C'est incroyable : au moment de classer les factures, on manque toujours de place, mais quand on cherche un document, les tiroirs ne semblent pas avoir de fond ! Cette scène est tellement courante qu'elle est devenue un classique dans la plupart des foyers. Il n'est pas difficile de trouver un manuel d'utilisation d'un appareil électrique, un examen médical, une vieille police d'assurance automobile - qui n'a même pas besoin d'être rangée !- Et le pire, c'est que ce stockage confus, en plus de perturber la routine domestique - après tout, ceux qui vivent cette réalité passent beaucoup de temps à chercher quelque chose - peut encore causer des désagréments importants et même des pertes financières.Alors, avant que le désordre ne devienne une nuisance, suivez ces conseils et organisez vos fichiers personnels.

Recette de champion : tri minutieux et répartition par catégorie

❚ La première étape d'un rangement efficace consiste à garder à l'esprit une règle précieuse : jeter tout ce qui est inutile dès qu'il tombe entre vos mains. Jetez tous les imprimés qui n'ont pas d'utilité réelle ou qui ne sont plus valables, comme les bulletins d'information et les publicités, les ordonnances et les vieilles invitations, les contrats d'assurance et les cartes périmées, les manuels et les factures des produits que vous...a été transmise, entre autres.

❚ Une fois la sélection effectuée, il est temps de compartimenter les documents. Une bonne façon de les trier est de les classer dans les catégories suivantes : boîte de réception, dossier actif, documents personnels et dossier mort.

Boîte de réception

❚ Avoir une boîte aux lettres à deux étages est la première étape de la méthode enseignée par Débora Campos. Cet objet agit comme le filtre numéro 1 dans la file d'attente de la paperasse : dès que des papiers arrivent à votre adresse, c'est là qu'ils doivent aller !

❚ Commencez par regrouper les documents à vérifier en bas. Traitez tout périodiquement, c'est-à-dire vérifiez le contenu de chaque papier : ceux qui sont jugés pertinents gagnent le droit d'aller dans le bac supérieur - c'est le cas des comptes à payer, qui doivent ensuite être transmis à un dossier spécifique dans le fichier actif (lire plus loin, à l'étape numéro 2).Tout ce qui n'est pas utile doit être immédiatement jeté.

❚ Avez-vous remarqué la petite valise marron (Caixa Multiúso Viagem. Uatt ?, R$ 69,90) qui apparaît sur l'étagère au-dessus du bureau ? Elle regroupe les papiers à valeur affective qui, avouons-le, ne peuvent pas se perdre parmi les piles de finances.

2. archives actives

Certains documents sont consultés plus souvent que d'autres, il est donc conseillé de ranger la paperasse en fonction de la fréquence d'utilisation : "Tout ce qui est consulté et alimenté régulièrement mérite d'être à portée de main", enseigne le spécialiste.

❚ Il est nécessaire d'avoir des dossiers spécifiques pour chaque catégorie : les manuels des produits, les garanties et les factures ; les comptes ouverts ; les comptes réglés pour l'année en cours ; et les documents des activités en cours.

❚ Pour présenter les informations relatives aux appareils électriques et autres produits, la chemise de type catalogue, avec des sachets en plastique, est une excellente option. Simplifiez-vous la vie en mettant le manuel, la garantie et la notice de chaque article dans le même sachet. Quant à l'ordre, il est intéressant de sectoriser cette chemise en fonction des pièces de la maison. "Ainsi, les articles du salon peuvent être rangés l'un derrière l'autre. Puis viennent lesla cuisine, la chambre, etc...", explique l'organisateur personnel.

Il existe des classeurs avec moins ou plus de compartiments : choisissez un modèle qui permette de ranger séparément les reçus de toutes les transactions financières de la famille et identifiez chaque onglet à l'aide d'étiquettes.

❚ Parmi les dossiers courants, faites une place aux documents liés à un projet ou à une activité en cours - vous suivez un traitement médical et subissez des examens ? Rassemblez les documents dans un dossier et conservez-le aussi longtemps que vous en avez besoin !

3. la documentation personnelle

Pour les archiver avec facilité et fonctionnalité, un tiroir avec support pour dossiers suspendus est un bon choix (kit de six pièces dans différentes couleurs, par Dello. Eu Organizo, R$ 13).

Il n'y a pas que les pièces d'identité, les CPF et les certificats qui composent ce dossier : l'historique professionnel et académique, les documents relatifs à l'impôt sur le revenu, les documents de voyage et bien d'autres papiers se trouvent dans le tiroir le plus encombrant qui soit.

❚ Une erreur fréquente consiste à laisser les documents de toute la famille au même endroit. La bonne chose à faire est que chaque membre ait ses propres dossiers. Vendus à l'unité ou à plusieurs, les modèles suspendus ont un design qui facilite la visualisation de leur contenu. Pratiques, ils peuvent accueillir plus d'un document à l'intérieur et, même ainsi, s'ils sont comprimés, ils sont peu encombrants.

❚ Les onglets d'identification correspondent à des titres objectifs et complets, tels que : assurance (par exemple, assurance vie et assurance habitation), banque (par exemple, carte de crédit et accord de financement), immobilier (par exemple, contrat de location et reçus sur les améliorations), véhicules (par exemple, police d'assurance et document d'achat et de vente), entre autres.

Les chemises L, en plastique translucide (kit de dix unités de différentes couleurs, par Dello. Eu Organizo, R$ 12), sont fines et permettent de ranger efficacement les documents d'un même sujet.

Un conseil de l'organisateur personnel est d'accorder une attention particulière au dossier qui rassemble les documents de voyage, tels que les passeports et les visas, car ils ont une date d'expiration. Il est également utile d'avoir, à l'intérieur, un portefeuille exclusif pour transporter les documents pendant le voyage (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29).

4. Archives mortes

Le fichier mort est le lieu de stockage des transactions financières qui n'ont plus besoin d'être accessibles. C'est là que sont conservés les factures et les reçus des paiements effectués au cours des années précédentes.

❚ Connaissez-vous le relevé annuel d'apurement des dettes ? Si ce n'est pas le cas, cela vaut la peine. Ce document, obligatoire en vertu de la loi, doit être délivré par les prestataires de services publics et privés une fois par an et remplace toutes les factures payées l'année précédente. Il arrive généralement au mois de mai. Avez-vous reçu ce papier ? Débarrassez-vous immédiatement des 12 autres.

❚ Si vous souhaitez réduire le nombre de documents imprimés, utilisez votre ordinateur. Dans la mesure du possible, optez pour la correspondance par e-mail et utilisez le scanner pour numériser les documents. Un petit avertissement pour ceux qui effectuent habituellement leurs opérations bancaires par Internet : lorsqu'il s'agit d'annuler des factures payées, inscrivez sur les comptes la date et la manière dont vous les avez payées.

Pour éviter d'accumuler pour rien, le secret est de procéder à une révision périodique !

❚ Tous les documents qui semblent importants n'ont pas forcément besoin de prendre place dans nos dossiers pendant longtemps. Pour dissiper les doutes sur les délais, il est utile de jeter un coup d'œil aux listes ci-dessous.

Ils doivent être conservés pendant cinq ans :

❚ Impôts (IRPF, IPTU et IPVA)

❚ Preuve du paiement des factures d'eau, d'électricité, de téléphone et d'autres services essentiels, ou relevés annuels des dettes impayées.

Les preuves de paiement du loyer, des cartes de crédit et des frais de scolarité doivent être conservées jusqu'à leur renouvellement :

❚ Contrats et assurances (vie, voiture, biens, etc.)

Ils doivent être conservés pour toujours :

❚ Documents personnels

❚ Passeports

❚ Écriture

❚ Carnets INSS

❚ Source du testament : Fondation Procon-SP

*LES PRIX ONT ÉTÉ RÉVISÉS EN SEPTEMBRE 2015 ET SONT SUSCEPTIBLES D'ÊTRE MODIFIÉS.