Je to neuveriteľné: keď je čas založiť účty, vždy je tam nedostatok miesta, ale keď hľadáte nejaký dokument, zdá sa, že zásuvky nemajú dno! Vie sa niekto stotožniť s touto scénou? Je to také bežné, že sa to stalo klasikou v domácnostiach väčšiny ľudí. Nie je ťažké nájsť návod na obsluhu elektrického spotrebiča s lekárskou prehliadkou, starú poistku auta - ktorú ani netreba odkladať!- A najhoršie na tom všetkom je, že toto zmätočné skladovanie môže okrem narušenia domácej rutiny - veď tí, ktorí žijú v tejto realite, strávia veľa času, keď musia niečo nájsť - spôsobiť aj veľké nepríjemnosti a dokonca finančné straty.Skôr než sa z neporiadku stane nepríjemnosť, postupujte podľa týchto tipov a usporiadajte si osobné súbory.

Recept na šampióna: starostlivé triedenie a rozdelenie podľa kategórií

❚ Prvým krokom k efektívnemu upratovaniu je mať na pamäti jedno cenné pravidlo: zlikvidujte všetko nepotrebné hneď, ako sa vám dostane do rúk. Vyhoďte všetky tlačoviny, ktoré nemajú reálne využitie alebo už nie sú platné, ako napríklad bulletiny a reklamy, recepty a staré pozvánky, poistné zmluvy a karty, ktorým vypršala platnosť, návody a faktúry za výrobky, ktoré steokrem iného.

❚ Po výbere je čas rozdeliť dokumenty. Dobrým spôsobom, ako ich roztriediť, je zaradiť ich do nasledujúcich klasifikácií: doručená pošta, aktívny súbor, osobné dokumenty a mŕtvy súbor.

Doručená pošta

❚ Mať dvojposchodovú poštovú schránku je prvým krokom v metóde, ktorú vás naučila osobná organizátorka Débora Camposová. Táto položka funguje ako filter číslo 1 v rade na papiere: hneď ako na vašu adresu prídu dokumenty, mali by ísť práve tam!

❚ Začnite zoskupením materiálov na kontrolu dole. Pravidelne všetko spracovávajte, t. j. skontrolujte obsah každého papiera: tie, ktoré sú vyhodnotené ako relevantné, si zaslúžia právo ísť do horného zásobníka - to je prípad záväzkov, ktoré by sa mali následne posunúť do konkrétneho priečinka v aktívnom súbore (viac informácií nájdete nižšie, v kroku č. 2).Všetko, čo je nepoužiteľné, by sa malo okamžite vyhodiť.

❚ Všimli ste si malý hnedý kufrík (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$), ktorý sa objavuje na poličke nad stolom? Sústreďujú sa v ňom dokumenty s citovou hodnotou, ktoré sa, povedzme si to na rovinu, nemôžu stratiť medzi hromadami financií.

2. aktívny archív

K niektorým dokumentom sa pristupuje častejšie ako k iným, preto je vhodné, aby boli dokumenty usporiadané podľa frekvencie používania: "Všetko, čo sa pravidelne konzultuje a dodáva, si zaslúži byť ľahko dostupné," učí odborník.

❚ Pre každú kategóriu je potrebné mať osobitné zložky: príručky k produktom, záruky a faktúry; otvorené účty; vyrovnané účty za bežný rok; a dokumenty o prebiehajúcich činnostiach.

❚ Na zobrazenie informácií o elektrospotrebičoch a iných výrobkoch je skvelou voľbou priečinok katalógového typu s plastovými vreckami. Zjednodušte si život tým, že do toho istého vrecka vložíte návod na použitie, záručný list a poznámku ku každej položke. Čo sa týka poradia, oplatí sa tento priečinok sektorovať podľa miestností v dome. "To znamená, že položky v obývačke môžu byť usporiadané za sebou. Potom prídu na radkuchyňa, spálňa a tak ďalej...", vysvetľuje osobný organizátor.

❚ Účty za bežný rok, ktoré už boli zaplatené, by mali byť uložené v krúžkovom zakladači s niekoľkými priehradkami. Existujú zakladače s menším alebo väčším počtom priehradiek: vyberte si model, do ktorého sa zmestia účty všetkých finančných transakcií rodiny osobitne, a každú záložku označte štítkami.

❚ Medzi každodennými zložkami si vyhraďte miesto na dokumenty, ktoré súvisia s prebiehajúcim projektom alebo zamestnaním - podstupujete lekárske ošetrenie a testy? Zhromaždite si papiere do zložky a majte ich pri sebe tak dlho, ako budete potrebovať!

3. osobná dokumentácia

❚ Osobné dokumenty, ktoré sú mimoriadne dôležité a ktorých objem neustále narastá, si vyžadujú pohodlný domov. Ak ich chcete ľahko a funkčne archivovať, dobrou voľbou je zásuvka s podperou pre závesné priečinky (šesťdielna súprava v rôznych farbách, Dello. Eu Organizo, 13 dolárov).

❚ Túto zložku netvoria len preukazy totožnosti, CPF a certifikáty. V najvypchávanejšej zásuvke sa nachádza profesijná a akademická história, dokumenty súvisiace s daňou z príjmu, cestovné doklady a mnoho ďalších dokumentov.

❚ Častou chybou je ponechávať dokumenty celej rodiny na jednom mieste. Správne je, aby mal každý člen svoje vlastné priečinky. Závesné modely, ktoré sa predávajú v jedno- alebo viacdielnych baleniach, majú dizajn, ktorý uľahčuje prehliadanie ich obsahu. Praktické je, že v nich možno umiestniť viac ako jeden dokument, a aj tak sú v prípade kompresie kompaktné.

❚ Identifikačné karty zodpovedajú objektívnym a komplexným titulom, ako sú: poistenie (napr. životné poistenie a poistenie domácnosti), bankovníctvo (napr. kreditná karta a zmluva o financovaní), nehnuteľnosti (napr. nájomná zmluva a potvrdenia o vykonaných úpravách), vozidlá (napr. poistná zmluva a doklad o kúpe a predaji) a iné.

❚ Veľké kategórie sú usporiadané s vnútorným členením. Zakladače L z priesvitného plastu (sada s desiatimi kusmi rôznych farieb, Dello. Eu Organizo, 12 dolárov) sú tenké a efektívne ukladajú dokumenty s rovnakým predmetom.

Tip osobného organizátora je venovať osobitnú pozornosť priečinku, v ktorom sa zhromažďujú cestovné doklady, ako sú pasy a víza, pretože majú dátum platnosti. Oplatí sa mať aj exkluzívnu peňaženku, v ktorej môžete nosiť doklady počas cesty (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , 29 dolárov).

4. mŕtvy archív

❚ Je zaplatená a nie je z tohto roka, môžete ju presunúť do mŕtveho súboru! Úložisko pre finančné transakcie, ktoré už nemusia byť takto prístupné, je miestom, kde sa uchovávajú faktúry a potvrdenia o platbách z predchádzajúcich rokov.

❚ Viete o ročnom výpise o splnení dlhu? Ak nie, oplatí sa to. Tento dokument, ktorý je zo zákona povinný, musia verejní a súkromní poskytovatelia služieb vydávať raz ročne a nahrádza všetky účty zaplatené v predchádzajúcom roku. Zvyčajne prichádza v máji. Dostali ste tento papier? Ostatných 12 zlikvidujte okamžite.

❚ Ak je zámerom znížiť počet tlačených papierov, využite počítač. Ak je to možné, rozhodnite sa pre prijímanie korešpondencie prostredníctvom e-mailu a na skenovanie dokumentov použite skener. Len upozornenie pre tých, ktorí zvyčajne vykonávajú bankové operácie prostredníctvom internetu: ak ide o odpisovanie zaplatených účtov, napíšte na účty, kedy a ako ste ich zaplatili.

Aby ste sa vyhli zbytočnému hromadeniu, tajomstvom je pravidelná kontrola!

❚ Nie každý dokument, ktorý sa zdá byť dôležitý, musí v našich súboroch zaberať miesto dlhý čas. Aby ste si vyjasnili všetky pochybnosti o termínoch, oplatí sa pozrieť na nasledujúce zoznamy.

Musia sa uchovávať päť rokov:

❚ Dane (IRPF, IPTU a IPVA)

❚ Doklad o zaplatení účtov za vodu, elektrinu, telefón a iné základné služby alebo ročné výpisy nezaplatených dlhov

❚ Doklady o zaplatení nájomného, kreditných kariet a školného by sa mali uchovávať až do ich obnovenia:

❚ Zmluvy a poistenie (životné, automobilové, majetkové atď.)

Musia sa uchovávať navždy:

❚ Osobné dokumenty

❚ Pasy

❚ Písmo sväté

❚ Karnety INSS

❚ Testament Zdroj: Nadácia Procon-SP

* CENY SKÚMANÉ V SEPTEMBRI 2015, MÔŽU SA ZMENIŤ.