Det er utroligt: Når det er tid til at arkivere regningerne, er der altid mangel på plads, men når du leder efter et dokument, ser skufferne ikke ud til at have nogen bund! Kan nogen relatere til denne scene? Det er så almindeligt, at det er blevet en klassiker i de fleste menneskers hjem. Det er ikke svært at finde en manual til et elektrisk apparat med en lægeundersøgelse, en gammel bilforsikringspolice - som ikke engang behøver at blive lagt væk!- Og det værste af det hele er, at denne forvirrende opbevaring, ud over at forstyrre den hjemlige rutine - når alt kommer til alt, bruger de, der lever i denne virkelighed, meget tid, når de skal finde noget - stadig kan forårsage store ulemper og endda økonomiske tab.Så før uordenen bliver en plage, skal du følge disse tips og organisere dine personlige filer.

Mesteropskrift: omhyggelig sortering og fordeling efter kategori

❚ Det første skridt til effektiv oprydning er at huske på en vigtig regel: Smid alt ubrugeligt væk, så snart du får det i hænderne. Smid alle tryksager væk, der ikke har nogen reel nytte eller ikke længere er gyldige, såsom nyhedsbreve og reklamer, recepter og gamle invitationer, forsikringskontrakter og kort, der er udløbet, manualer og fakturaer for produkter, du har købt.blandt andre.

❚ Når udvælgelsen er foretaget, er det tid til at opdele dokumenterne. En god måde at sortere dem på er ved at inddele dem i følgende klassifikationer: indbakke, aktiv fil, personlige dokumenter og død fil.

Indbakke

❚ At have en dobbeltdækker-postkasse er det første skridt i den metode, som Débora Campos har lært os. Den fungerer som filter nummer 1 i køen af papirarbejde: Så snart der ankommer papirer til din adresse, er det der, de skal hen!

❚ Start med at gruppere materialer til kontrol nedenunder. Gennemgå alt med jævne mellemrum, dvs. tjek indholdet af hvert papir: De, der vurderes som relevante, fortjener at komme i den øverste bakke - dette er tilfældet med kreditorregnskabet, som efterfølgende skal videresendes til en bestemt mappe i den aktive fil (læs mere nedenfor, i trin nummer 2).Alt, hvad der ikke kan bruges, skal smides ud med det samme.

❚ Lagde du mærke til den lille brune kuffert (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$ 69,90), der står på hylden over skrivebordet? Den samler papirer med affektiv værdi, som, lad os se det i øjnene, ikke kan blive væk blandt bunkerne af økonomi.

2. aktivt arkiv

Visse dokumenter bruges oftere end andre, så det er tilrådeligt at indrette papirarbejdet efter, hvor ofte det bruges: "Alt, hvad der konsulteres og leveres regelmæssigt, fortjener at være inden for rækkevidde", lærer specialisten.

❚ Det er nødvendigt at have specifikke mapper for hver kategori: produktmanualer, garantier og fakturaer; åbne konti; afregnede konti for indeværende år; og dokumenter om igangværende aktiviteter.

❚ For at vise oplysninger om elektriske apparater og andre produkter er mappen af katalogtypen med plastposer en god mulighed. Gør livet lettere ved at lægge manualen, garantien og noten for hver vare i den samme pose. Med hensyn til rækkefølgen er det værd at sektorisere denne mappe i henhold til husets rum. "Det vil sige, at tingene i stuen kan arrangeres bag hinanden. Derefter kommer dekøkkenet, soveværelset og så videre...", forklarer den personlige organisator.

❚ De regninger for indeværende år, der allerede er betalt, skal opbevares i et ringbind med flere rum. Der findes ringbind med færre eller flere rum: Vælg en model, der passer til kvitteringerne for alle familiens økonomiske transaktioner hver for sig, og identificer hvert faneblad med etiketter.

❚ Gør plads til papirer, der har at gøre med et igangværende projekt eller beskæftigelse - er du under medicinsk behandling og prøver? Saml papirerne i en mappe, og opbevar den, så længe du har brug for den!

3. Personlig dokumentation

❚ Personlige dokumenter er yderst vigtige, og mængden af dem stiger hele tiden. For at arkivere dem nemt og funktionelt er et godt valg en skuffe med støtte til hængemapper (sæt med seks dele i forskellige farver, fra Dello. Eu Organizo, R$ 13).

❚ Det er ikke kun ID, CPF og certifikater, der udgør den mappe. Professionel og akademisk historie, skatterelaterede papirer, rejsedokumenter og så mange andre papirer ligger i den mest indelukkede skuffe.

❚ En almindelig fejl er at lade hele familiens dokumenter ligge ét sted. Det rigtige er, at hvert medlem har sin egen mappe. De hængende modeller sælges i pakker med en eller flere enheder og har et design, der gør det lettere at se indholdet. De er praktiske og kan rumme mere end ét dokument, og hvis de er komprimerede, er de kompakte.

❚ Identifikationsfaner matcher objektive og omfattende titler, såsom: forsikring (f.eks. livs- og indboforsikring), bank (f.eks. kreditkort og finansieringsaftale), fast ejendom (f.eks. lejekontrakt og kvitteringer på forbedringer), køretøjer (f.eks. forsikringspolice og købs- og salgsdokument), blandt andre.

❚ Store kategorier er ordnet med interne underinddelinger. L-mapper af gennemsigtig plast (sæt med ti enheder i forskellige farver, fra Dello. Eu Organizo, R$ 12) er slanke og rummer effektivt papirer med samme emne.

Et tip fra den personlige arrangør er at være særlig opmærksom på den mappe, der samler rejsedokumenter, såsom pas og visa, fordi de har en udløbsdato. Det er også værd at have en eksklusiv pung indeni til at bære dokumenter under rejsen (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29).

4. dødt arkiv

❚ Det er betalt, og det er ikke fra i år, du kan overføre det til den døde fil! Opbevaring af økonomiske transaktioner, der ikke længere behøver at være så tilgængelige, det er her fakturaer og kvitteringer fra betalinger foretaget i tidligere år opbevares.

❚ Kender du til den årlige opgørelse over gældssanering? Hvis ikke, er det umagen værd. Dokumentet, som er lovpligtigt, skal udstedes af offentlige og private tjenesteudbydere en gang om året og erstatter alle de regninger, der blev betalt det foregående år. Det kommer normalt i maj. Har du modtaget dette papir? Smid de andre 12 ud med det samme.

❚ Hvis hensigten er at reducere antallet af trykte papirer, skal du udnytte din computer. Når det er muligt, skal du vælge at modtage korrespondance via e-mail og bruge scanneren til at scanne dokumenter. Bare en advarsel til dem, der normalt udfører bankforretninger via internettet: Når det kommer til at afskrive betalte regninger, skal du skrive på kontiene, hvornår og hvordan du betalte dem.

For at undgå, at det hober sig op til ingen nytte, er hemmeligheden at foretage en periodisk gennemgang!

❚ Ikke alle dokumenter, der virker vigtige, behøver at optage plads i vores arkiver i lang tid. For at fjerne enhver tvivl om deadlines er det værd at tage et kig på listerne nedenfor.

De skal opbevares i fem år:

❚ Skatter (IRPF, IPTU og IPVA)

❚ Bevis for betaling af vand-, el-, telefon- og andre vigtige regninger eller årsopgørelser over ubetalt gæld.

❚ Bevis for betaling af husleje, kreditkort og skolepenge skal gemmes, indtil de fornyes:

❚ Kontrakter og forsikringer (liv, bil, ejendom osv.)

De skal gemmes for evigt:

❚ Personlige dokumenter

❚ Pas

❚ Skriften

❚ INSS-karneter

❚ Testamente Kilde: Procon-SP Foundation

*PRISER UNDERSØGT I SEPTEMBER 2015, MED FORBEHOLD FOR ÆNDRINGER.