این باور نکردنی است: وقتی نوبت به تشکیل حساب‌ها می‌رسد، همیشه کمبود فضا وجود دارد. اما وقتی به دنبال سند هستید، کشوها بی انتها به نظر می رسند! آیا کسی آنجا با این صحنه همذات پنداری می کند؟ بله، خیلی رایج است، او در خانه های اکثر مردم به یک کلاسیک تبدیل شده است. پیدا کردن یک دفترچه راهنمای لوازم خانگی به همراه معاینه پزشکی، یک بیمه نامه قدیمی ماشین - که حتی نیازی به نگه داری ندارد، دشوار نیست! – اشتراک گذاری فضا با اثبات آخرین رای، یک عکس 3×4 که در میان کوهی از فاکتورها و لغزش های غیرقابل کشف گم شده است... و بدتر از همه این است که این ذخیره سازی گیج کننده، علاوه بر برهم زدن روال خانگی – بالاخره چه کسی زندگی می کند این واقعیت زمانی که شما باید چیزی را پیدا کنید زمان زیادی می برد - هنوز هم می تواند باعث ناراحتی بزرگ و حتی ضررهای مالی شود. به عنوان مثال، از دست دادن یک سند، با عجله برای دریافت نسخه تکراری، استرس زیادی ایجاد می کند. این زمانی است که نیازی به پرداخت هزینه نیست.» دبورا به یاد می آورد. بنابراین، قبل از اینکه بی نظمی به دردسر تبدیل شود، نکات زیر را دنبال کنید و در سازماندهی فایل های شخصی خود دقت زیادی به خرج دهید.

دستور العمل برنده: مرتب سازی و توزیع دقیق بر اساس دسته ها

❚ اولین گام برای مرتب کردن مؤثر، یک قانون ارزشمند را در نظر داشته باشید: به محض اینکه مورد به دست شما افتاد، چیزهایی را که بی فایده است دور بریزید. فرم هایی را که کاربرد واقعی ندارند یا دیگر معتبر نیستند، مانندخبرنامه‌ها و تبلیغات، نسخه‌های پزشکی و دعوت‌نامه‌های قدیمی، قراردادها و کارت‌های بیمه که منقضی شده‌اند، راهنماها و فاکتورهای محصولاتی که ارسال کرده‌اید، و غیره.

❚ پس از انتخاب، زمان تقسیم اسناد فرا رسیده است. یک راه خوب برای سفارش آنها این است که آنها را در طبقه بندی های زیر قرار دهید: صندوق ورودی، فایل فعال، اسناد شخصی و بایگانی.

1. Inbox

❚ داشتن یک صندوق پستی دو طبقه اولین قدم در روشی است که توسط سازمان دهنده شخصی دبورا کامپوس آموزش داده شده است. این مورد به عنوان فیلتر شماره 1 در صف کاغذ کار می کند: به محض اینکه اوراق به آدرس شما رسید، همان جایی است که باید بروند!

❚ با جمع آوری مواد برای بررسی طبقه پایین شروع کنید. به صورت دوره‌ای، همه چیز را پردازش کنید، یعنی محتوای هر مقاله را بررسی کنید: آنهایی که مرتبط ارزیابی می‌شوند، حق رفتن به سینی بالایی را کسب می‌کنند - این مورد در مورد حساب‌های پرداختنی است، که باید متعاقباً به یک پوشه خاص در بایگانی فعال ارسال شود. (در زیر، در مرحله شماره 2 بیشتر بخوانید). هر چیزی که مفید نیست باید مستقیماً به سطل زباله برود.

❚ آیا به چمدان قهوه ای کوچک (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?، 69.90 دلار R$) که در قفسه بالای میز ظاهر می شود، توجه کردید؟ مقالاتی با ارزش عاطفی را گروه بندی می کند که، اجازه دهید با آن روبرو شویم، نمی توان آنها را در میان انبوه ها گم کرد.امور مالی

2. فایل فعال

❚ دسترسی به برخی از اسناد بیشتر از سایرین است، بنابراین توصیه می شود که مدارک بر اساس دفعات استفاده مرتب شوند. متخصص می آموزد: "هر چیزی که به طور منظم مورد مشاوره و عرضه قرار می گیرد، شایسته است در دسترس باشد".

❚ داشتن پوشه های خاص برای هر دسته ضروری است: دفترچه راهنما، گارانتی و فاکتور محصول. افتتاح حساب؛ حساب های پرداخت شده برای سال جاری؛ و اسناد فعالیت های جاری

❚ برای مشاهده اطلاعات مربوط به لوازم خانگی و سایر محصولات، پوشه کاتالوگ با کیسه های پلاستیکی گزینه بسیار خوبی است. با قرار دادن دفترچه راهنما، گارانتی و یادداشت برای هر مورد در یک کیف، زندگی را ساده کنید. در مورد ترتیب، ارزش بخش بندی این پوشه را با توجه به محیط های خانه دارد. «یعنی وسایل داخل اتاق را می‌توان یکی پس از دیگری مرتب کرد. سپس آنهایی از آشپزخانه، اتاق خواب، و غیره می آیند...»، جزئیات سازمان دهنده شخصی.

❚ صورتحساب‌های سال جاری که قبلاً پرداخت شده‌اند باید در یک پوشه آکاردئونی با چندین محفظه ذخیره شوند. پوشه‌هایی با محفظه‌های کمتر یا بیشتر وجود دارد: مدلی را انتخاب کنید که در آن رسیدهای همه تراکنش‌های مالی خانواده به طور جداگانه قرار می‌گیرد و هر برگه را با برچسب‌ها مشخص کنید.

❚ در میان فایل‌های مورد استفاده روزمره، فضایی را برای آن رزرو کنیدنقش های مناسب که مربوط به پروژه یا شغلی است که در حال انجام است – آیا تحت درمان پزشکی و آزمایش هستید؟ مدارک را در یک پوشه جمع کنید و تا زمانی که لازم است آن را در دسترس نگه دارید!

3. اسناد شخصی

❚ بسیار مهم و همیشه- افزایش حجم، اسناد شخصی برای مسکن راحت درخواست می کند. برای ذخیره آسان و کاربردی آنها، یک انتخاب خوب یک کشو با پشتیبانی از پوشه های آویزان است (کیت با شش واحد در رنگ های مختلف، توسط Dello. Eu Organizo، R$ 13).

❚ فقط RG، CPF و گواهینامه ها نیستند که این فایل را تشکیل می دهند. تاریخچه حرفه ای و آکادمیک، مدارک مربوط به مالیات بر درآمد، اسناد مسافرتی و بسیاری از اوراق دیگر در پر شده ترین کشوی این قطعه وجود دارد.

❚ یک اشتباه رایج این است که همه اسناد خانواده را در یک مکان بگذارید. نکته درست این است که هر عضو پوشه های خود را دارد. مدل‌های معلق که در بسته‌های تکی یا چند واحدی فروخته می‌شوند، طرحی دارند که تجسم محتویات آنها را تسهیل می‌کند. عملی، آنها می توانند بیش از یک سند را در داخل خود جای دهند و حتی اگر فشرده شوند، فشرده هستند.

❚ برگه های شناسایی با عناوین عینی و جامع ترکیب می شوند، مانند: بیمه (به عنوان مثال زندگی و خانه)، بانک ها (مثلاً کارت اعتباری و قرارداد مالی)، املاک و مستغلات (به عنوان مثال: قرارداداجاره و رسیدهای مربوط به بهبودها)، وسایل نقلیه (مثلاً بیمه نامه و سند خرید و فروش)، از جمله.

❚ دسته های بزرگ با زیربخش های داخلی مرتب می مانند. پوشه های L شکل، ساخته شده از پلاستیک شفاف (یک کیت با ده واحد در رنگ های مختلف، توسط Dello. Eu Organizo، R$ 12)، کاغذهای نازک و کارآمدی در مورد یک موضوع هستند.

❚ نکته سازمان دهنده شخصی این است که به پوشه ای که حاوی مدارک مسافرتی مانند گذرنامه و ویزا است توجه ویژه ای داشته باشید، زیرا این اسناد دارای تاریخ انقضا هستند. همچنین داشتن یک کیف پول انحصاری برای حمل اسناد در طول سفر (جعبه پاسپورت، 10 × 5 سانتی متر، لیلی وود، 29 روپیه) ارزش دارد.

4. آرشیو

❚ پولی هست و مال امسال نیست میتونی به آرشیو انتقال بدی! سپرده تراکنش های مالی که دیگر نیازی به دسترسی به آنها نیست، فاکتورها و گواهی پرداخت های انجام شده در سال های گذشته را دریافت می کند.

❚ آیا یکی را می شناسید که صورت حساب تسویه بدهی سالانه دارد؟ اگر نه، بدانید که ارزشش را دارد. این سند که طبق قانون اجباری است، باید سالی یک بار توسط ارائه دهندگان خدمات دولتی و خصوصی صادر شود و جایگزین تمام گواهی فاکتورهای پرداخت شده در سال قبل شود. معمولاً در ماه می می رسد. این کاغذ رو گرفتی؟ 12 فرم دیگر را همزمان دور بیندازید.

❚ اگر قصد شما کاهش تعداد فرم‌هایی است که دارید، حذف کنیداز کامپیوتر خود بهره مند شوید در صورت امکان، دریافت مکاتبات از طریق ایمیل را انتخاب کنید و از اسکنر برای اسکن اسناد استفاده کنید. فقط یک هشدار برای کسانی که معمولاً تراکنش‌های بانکی را از طریق اینترنت انجام می‌دهند: وقتی نوبت به نوشتن فیش‌های پرداختی می‌رسد، روی صورتحساب‌ها بنویسید که چه زمانی و چگونه آنها را پرداخت کرده‌اید.

برای اینکه بیهوده انباشته نشوید، راز این است که یک بررسی دوره ای انجام دهید!

❚ هر سندی که مهم به نظر می رسد نیازی به اشغال فضای طولانی در فایل های ما ندارد. برای رفع تردیدها در مورد ضرب الاجل ها، بهتر است به لیست های زیر مراجعه کنید.

باید به مدت پنج سال نگهداری شود:

❚ مالیات (IRPF، IPTU و IPVA)

❚ مدرک پرداخت قبوض آب، برق، تلفن و سایر خدمات ضروری یا صورت‌های سالانه تخلیه بدهی‌ها

❚ مدرک پرداخت اجاره، کارت‌های اعتباری و هزینه‌های مدرسه باید تا زمان تمدید نگهداری شود:

❚ قراردادها و بیمه (عمر، ماشین، اموال و غیره). )

باید برای همیشه نگهداری شود:

❚ اسناد شخصی

❚ گذرنامه

❚ اسناد

❚ دفترچه از INSS

❚ منبع عهد: Fundação Procon-SP

*قیمت‌ها در سپتامبر 2015 مورد بررسی قرار گرفتند، مشروط به تغییر.