Thật không thể tin được: khi lập tài khoản, luôn thiếu chỗ. Nhưng khi bạn đang tìm tài liệu, các ngăn kéo dường như không đáy! Có ai ngoài đó đồng nhất với cảnh không? Vâng, rất phổ biến, cô ấy đã trở thành cổ điển trong nhà của hầu hết mọi người. Không khó để tìm thấy sách hướng dẫn sử dụng thiết bị cùng với giấy khám sức khỏe, hợp đồng bảo hiểm ô tô cũ – những thứ thậm chí không cần phải giữ lại! – chia sẻ không gian với bằng chứng của lần bỏ phiếu cuối cùng, một bức ảnh 3×4 bị mất giữa một núi hóa đơn và phiếu không thể đọc được… Và điều tồi tệ nhất là việc lưu trữ khó hiểu này, ngoài việc phá vỡ thói quen trong nhà – rốt cuộc thì ai sống thực tế này làm mất rất nhiều thời gian khi bạn phải tìm thứ gì đó – nó vẫn có thể gây ra sự bất tiện lớn và thậm chí là tổn thất tài chính. “Ví dụ, việc mất một tài liệu gây ra rất nhiều căng thẳng với việc phải gấp rút lấy bản sao. Đây là lúc nó không yêu cầu thanh toán phí”, Débora nhớ lại. Vì vậy, trước khi sự lộn xộn trở nên rắc rối, hãy làm theo các mẹo bên dưới và quan tâm đến việc sắp xếp các tệp cá nhân của bạn.

Công thức chiến thắng: sắp xếp và phân bổ cẩn thận theo danh mục

❚ Bước đầu tiên Để có hiệu quả dọn dẹp, hãy ghi nhớ một quy tắc quý giá: loại bỏ những thứ vô dụng ngay khi món đồ đó rơi vào tay bạn. Bỏ qua bất kỳ biểu mẫu nào không có công dụng thực sự hoặc không còn giá trị, chẳng hạn nhưbản tin và quảng cáo, đơn thuốc và thư mời cũ, hợp đồng bảo hiểm và thẻ đã hết hạn, hướng dẫn sử dụng và hóa đơn cho các sản phẩm mà bạn đã chuyển giao, v.v.

❚ Sau khi lựa chọn xong, đã đến lúc chia tài liệu thành nhiều ngăn. Một cách hay để sắp xếp chúng là xếp chúng vào các phân loại sau: hộp thư đến, tệp đang hoạt động, tài liệu cá nhân và kho lưu trữ.

1. Hộp thư đến

❚ Có hộp thư hai tầng là bước đầu tiên trong phương pháp do nhà tổ chức cá nhân Débora Campos giảng dạy. Mục này hoạt động như bộ lọc số 1 trong hàng đợi giấy tờ: ngay khi giấy tờ đến địa chỉ của bạn, đó là nơi chúng nên đến!

❚ Bắt đầu bằng cách thu thập tài liệu để kiểm tra ở tầng dưới. Xử lý mọi thứ theo định kỳ, tức là kiểm tra nội dung của từng giấy tờ: những giấy tờ được đánh giá là phù hợp sẽ có quyền chuyển lên khay trên cùng – đây là trường hợp của các khoản phải trả, sau đó phải được chuyển tiếp đến một thư mục cụ thể trong kho lưu trữ đang hoạt động (đọc thêm bên dưới, ở bước số 2). Bất cứ điều gì không hữu ích nên đi thẳng vào thùng rác.

❚ Bạn có để ý thấy chiếc vali nhỏ màu nâu (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$69,90) xuất hiện trên giá phía trên bàn làm việc không? Nó nhóm các giấy tờ có giá trị tình cảm, mà hãy đối mặt với nó, không thể bị mất giữa các đống.của tài chính.

2. Tệp đang hoạt động

❚ Một số tài liệu được truy cập nhiều hơn những tài liệu khác, vì vậy nên sắp xếp giấy tờ theo tần suất sử dụng. Chuyên gia dạy: “Mọi thứ được tư vấn và cung cấp thường xuyên đều xứng đáng nằm trong tầm tay”.

❚ Cần có các thư mục cụ thể cho từng danh mục: hướng dẫn sử dụng, bảo hành và hóa đơn sản phẩm; mở tài khoản; tài khoản đã thanh toán cho năm hiện tại; và tài liệu về các hoạt động đang diễn ra.

❚ Để xem thông tin liên quan đến thiết bị gia dụng và các sản phẩm khác, thư mục loại catalog, có túi nhựa, là một lựa chọn tuyệt vời. Đơn giản hóa cuộc sống bằng cách đặt hướng dẫn sử dụng, bảo hành và ghi chú cho từng mục trong cùng một túi. Đối với thứ tự, đáng để phân chia thư mục này theo môi trường của ngôi nhà. “Tức là các vật dụng trong phòng có thể được sắp xếp lần lượt. Sau đó là những thứ từ nhà bếp, phòng ngủ, v.v…”, người tổ chức cá nhân nêu chi tiết.

❚ Hóa đơn cho năm hiện tại đã được thanh toán phải được lưu trữ trong thư mục đàn accordion có nhiều ngăn. Có các thư mục có ít hoặc nhiều ngăn hơn: chọn kiểu máy trong đó biên lai cho tất cả các giao dịch tài chính của gia đình sẽ nằm riêng biệt và xác định từng tab bằng nhãn.

❚ Trong số các tệp được sử dụng hàng ngày, hãy dành một khoảng trống chophù hợp với những vai trò liên quan đến một số dự án hoặc nghề nghiệp đang được tiến hành – bạn có đang điều trị y tế và trải qua các xét nghiệm không? Tập hợp giấy tờ vào một tập hồ sơ và giữ nó ở bên cạnh càng lâu càng cần thiết!

3. Tài liệu cá nhân

❚ Vô cùng quan trọng và luôn- khối lượng ngày càng tăng, giấy tờ tuỳ thân xin nhà ở thoải mái. Để cất giữ chúng một cách dễ dàng và đầy đủ chức năng, một lựa chọn tốt là ngăn kéo có hỗ trợ treo thư mục (bộ gồm sáu ngăn với nhiều màu sắc khác nhau, của Dello. Eu Organizo , R$ 13).

❚ Không chỉ RG, CPF và các chứng chỉ tạo nên tệp này. Lịch sử nghề nghiệp và học vấn, các thủ tục giấy tờ liên quan đến Thuế thu nhập, tài liệu du lịch và rất nhiều giấy tờ khác nằm ở phía trước trong ngăn kéo được nhồi nhét nhiều nhất trong mảnh.

❚ Một sai lầm phổ biến là để tất cả tài liệu gia đình ở một nơi. Điều đúng là mỗi thành viên có thư mục riêng của họ. Được bán theo gói đơn lẻ hoặc với nhiều đơn vị, các mô hình treo có thiết kế tạo điều kiện trực quan hóa nội dung của chúng. Thực tế, chúng có thể chứa nhiều hơn một tài liệu bên trong và thậm chí như vậy, nếu được nén, chúng sẽ nhỏ gọn.

❚ Các tab nhận dạng kết hợp với tiêu đề khách quan và toàn diện, chẳng hạn như: bảo hiểm (ví dụ: nhân thọ và nhà ở), ngân hàng (ví dụ: thẻ tín dụng và thỏa thuận tài chính), bất động sản (ví dụ: hợp đồng củatiền thuê và biên lai cải tiến), xe cộ (ví dụ như chính sách bảo hiểm và tài liệu mua bán), trong số những thứ khác.

❚ Các danh mục lớn được sắp xếp theo thứ tự với các phân mục nội bộ. Bìa hồ sơ hình chữ L, làm bằng nhựa trong mờ (một bộ có mười chiếc với các màu khác nhau, của Dello. Eu Organizo, R$ 12), là loại giấy tờ nhà mỏng và hiệu quả về cùng một chủ đề.

❚ Mẹo dành cho người tổ chức cá nhân là đặc biệt chú ý đến cặp tài liệu du lịch, chẳng hạn như hộ chiếu và thị thực, vì những thứ này có ngày hết hạn. Bên trong cũng đáng để có một chiếc ví chuyên dụng để đựng tài liệu trong chuyến đi (Hộ chiếu, 10 x 5 cm, Gỗ Lili , R$ 29).

4. Lưu trữ

❚ Đã thanh toán và không phải từ năm nay, bạn có thể chuyển nó vào kho lưu trữ! Gửi các giao dịch tài chính không còn cần thiết để truy cập, nó sẽ nhận được hóa đơn và bằng chứng thanh toán được thực hiện trong những năm trước.

❚ Bạn có biết người có bản sao kê thanh toán nợ hàng năm không? Nếu không, hãy biết rằng nó rất đáng giá. Tài liệu này, theo luật bắt buộc, phải được các nhà cung cấp dịch vụ công và tư phát hành mỗi năm một lần và thay thế tất cả các bằng chứng về hóa đơn đã thanh toán trong năm trước. Nó thường đến vào tháng Năm. Bạn đã nhận được giấy này? Loại bỏ 12 biểu mẫu khác cùng một lúc.

❚ Nếu ý định của bạn là giảm số lượng biểu mẫu bạn có, hãy loại bỏhưởng lợi từ máy tính của bạn. Bất cứ khi nào có thể, hãy chọn nhận thư từ qua email và sử dụng máy quét để quét tài liệu. Chỉ là một cảnh báo cho những người thường thực hiện các giao dịch ngân hàng qua internet: khi đến lúc viết các phiếu đã thanh toán, hãy viết trên hóa đơn thời gian và cách bạn thanh toán chúng.

Để không tích lũy vô ích, bí quyết là thực hiện đánh giá định kỳ!

❚ Không phải mọi tài liệu có vẻ quan trọng đều cần chiếm dung lượng trong tệp của chúng tôi trong một thời gian dài. Để xóa tan những nghi ngờ về thời hạn, bạn nên tham khảo danh sách dưới đây.

Phải được lưu giữ trong 5 năm:

❚ Thuế (IRPF, IPTU và IPVA)

❚ Bằng chứng thanh toán hóa đơn nước, điện, điện thoại và các dịch vụ thiết yếu khác hoặc báo cáo thanh toán nợ hàng năm

❚ Bằng chứng thanh toán tiền thuê nhà, thẻ tín dụng và học phí Phải được lưu giữ cho đến khi gia hạn:

❚ Hợp đồng và bảo hiểm (nhân thọ, xe hơi, tài sản, v.v. )

Phải được lưu giữ vĩnh viễn:

❚ Tài liệu cá nhân

❚ Hộ chiếu

❚ Chứng thư

❚ Sổ tay từ INSS

❚ Nguồn di chúc: Fundação Procon-SP

*GIÁ ĐƯỢC NGHIÊN CỨU VÀO THÁNG 9 NĂM 2015, CÓ THỂ THAY ĐỔI.