Është e pabesueshme: kur bëhet fjalë për regjistrimin e llogarive, gjithmonë ka mungesë të hapësirës. Por kur jeni duke kërkuar për një dokument, sirtarët duken pa fund! A identifikohet dikush atje me skenën? Po, kaq e zakonshme, ajo tashmë është bërë klasike në shtëpitë e shumicës së njerëzve. Nuk është e vështirë të gjesh një manual pajisjeje së bashku me një provim mjekësor, një polic të vjetër sigurimi të makinës – e cila as nuk kishte nevojë të mbahej! – ndarjen e hapësirës me dëshminë e votës së fundit, një foto 3×4 e humbur mes një mali të padeshifrueshëm faturash dhe rrëshqitjesh… Dhe më e keqja nga të gjitha është se kjo ruajtje konfuze, përveçse prish rutinën e shtëpisë – në fund të fundit, kush jeton Ky realitet kërkon shumë kohë kur ju duhet të gjeni diçka - ai ende mund të shkaktojë bezdi të madhe dhe madje edhe humbje financiare. “Humbja e një dokumenti, për shembull, shkakton shumë stres me nxitimin për të marrë kopjen. Kjo është kur nuk kërkon pagesën e tarifave”, kujton Débora. Pra, përpara se rrëmuja të kthehet në një sherr, ndiqni këshillat e mëposhtme dhe kujdesuni për organizimin e dosjeve tuaja personale.

Receta fituese: renditja dhe shpërndarja e kujdesshme sipas kategorive

❚ Hapi i parë Për efektivitet duke rregulluar, mbani parasysh një rregull të çmuar: hidhni atë që është e padobishme sapo sendi të bjerë në duart tuaja. Lini jashtë çdo formular që nuk ka përdorim të vërtetë ose nuk është më i vlefshëm, si p.shbuletinet dhe reklamat, recetat mjekësore dhe ftesat e vjetra, kontratat e sigurimit dhe kartat që kanë skaduar, manualet dhe faturat për produktet që keni kaluar, ndër të tjera.

❚ Pasi të keni bërë përzgjedhjen, është koha për të ndarë dokumentet. Një mënyrë e mirë për t'i porositur ato është duke i përshtatur ato në klasifikimet e mëposhtme: inbox, skedar aktiv, dokumente personale dhe arkiv.

1. Inbox

❚ Të kesh një kuti postare dykatëshe është hapi i parë në metodën e mësuar nga organizatorja personale Débora Campos. Ky artikull funksionon si filtri numër 1 në radhën e dokumenteve: sapo të mbërrijnë letrat në adresën tuaj, ja ku duhet të shkojnë!

❚ Filloni duke mbledhur materiale për kontroll në katin e poshtëm. Periodikisht, përpunoni gjithçka, domethënë kontrolloni përmbajtjen e çdo letre: ato që vlerësohen si relevante fitojnë të drejtën për të shkuar në tabaka e sipërme - ky është rasti i llogarive të pagueshme, të cilat më pas duhet të përcillen në një dosje specifike në arkivin aktiv. (lexoni më shumë më poshtë, në hapin numër 2). Çdo gjë që nuk është e dobishme duhet të shkojë direkt në koshin e plehrave.

❚ E vutë re valixhen e vogël kafe (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$) që shfaqet në raftin mbi tavolinë? Grupon letra me vlerë afektive, të cilat, le ta pranojmë, nuk mund të humbasin mes pirgjeve.të financave.

2. Skedar aktiv

❚ Disa dokumente aksesohen më shumë se të tjerët, kështu që këshillohet që dokumentet të rregullohen sipas shpeshtësisë së përdorimit. “Gjithçka që konsultohet dhe furnizohet rregullisht meriton të jetë e arritshme”, mëson specialisti.

❚ Është e nevojshme të keni dosje specifike për secilën kategori: manuale, garanci dhe fatura produkti; llogari të hapura; llogaritë e paguara për vitin aktual; dhe dokumentet e aktiviteteve në vazhdim.

❚ Për të parë informacione në lidhje me pajisjet shtëpiake dhe produkte të tjera, dosja e tipit katalog, me qese plastike, është një mundësi e shkëlqyer. Thjeshtoni jetën duke vendosur manualin, garancinë dhe shënimin për çdo artikull në të njëjtën çantë. Përsa i përket renditjes, ia vlen ta sektoroni këtë dosje sipas ambienteve të shtëpisë. “Domethënë, sendet në dhomë mund të renditen njëri pas tjetrit. Më pas vijnë ato nga kuzhina, dhoma e gjumit e kështu me radhë…”, detajon organizatori personal.

❚ Faturat për vitin aktual që tashmë janë paguar duhet të ruhen në një dosje fizarmonike me disa ndarje. Ka dosje me më pak ose më shumë ndarje: zgjidhni një model në të cilin faturat për të gjitha transaksionet financiare të familjes do të përshtaten veçmas dhe identifikoni secilën skedë me etiketa.

❚ Ndër skedarët në përdorim të përditshëm, rezervoni një hapësirë ​​përrolet e përshtatshme që kanë të bëjnë me ndonjë projekt apo profesion që është në zhvillim e sipër – a po i nënshtroheni trajtimit mjekësor dhe po i nënshtroheni analizave? Mblidhni dokumentet në një dosje dhe mbajini pranë për aq kohë sa të jetë e nevojshme!

3. Dokumentacioni personal

❚ Me rëndësi të madhe dhe gjithmonë- duke rritur volumin, dokumentet personale kërkojnë strehim të rehatshëm. Për t'i ruajtur ato me lehtësi dhe funksionalitet, një zgjedhje e mirë është një sirtar me mbështetje për dosjet e varura (kit me gjashtë njësi në ngjyra të ndryshme, nga Dello. Eu Organizo , R$ 13).

❚ Nuk janë vetëm RG, CPF dhe certifikatat që përbëjnë këtë skedar. Historia profesionale dhe akademike, dokumentet në lidhje me tatimin mbi të ardhurat, dokumentet e udhëtimit dhe kaq shumë letra të tjera janë përpara në sirtarin më të mbushur në copë.

❚ Një gabim i zakonshëm është lënia e të gjitha dokumenteve familjare në një vend. Gjëja e saktë është që çdo anëtar ka dosjet e veta. Të shitur në pako të vetme ose me disa njësi, modelet e varura kanë një dizajn që lehtëson vizualizimin e përmbajtjes së tyre. Praktikisht, ato mund të strehojnë më shumë se një dokument brenda dhe, megjithatë, nëse janë të ngjeshur, ato janë kompakte.

❚ Skedat e identifikimit kombinohen me tituj objektivë dhe gjithëpërfshirës, ​​të tillë si: sigurimet (p.sh. jeta dhe shtëpia), bankat (p.sh. kartë krediti dhe marrëveshje financimi), pasuri të paluajtshme (p.sh. : kontrata eqira dhe fatura për përmirësime), automjete (p.sh. polica e sigurimit dhe dokumenti i blerjes dhe shitjes), ndër të tjera.

❚ Kategoritë e mëdha qëndrojnë në rregull me nënndarjet e brendshme. Dosjet në formë L, të bëra nga plastika e tejdukshme (një komplet me dhjetë njësi në ngjyra të ndryshme, nga Dello. Eu Organizo, R$ 12), janë letra të holla dhe efikase për të njëjtën temë.

❚ Një këshillë personale e organizatorit është t'i kushtoni vëmendje të veçantë dosjes që përmban dokumentet e udhëtimit, si pasaportat dhe vizat, pasi këto kanë një datë skadence. Gjithashtu ia vlen të keni, brenda, një portofol ekskluziv për të mbajtur dokumente gjatë udhëtimit (Këllëf pasaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , 29 R$).

4. Arkivi

❚ Është i paguar dhe nuk është i këtij viti, mund ta transferoni në arkiv! Depozita e transaksioneve financiare që nuk ka më nevojë të jetë aq e aksesueshme, merr fatura dhe vërtetime të pagesave të bëra në vitet e mëparshme.

❚ E njihni atë me pasqyrën vjetore të shlyerjes së borxhit? Nëse jo, dijeni se ia vlen. Dokumenti, i detyrueshëm me ligj, duhet të lëshohet nga ofruesit e shërbimeve publike dhe private një herë në vit dhe zëvendëson të gjitha dëshmitë e faturave të paguara në vitin e kaluar. Zakonisht mbërrin në muajin maj. E keni marrë këtë letër? Hidhni 12 të tjera në të njëjtën kohë.

❚ Nëse qëllimi juaj është të zvogëloni numrin e formularëve që keni, hiqnipërfitoni nga kompjuteri juaj. Kurdoherë që është e mundur, zgjidhni të merrni korrespondencë me email dhe përdorni skanerin për të skanuar dokumente. Vetëm një paralajmërim për ata që zakonisht kryejnë transaksione bankare përmes internetit: kur është koha për të shlyer fletëpagesat, shkruani në fatura kur dhe si i keni paguar ato.

Për të mos grumbulluar për asgjë, sekreti është të bëni një rishikim periodik!

❚ Jo çdo dokument që duket i rëndësishëm duhet të zërë hapësirë ​​në skedarët tanë për një kohë të gjatë. Për të pastruar dyshimet në lidhje me afatet, ia vlen të konsultoheni me listat e mëposhtme.

Duhet të ruhet për pesë vjet:

❚ Taksat (IRPF, IPTU dhe IPVA)

❚ Dëshmia e pagesës së faturave të ujit, energjisë elektrike, telefonit dhe shërbimeve të tjera thelbësore ose deklaratat vjetore të shlyerjes së borxheve

❚ Dëshmia e pagesës së qirasë, kartat e kreditit dhe tarifat e shkollës Duhet të ruhet deri në rinovimin:

❚ Kontratat dhe sigurimet (jeta, makina, pasuria, etj. )

Duhet të ruhet përgjithmonë:

❚ Dokumentet personale

❚ Pasaportat

❚ Aktet

❚ Libreza nga INSS

❚ Burimi i Testamentit: Fundação Procon-SP

*ÇMIMET E KËRKUARA NË SHTATOR 2015, TË SUBJEKT PËR NDRYSHIM.