Hihetetlen: amikor a számlák iktatására kerül a sor, mindig helyhiány van, de amikor egy dokumentumot keresünk, úgy tűnik, a fiókoknak nincs alja! Tudja valaki átérezni ezt a jelenetet? Annyira gyakori, hogy a legtöbb ember otthonában már klasszikusnak számít. Nem nehéz megtalálni egy elektromos készülék használati utasítását egy orvosi vizsgálattal, egy régi autóbiztosítási kötvényt - amit nem is kell elrakni!- És a legrosszabb az egészben az, hogy ez a zavaros tárolás amellett, hogy megzavarja a háztartási rutint - elvégre aki ezt a valóságot éli, az rengeteg időt tölt azzal, ha valamit meg kell találnia -, még komoly kellemetlenségeket, sőt, anyagi veszteséget is okozhat.Tehát, mielőtt a rendetlenség kellemetlenné válna, kövesse ezeket a tippeket, és rendszerezze személyes fájljait.

Bajnok recept: gondos válogatás és elosztás kategóriánként

❚ A hatékony rendrakás első lépése, hogy tartson szem előtt egy értékes szabályt: dobjon ki mindent, ami használhatatlan, amint a kezébe kerül. Dobjon ki minden olyan nyomtatott anyagot, amelynek nincs valódi haszna vagy már nem érvényes, például hírleveleket és hirdetéseket, recepteket és régi meghívókat, lejárt biztosítási szerződéseket és kártyákat, kézikönyveket és számlákat olyan termékekről, amelyekrőltöbbek között.

❚ Miután a kiválasztás megtörtént, ideje a dokumentumokat tagolni. A válogatás jó módja, ha a következő osztályozásokba sorolja őket: postaláda, aktív fájl, személyes dokumentumok és holt fájl.

Beérkezett üzenetek

❚ Egy emeletes postaláda birtoklása az első lépés a Débora Campos személyi szervező által tanított módszerben. Ez a tárgy az 1. számú szűrőként működik a papírmunkák sorában: amint papírok érkeznek a címedre, oda kell kerülniük!

❚ Kezdje az anyagok csoportosításával a lenti ellenőrzéshez. Rendszeresen dolgozzon fel mindent, azaz ellenőrizze az egyes papírok tartalmát: a relevánsnak ítélt papírok jogot kapnak arra, hogy a felső tálcára kerüljenek - ilyenek a fizetendő számlák, amelyeket ezt követően az aktív dosszié egy meghatározott mappájába kell továbbítani (erről bővebben alább, a 2. lépésben olvashat).Mindent, ami nem használható, azonnal ki kell dobni.

❚ Észrevetted a kis barna bőröndöt (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$), ami az íróasztal feletti polcon áll? Olyan affektív értékű papírokat csoportosít, amelyek, valljuk be, nem veszhetnek el a pénzügyek halmai között.

2. aktív archívum

Bizonyos dokumentumokhoz gyakrabban férünk hozzá, mint másokhoz, ezért célszerű a papírokat a használat gyakoriságának megfelelően elrendezni: "Mindennek, amit rendszeresen megnézünk és ellátunk, elérhető közelségben kell lennie" - tanítja a szakember.

❚ Minden kategóriához külön mappákra van szükség: termékkézikönyvek, garanciák és számlák; nyitott számlák; a folyó év elszámolt számlái; és a folyamatban lévő tevékenységek dokumentumai.

❚ Az elektromos készülékek és egyéb termékek információinak megjelenítésére remek megoldás a katalógus típusú mappa, műanyag zacskókkal. Egyszerűsítse az életet, ha minden egyes termékhez ugyanabba a zacskóba teszi a használati útmutatót, a garanciát és a jegyzetet. Ami a sorrendet illeti, érdemes ezt a mappát a ház helyiségei szerint szektorozni. "Vagyis a nappaliban lévő tárgyakat egymás mögé lehet rendezni. Aztán jöhetnek aa konyha, a hálószoba és így tovább..." - magyarázza a személyi szervező.

❚ A folyó évre vonatkozó, már kifizetett számlákat egy több rekeszes gyűrűs iratgyűjtőben kell tárolni. Vannak kevesebb vagy több rekeszes iratgyűjtők: válasszon olyan modellt, amelybe a család összes pénzügyi tranzakciójának bizonylatai külön-külön elférnek, és minden egyes fület címkével jelölje meg.

❚ A mindennapi akták között alakítson ki egy olyan helyet, ahová elférnek azok a papírok, amelyek egy folyamatban lévő projekthez vagy foglalkozáshoz kapcsolódnak - orvosi kezelésen és vizsgálatokon vesz részt? Gyűjtse össze a papírmunkát egy mappába, és tartsa magánál, amíg szüksége van rá!

3. személyes dokumentáció

❚ A rendkívül fontos és egyre növekvő mennyiségű személyes dokumentumok kényelmes otthont igényelnek. A könnyű és funkcionális archiváláshoz jó választás a függőmappáknak fenntartott fiók (hat darabos készlet különböző színekben, Dello. Eu Organizo, 13 R$).

❚ Nem csak személyi igazolványok, CPF-ek és bizonyítványok alkotják ezt a dossziét. Szakmai és tanulmányi előzmények, jövedelemadóval kapcsolatos papírok, utazási dokumentumok és még sok más irat lapul a legzsúfoltabb fiókban.

❚ Gyakori hiba, hogy az egész család dokumentumait egy helyen hagyjuk. A helyes az, ha minden tagnak saját mappája van. Az egy- vagy több egységből álló csomagokban kapható, akasztós modellek kialakítása megkönnyíti a tartalmuk megtekintését. Praktikus, több dokumentumot is befogadhatnak a belsejükben, és még így, tömörítve is kompaktak.

❚ Az azonosító fülek objektív és átfogó címeknek felelnek meg, mint például: biztosítás (pl. élet- és lakásbiztosítás), banki (pl. hitelkártya és finanszírozási szerződés), ingatlan (pl. bérleti szerződés és a fejlesztésekről szóló bizonylatok), járművek (pl. biztosítási kötvény és adásvételi és eladási dokumentum), többek között.

❚ A nagy kategóriák rendezettek, belső felosztással. Az áttetsző műanyagból készült L mappák (a Dello. Eu Organizo tíz különböző színű egységből álló készlete, 12 R$) vékonyak, és hatékonyan tárolják az azonos témájú papírokat.

A személyi szervező tippje, hogy fordítson különös figyelmet az úti okmányokat, például az útleveleket és a vízumokat összegyűjtő mappára, mert ezeknek lejárati ideje van. Érdemes egy exkluzív pénztárcát is beszerezni, amelyben az utazás során a dokumentumok szállítására alkalmas (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , 29 R$).

4. halott archívum

❚ Kifizették, és nem az idei évből származik, átviheti a halott fájlba! Olyan pénzügyi tranzakciók tárolása, amelyekre már nincs szükség, hogy így hozzáférhetők legyenek, itt tárolják a korábbi években történt kifizetésekről szóló számlákat és bizonylatokat.

❚ Ismeri az éves adósságmentesítési nyilatkozatot? Ha nem, akkor érdemes. A jogszabály által kötelezően előírt dokumentumot a köz- és magánszolgáltatóknak évente egyszer kell kiállítaniuk, és az előző évben kifizetett összes számlát helyettesíti. Általában májusban érkezik. Megkapta ezt a papírt? A többi 12-t azonnal tüntesse el.

❚ Ha az a szándék, hogy csökkentse a nyomtatott papírok számát, használja ki a számítógép előnyeit. Amikor csak lehetséges, válassza az e-mailen keresztül történő levelezést, és használja a szkennert a dokumentumok beolvasására. Csak egy figyelmeztetés azoknak, akik általában interneten keresztül végzik a banki műveleteket: amikor a kifizetett számlák leírására kerül sor, írja fel a számlákra, hogy mikor és hogyan fizette ki azokat.

Hogy ne halmozódjon fel feleslegesen, a titok az időszakos felülvizsgálat!

❚ Nem minden fontosnak tűnő dokumentumnak kell sokáig helyet foglalnia az aktáinkban. A határidőkkel kapcsolatos kétségek eloszlatásához érdemes megnézni az alábbi listákat.

Ezeket öt évig kell megőrizni:

❚ Adók (IRPF, IPTU és IPVA)

❚ A víz-, villany-, telefon- és egyéb alapvető szolgáltatások számláinak befizetését igazoló bizonylatok, vagy éves kimutatások a kifizetetlen tartozásokról.

❚ A bérleti díj, a hitelkártyák és az iskolai díjak befizetésének igazolását a megújításukig meg kell őrizni:

❚ Szerződések és biztosítások (élet, autó, ingatlan stb.)

Ezeket örökre meg kell őrizni:

❚ Személyes dokumentumok

❚ Útlevelek

❚ Szentírás

❚ INSS-igazolványok

❚ Testamentum Forrás: Procon-SP Alapítvány

* 2015 SZEPTEMBERÉBEN KUTATOTT ÁRAK, VÁLTOZHATNAK.