To niewiarygodne: kiedy przychodzi czas na złożenie rachunków, zawsze brakuje miejsca, ale kiedy szukasz dokumentu, szuflady wydają się nie mieć dna! Czy ktoś może odnieść się do tej sceny? Jest tak powszechna, że stała się klasyką w większości domów. Nietrudno znaleźć instrukcję obsługi urządzenia elektrycznego z badaniem lekarskim, starą polisę ubezpieczeniową samochodu - której nawet nie trzeba odkładać!- A najgorsze w tym wszystkim jest to, że to zagmatwane przechowywanie, oprócz zakłócania domowej rutyny - w końcu ci, którzy żyją w tej rzeczywistości, spędzają dużo czasu, gdy muszą coś znaleźć - może nadal powodować poważne niedogodności, a nawet straty finansowe.Zanim więc nieporządek stanie się uciążliwy, zastosuj się do poniższych wskazówek i uporządkuj swoje pliki osobiste.

Przepis na mistrza: staranne sortowanie i dystrybucja według kategorii

Pierwszym krokiem do skutecznego porządkowania jest pamiętanie o jednej cennej zasadzie: wyrzucaj wszystko, co jest bezużyteczne, gdy tylko wpadnie ci w ręce. Wyrzucaj wszelkie materiały drukowane, które nie mają żadnego zastosowania lub są już nieaktualne, takie jak biuletyny i reklamy, recepty i stare zaproszenia, umowy ubezpieczeniowe i karty, które straciły ważność, instrukcje obsługi i faktury za produkty, które posiadasz.przekazał m.in.

Po dokonaniu selekcji, nadszedł czas na podzielenie dokumentów na kategorie. Dobrym sposobem na ich posortowanie jest dopasowanie ich do następujących klasyfikacji: skrzynka odbiorcza, plik aktywny, dokumenty osobiste i plik martwy.

Skrzynka odbiorcza

Posiadanie piętrowej skrzynki pocztowej to pierwszy krok w metodzie stosowanej przez osobistą organizatorkę Déborę Campos. Ten przedmiot działa jak filtr numer 1 w kolejce papierkowej roboty: gdy tylko dokumenty dotrą na Twój adres, to właśnie tam powinny trafić!

Zacznij od pogrupowania materiałów do sprawdzenia na dole. Okresowo przetwarzaj wszystko, tj. sprawdzaj zawartość każdego papieru: te ocenione jako istotne mają prawo przejść do górnej tacy - tak jest w przypadku zobowiązań, które następnie powinny zostać przekazane do określonego folderu w aktywnym pliku (czytaj więcej poniżej, w kroku numer 2).Wszystko, co jest bezużyteczne, powinno zostać natychmiast wyrzucone.

Czy zauważyłeś małą brązową walizkę (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$ 69,90), która pojawia się na półce nad biurkiem? Grupuje papiery o wartości afektywnej, które, spójrzmy prawdzie w oczy, nie mogą zginąć wśród stosów finansów.

2. aktywne archiwum

Do niektórych dokumentów ma się dostęp częściej niż do innych, dlatego zaleca się uporządkowanie dokumentacji zgodnie z częstotliwością korzystania z niej: "Wszystko, co jest regularnie przeglądane i dostarczane, powinno być łatwo dostępne", uczy specjalista.

Konieczne jest posiadanie specjalnych folderów dla każdej kategorii: instrukcje obsługi produktów, gwarancje i faktury; otwarte rachunki; rozliczone rachunki za bieżący rok; oraz dokumenty dotyczące bieżących działań.

Aby wyeksponować informacje o urządzeniach elektrycznych i innych produktach, doskonałym rozwiązaniem jest folder typu katalogowego z plastikowymi torbami. Uprość życie, umieszczając instrukcję obsługi, gwarancję i notatkę dla każdego przedmiotu w tej samej torbie. Jeśli chodzi o porządek, warto posegregować ten folder zgodnie z pomieszczeniami w domu. "Oznacza to, że przedmioty w salonie mogą być ułożone jeden za drugim. Następnie przychodząkuchnia, sypialnia i tak dalej...", wyjaśnia osobisty organizator.

Rachunki za bieżący rok, które zostały już zapłacone, powinny być przechowywane w segregatorze z kilkoma przegródkami. Istnieją segregatory z mniejszą lub większą liczbą przegródek: wybierz model, który pasuje do rachunków za wszystkie transakcje finansowe rodziny oddzielnie i oznacz każdą zakładkę etykietami.

Wśród codziennych plików zrób miejsce na dokumenty związane z trwającym projektem lub zajęciem - przechodzisz leczenie i badania? Zbierz dokumenty w folderze i trzymaj je tak długo, jak tego potrzebujesz!

3. dokumentacja osobowa

Aby archiwizować je z łatwością i funkcjonalnością, dobrym wyborem jest szuflada z uchwytem na teczki wiszące (sześcioczęściowy zestaw w różnych kolorach, Dello. Eu Organizo, R$ 13).

Nie tylko dokumenty tożsamości, CPF i certyfikaty składają się na tę teczkę. Historia zawodowa i akademicka, dokumenty związane z podatkiem dochodowym, dokumenty podróżne i wiele innych dokumentów zalegają w najbardziej wypchanej szufladzie.

Częstym błędem jest pozostawianie dokumentów całej rodziny w jednym miejscu. Prawidłową rzeczą jest, aby każdy członek rodziny miał własną teczkę. Sprzedawane w opakowaniach pojedynczych lub wieloczęściowych, wiszące modele mają konstrukcję ułatwiającą przeglądanie ich zawartości. Praktyczne, mogą pomieścić więcej niż jeden dokument w środku, a nawet jeśli są skompresowane, są kompaktowe.

Zakładki identyfikacyjne pasują do obiektywnych i kompleksowych tytułów, takich jak: ubezpieczenia (np. ubezpieczenie na życie i ubezpieczenie domu), bankowość (np. karta kredytowa i umowa finansowania), nieruchomości (np. umowa najmu i pokwitowania ulepszeń), pojazdy (np. polisa ubezpieczeniowa oraz dokument kupna i sprzedaży), między innymi.

Duże kategorie są uporządkowane z wewnętrznymi podziałami. Teczki L z półprzezroczystego plastiku (zestaw z dziesięcioma sztukami w różnych kolorach, Dello. Eu Organizo, R$ 12) są smukłe i skutecznie mieszczą dokumenty o tej samej tematyce.

Wskazówką od osobistego organizatora jest zwrócenie szczególnej uwagi na folder, w którym gromadzone są dokumenty podróżne, takie jak paszporty i wizy, ponieważ mają one datę ważności. Warto również mieć w środku ekskluzywny portfel do przenoszenia dokumentów podczas podróży (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , R $ 29).

4. martwe archiwum

❚ Jest opłacony i nie pochodzi z tego roku, można go przenieść do martwego pliku! Przechowywanie transakcji finansowych, które nie muszą być już tak dostępne, to miejsce, w którym przechowywane są faktury i pokwitowania płatności dokonanych w poprzednich latach.

Czy wiesz o corocznym oświadczeniu o zwolnieniu z długu? Jeśli nie, warto się z nim zapoznać. Dokument ten, który jest obowiązkowy z mocy prawa, musi być wydawany przez usługodawców publicznych i prywatnych raz w roku i zastępuje wszystkie rachunki zapłacone w poprzednim roku. Zwykle przychodzi w maju. Czy otrzymałeś ten dokument? Natychmiast pozbądź się pozostałych 12.

Jeśli chcesz zmniejszyć liczbę drukowanych dokumentów, skorzystaj z komputera. Jeśli to możliwe, zdecyduj się na otrzymywanie korespondencji pocztą elektroniczną i skanuj dokumenty za pomocą skanera. Tylko ostrzeżenie dla tych, którzy zwykle wykonują operacje bankowe przez Internet: jeśli chodzi o odpisywanie zapłaconych rachunków, napisz na rachunkach, kiedy i jak je zapłaciłeś.

Aby uniknąć gromadzenia się na darmo, sekretem jest okresowy przegląd!

Nie każdy dokument, który wydaje się ważny, musi zajmować miejsce w naszych plikach przez długi czas. Aby rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące terminów, warto spojrzeć na poniższe listy.

Muszą one być przechowywane przez pięć lat:

Podatki (IRPF, IPTU i IPVA)

Dowód zapłaty rachunków za wodę, energię elektryczną, telefon i inne podstawowe usługi lub roczne zestawienia niezapłaconych długów.

Dowód zapłaty czynszu, kart kredytowych i czesnego powinien być przechowywany do czasu ich odnowienia:

❚ Umowy i ubezpieczenia (na życie, samochodowe, majątkowe itp.)

Muszą być przechowywane na zawsze:

Dokumenty osobiste

Paszporty

Pismo Święte

Karnety INSS

Testament Źródło: Fundacja Procon-SP

*CENY SPRAWDZONE WE WRZEŚNIU 2015 R., MOGĄ ULEC ZMIANIE.