És increïble: quan es tracta de presentar els comptes, sempre hi ha una manca d'espai. Però quan busques un document, els calaixos semblen sense fons! Algú s'identifica amb l'escena? Sí, tan habitual que ja s'ha convertit en un clàssic a les cases de la majoria de la gent. No és difícil trobar un manual d'electrodomèstics juntament amb un examen mèdic, una pòlissa d'assegurança de cotxe antiga, que ni tan sols calia conservar! – compartir espai amb la prova de l'última votació, una foto 3×4 perduda enmig d'una muntanya indescifrable de factures i resguards... I el pitjor de tot és que aquest emmagatzematge confús, a més de pertorbar la rutina domèstica –al cap i a la fi, qui viu. aquesta realitat porta molt de temps quan has de trobar alguna cosa; encara pot causar grans inconvenients i fins i tot pèrdues econòmiques. “La pèrdua d'un document, per exemple, provoca molt d'estrès amb la pressa per aconseguir el duplicat. És quan no requereix el pagament de quotes”, recorda Débora. Per tant, abans que el desordre es converteixi en una molèstia, seguiu els consells següents i cuideu-vos d'organitzar els vostres fitxers personals.

La recepta guanyadora: ordenació i distribució acurada per categories

❚ El primer pas Per a una eficàcia endreçar, tingueu en compte una regla preciosa: descarteu allò que no serveix per a res tan bon punt l'objecte caigui a les vostres mans. Deixa de banda qualsevol forma que no tingui ús real o que ja no sigui vàlida, com arabutlletins i anuncis, receptes mèdiques i invitacions antigues, contractes d'assegurances i targetes caducades, manuals i factures dels productes que vau cedir, entre d'altres.

❚ Un cop feta la selecció, és el moment de compartimentar els documents. Una bona manera d'ordenar-los és ajustant-los a les classificacions següents: safata d'entrada, fitxer actiu, documents personals i arxiu.

1. Safata d'entrada

❚ Disposar d'una bústia de dos pisos és el primer pas del mètode ensenyat per l'organitzadora personal Débora Campos. Aquest article funciona com a filtre número 1 a la cua de tràmits: tan bon punt arribin els papers a la vostra adreça, allà és on haurien d'anar!

❚ Comenceu per reunir materials per comprovar a la planta baixa. Periòdicament, processar-ho tot, és a dir, revisar el contingut de cada treball: els que es valoren com a rellevants guanyen el dret d'anar a la safata superior -és el cas dels comptes a pagar, que posteriorment s'han de reenviar a una carpeta específica de l'arxiu actiu. (llegiu més a continuació, al pas número 2). Tot el que no sigui útil hauria d'anar directament a la paperera.

❚ T'has fixat en la maleta marró (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$) que apareix al prestatge de sobre de l'escriptori? Agrupa papers amb valor afectiu, que, reconeixem-ho, no es poden perdre entre les piles.de les finances.

2. Fitxer actiu

❚ S'accedeix més a determinats documents que a altres, per la qual cosa s'aconsella que la documentació estigui ordenada segons la freqüència d'ús. “Tot allò que es consulta i es subministra regularment mereix estar a l'abast”, ensenya l'especialista.

❚ Cal disposar de carpetes específiques per a cada categoria: manuals, garanties i factures de producte; comptes oberts; comptes pagats de l'any en curs; i documents d'activitats en curs.

❚ Per consultar informació sobre electrodomèstics i altres productes, la carpeta tipus catàleg, amb bosses de plàstic, és una gran opció. Simplifica la vida posant el manual, la garantia i la nota de cada article a la mateixa bossa. Pel que fa a la comanda, val la pena sectoritzar aquesta carpeta segons els entorns de la casa. “És a dir, els elements de l'habitació es poden disposar un darrere l'altre. Després vénen els de la cuina, el dormitori, etc.”, detalla l'organitzador personal.

❚ Les factures de l'any en curs que ja s'hagin pagat s'han d'emmagatzemar en una carpeta d'acordió amb diversos compartiments. Hi ha carpetes amb menys o més compartiments: trieu un model en el qual s'ajustaran per separat els rebuts de totes les operacions econòmiques de la família, i identifiqueu cada pestanya amb etiquetes.

❚ Entre els fitxers d'ús quotidià, reserva un espai perrols adequats que tinguin a veure amb algun projecte o ocupació en curs: estàs sotmès a tractament mèdic i a proves? Recolliu la documentació en una carpeta i tingueu-la a mà durant el temps que calgui!

3. Documentació personal

❚ De la màxima importància i sempre- augmentant el volum, els documents personals demanen un habitatge còmode. Per guardar-los amb facilitat i funcionalitat, una bona opció és un calaix amb suport per a carpetes penjades (kit de sis unitats de colors variats, de Dello. Eu Organizo, R$ 13).

❚ No només RG, CPF i certificats formen aquest fitxer. La trajectòria professional i acadèmica, els tràmits relacionats amb l'IRPF, els documents de viatge, i tants altres papers queden per davant al calaix més farcit de la peça.

❚ Un error comú és deixar tots els documents familiars en un sol lloc. El correcte és que cada membre té les seves pròpies carpetes. Venduts en paquets individuals o amb diverses unitats, els models suspesos tenen un disseny que facilita la visualització del seu contingut. Pràctics, poden acollir més d'un document a l'interior i, tot i així, si estan comprimits, són compactes.

❚ Les pestanyes d'identificació es combinen amb títols objectius i complets, com ara: assegurances (p. ex., vida i llar), bancs (p. ex. targeta de crèdit i contracte de finançament), béns arrels (p. ex.: contracte delloguers i rebuts de millores), vehicles (p. ex. pòlissa d'assegurança i document de compravenda), entre d'altres.

❚ Les categories grans es mantenen en ordre amb subdivisions internes. Les carpetes en forma de L, fetes de plàstic translúcid (un kit amb deu unitats de diferents colors, de Dello. Eu Organizo , R$ 12), són primes i alberguen de manera eficient papers sobre el mateix tema.

❚ Un consell de l'organitzador personal és prestar especial atenció a la carpeta que conté documents de viatge, com ara passaports i visats, ja que aquests tenen data de caducitat. També val la pena tenir, a dins, una cartera exclusiva per portar documents durant el viatge (Estoix del passaport, 10 x 5 cm, Lili Wood, 29 R$).

4. Arxiu

❚ És de pagament i no és d'enguany, el pots traslladar a l'arxiu! Dipòsit de les operacions financeres que ja no necessiten ser tan accessibles, rep les factures i els justificants dels pagaments realitzats en anys anteriors.

❚ Coneixeu el que té l'estat de liquidació anual del deute? Si no, sabeu que val molt la pena. El document, obligatori per llei, ha de ser expedit pels prestadors de serveis públics i privats una vegada a l'any i substitueix tots els justificants de les factures pagades l'any anterior. Sol arribar al mes de maig. Has rebut aquest paper? Descarta altres 12 alhora.

❚ Si la teva intenció és reduir el nombre de formularis que tens, eliminabeneficiar-se del seu ordinador. Sempre que sigui possible, opteu per rebre correspondència per correu electrònic i utilitzeu l'escàner per escanejar documents. Només un avís per a aquells que acostumen a fer operacions bancàries a través d'Internet: quan sigui el moment de cancel·lar els fulls de pagament, escriviu a les factures quan i com les heu pagat.

Per no acumular per res, el secret és fer una revisió periòdica!

❚ No tots els documents que semblen importants necessiten ocupar espai als nostres fitxers durant molt de temps. Per aclarir dubtes sobre els terminis, val la pena consultar les llistes següents.

S'ha de conservar durant cinc anys:

❚ Impostos (IRPF, IPTU i IPVA)

❚ Justificant de pagament de factures d'aigua, llum, telèfon i altres serveis essencials o declaracions anuals de liquidació de deutes

❚ Justificant de pagament de lloguer, targetes de crèdit i taxes escolars Cal conservar fins a la seva renovació:

❚ Contractes i assegurances (vida, cotxe, de béns, etc. )

S'han de conservar per sempre:

❚ Documents personals

❚ Passaports

❚ Escriptures

❚ Llibret de l'INSS

❚ Font del testament: Fundação Procon-SP

*PREUS INVESTIGATS EL SETEMBRE DE 2015, SUJETS A CANVI.