令人难以置信的是：当把账单归档时，总是缺乏空间，但当你要找一份文件时，抽屉里似乎没有底！有人能体会到这一幕吗？ 这很常见，已经成为大多数人家里的经典。 要找到一份带有体检的电器手册，一份旧的汽车保险单--甚至不需要收起来！这并不难！- 而最糟糕的是，这种混乱的存储，除了打乱国内的常规--毕竟，那些生活在这个现实中的人，当他们必须找到一些东西时，会花很多时间--仍然会造成重大的不便，甚至经济损失。因此，在秩序混乱成为一种困扰之前，请遵循这些提示，整理你的个人文件。

冠军秘方：仔细分类，按类别分配

❚ 有效整理的第一步是牢记一条宝贵的规则：任何无用的东西一旦落入你的手中，就立即丢弃。 扔掉任何没有实际用途或不再有效的印刷品，如通讯和广告、处方和旧的邀请函、已过期的保险合同和卡片、你的产品手册和发票。传承，其中包括。

一旦选择好了，就该把文件分门别类了。 一个好的分类方法是把它们纳入以下分类：收件箱、活动文件、个人文件和死文件。

收件箱

拥有一个双层邮箱是个人组织者Débora Campos教授的方法的第一步。 这个东西在文书工作的队列中起着第一号过滤器的作用：一旦文件到达你的地址，它们就应该被送到那里去！！

❚ 开始时，将材料分组，以便在楼下检查。 定期处理所有的东西，即检查每张纸的内容：那些被评估为相关的东西赢得了去顶层托盘的权利--这是应付账款的情况，随后应转到活动文件中的一个特定文件夹（阅读下文第2步的更多内容）。任何没有用处的东西都应该立即扔掉。

你注意到桌子上方架子上出现的棕色小皮箱（Caixa Multiúso Viagem. Uatt? 69,90雷亚尔）吗？ 它将具有情感价值的文件分组，让我们面对现实吧，它们不能在成堆的财务资料中丢失。

2.活动档案

某些文件比其他文件更经常被查阅，因此建议根据使用频率来安排文书工作："所有经常被查阅和提供的东西都应该是触手可及的，"这位专家教导说。

❚ 有必要为每个类别建立特定的文件夹：产品手册、保证书和发票；未结账目；本年度已结账目；以及正在进行的活动文件。

为了展示电器和其他产品的信息，带塑料袋的目录型文件夹是个不错的选择。 把每件物品的说明书、保修单和说明放在同一个袋子里，可以简化生活。 至于顺序，值得根据家里的房间来划分这个文件夹。"也就是说，客厅里的物品可以一个一个地排列。 然后是厨房、卧室，等等......"，这位个人组织者解释道。

❚ 已经支付的本年度账单应该存放在一个有几个隔间的环形活页夹中。 有的活页夹有较少的隔间，有的有较多的隔间：选择一个能分别装下所有家庭财务交易的收据的型号，并用标签标识每个标签。

❚ 在日常文件中，开辟一个空间，放置与正在进行的项目或职业有关的文件--你正在接受医疗和检查吗？ 把这些文件收集在一个文件夹里，只要你需要，就把它放在身边吧!

3.个人文件

❚ 个人文件极其重要，而且数量不断增加，需要一个舒适的家。 为了轻松而有效地将它们归档，一个很好的选择是一个支持悬挂式文件夹的抽屉（各种颜色的六件套，Dello. Eu Organizo，13美元）。

构成这个文件的不仅仅是身份证、公积金和证书。 职业和学术历史、与所得税有关的文件、旅行文件以及其他许多文件都在这个最闷的抽屉里徘徊。

一个常见的错误是把整个家庭的文件放在一个地方。 正确的做法是每个成员都有自己的文件夹。 以单件或多件包装出售，悬挂式模型的设计有利于查看其内容。 实用的是，它们可以在里面容纳不止一份文件，即使如此，如果压缩，它们也很紧凑。

❚ 识别标签与客观全面的标题相匹配，如：保险（如人寿保险和房屋保险）、银行（如信用卡和融资协议）、房地产（如租赁协议和装修收据）、车辆（如保险单和购销文件）等。

半透明塑料的L型文件夹（由Dello.Eu Organizo公司提供，有10个不同颜色的文件夹，12美元），很薄，可以有效地放置同一主题的文件。

个人组织者的一个建议是，要特别注意收集旅行文件的文件夹，如护照和签证，因为它们有有效期。 也值得在里面准备一个专用钱包，以便在旅行中携带文件（Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29）。

4.死亡档案

❚ 已经付清了，而且不是今年的，你可以把它转到死文件里去！储存不再需要如此查阅的财务交易，它是保存前几年付款的发票和收据的地方。

你知道年度债务清偿声明吗？ 如果不知道，那就值得一试。 这份文件是法律强制规定的，公共和私人服务提供者必须每年发放一次，取代前一年支付的所有账单。 它通常在5月份到达。 你收到这份文件了吗？ 立即处理掉其他12份。

如果你想减少打印的文件数量，就利用你的电脑。 只要有可能，就选择通过电子邮件接收信件，并使用扫描仪扫描文件。 对那些通常通过互联网进行银行业务的人来说，只是一个警告：当涉及到注销已付账单时，在账户上写上你支付的时间和方式。

为了避免白白堆积，秘诀是定期审查！这也是为什么我们要把它当做是 "一个人的事"！

❚ 并非每一份看似重要的文件都需要在我们的文件中占据很长时间的空间。 为了消除对最后期限的任何疑虑，值得看看下面的清单。

它们必须保存五年：

❚ 税收（IRPF、IPTU和IPVA）

❚ 水费、电费、电话费和其他基本服务费的支付证明，或未付债务的年度报表

❚ 缴纳房租、信用卡和学费的证明应保留到续约为止：

❚ 合同和保险（人寿、汽车、财产等）。

它们必须被永远保存：

❚ 个人文件

❚ 护照

❚ 经文

❚ INSS卡带

❚ 检验来源：Procon-SP基金会

*价格是在2015年9月研究的，可能会有变化。