہ کمپیکٹ ہوتے ہیں۔

❚ شناختی ٹیبز معروضی اور جامع عنوانات کے ساتھ یکجا ہوتے ہیں، جیسے: انشورنس (مثلاً زندگی اور گھر)، بینک (مثلاً کریڈٹ کارڈ اور مالیاتی معاہدہ)، رئیل اسٹیٹ (مثلاً: معاہدہکرایہ اور بہتری پر رسیدیں)، گاڑیاں (مثلاً انشورنس پالیسی اور خرید و فروخت کی دستاویز)۔

❚ بڑے زمرے داخلی ذیلی تقسیم کے ساتھ ترتیب میں رہتے ہیں۔ ایل کے سائز کے فولڈر، پارباسی پلاسٹک سے بنے ہوئے (ایک کٹ جس میں مختلف رنگوں میں دس یونٹ ہیں، ڈیلو کی طرف سے. Eu Organizo , R$ 12)، ایک ہی موضوع پر پتلے اور مؤثر طریقے سے گھر کے کاغذات ہیں۔

❚ ایک ذاتی آرگنائزر ٹپ اس فولڈر پر خصوصی توجہ دینا ہے جس میں سفری دستاویزات ہیں، جیسے پاسپورٹ اور ویزا، کیونکہ ان کی میعاد ختم ہونے کی تاریخ ہے۔ سفر کے دوران دستاویزات لے جانے کے لیے اندر، ایک خصوصی پرس رکھنے کے قابل بھی ہے (پاسپورٹ کیس، 10 x 5 سینٹی میٹر، Lili Wood , R$ 29)۔

4. آرکائیو

❚ اس کی ادائیگی کی گئی ہے اور یہ اس سال سے نہیں ہے، آپ اسے آرکائیو میں منتقل کر سکتے ہیں! مالیاتی لین دین کا ڈپازٹ جو اب اتنا قابل رسائی ہونے کی ضرورت نہیں ہے، اسے رسیدیں اور پچھلے سالوں میں کی گئی ادائیگیوں کا ثبوت ملتا ہے۔

❚ کیا آپ سالانہ قرض کے تصفیے کے بیان والے کو جانتے ہیں؟ اگر نہیں، تو جان لیں کہ یہ اس کے قابل ہے۔ دستاویز، جو قانون کے مطابق درکار ہے، لازمی طور پر سال میں ایک بار سرکاری اور نجی خدمات فراہم کرنے والوں کے ذریعے جاری کی جانی چاہیے اور پچھلے سال ادا کی گئی رسیدوں کے تمام ثبوتوں کی جگہ لے لینی چاہیے۔ یہ عام طور پر مئی کے مہینے میں آتا ہے۔ کیا آپ کو یہ کاغذ ملا؟ ایک ہی وقت میں مزید 12 کو ضائع کریں۔

❚ اگر آپ کا ارادہ آپ کے پاس موجود فارموں کی تعداد کو کم کرنا ہے، تو ہٹا دیں۔اپنے کمپیوٹر سے فائدہ اٹھائیں. جب بھی ممکن ہو، ای میل کے ذریعے خط و کتابت حاصل کرنے کا انتخاب کریں اور دستاویزات کو اسکین کرنے کے لیے اسکینر کا استعمال کریں۔ ان لوگوں کے لیے صرف ایک انتباہ جو عام طور پر انٹرنیٹ پر بینکنگ لین دین کرتے ہیں: جب ادا شدہ سلپس کو لکھنے کا وقت ہو تو بلوں پر لکھیں کہ آپ نے انہیں کب اور کیسے ادا کیا۔

کچھ بھی نہ جمع کرنے کے لیے، راز یہ ہے کہ وقتاً فوقتاً جائزہ لیا جائے!

❚ ہر وہ دستاویز جو اہم معلوم ہوتی ہے اسے ہماری فائلوں میں طویل عرصے تک جگہ رکھنے کی ضرورت نہیں ہے۔ ڈیڈ لائن کے بارے میں شکوک و شبہات کو دور کرنے کے لیے، نیچے دی گئی فہرستوں سے مشورہ کرنا ضروری ہے۔

پانچ سال تک رکھنا ضروری ہے:

❚ ٹیکس (IRPF، IPTU اور IPVA)

❚ پانی، بجلی، ٹیلی فون اور دیگر ضروری خدمات کے بلوں کی ادائیگی کا ثبوت یا قرضوں کی ادائیگی کے سالانہ گوشوارے

❚ کرایہ، کریڈٹ کارڈز اور اسکول کی فیسوں کی ادائیگی کا ثبوت تجدید ہونے تک رکھنا ضروری ہے:

❚ معاہدے اور انشورنس (زندگی، کار، جائیداد وغیرہ۔ )

ہمیشہ کے لیے رکھنا ضروری ہے:

❚ ذاتی دستاویزات

❚ پاسپورٹ

❚ اعمال

❚ INSS سے کتابچہ <3

❚ عہد نامہ ماخذ: Fundação Procon-SP

*ستمبر 2015 میں قیمتوں کی تحقیق کی گئی، تبدیلی کے تابع۔