Это невероятно: когда приходит время складывать счета, всегда не хватает места, но когда вы ищете документ, кажется, что у ящиков нет дна! Кто-нибудь может сравнить эту сцену? Она настолько распространена, что стала классикой в домах большинства людей. Нетрудно найти инструкцию к электроприбору, медицинскую справку, старый страховой полис на машину - которые даже не нужно убирать!- И хуже всего то, что это запутанное хранение, помимо того, что нарушает домашний распорядок - ведь те, кто живет в этой реальности, тратят много времени, когда им приходится что-то искать, - еще может стать причиной больших неудобств и даже финансовых потерь.Поэтому, пока беспорядок не превратился в неприятность, следуйте этим советам и упорядочьте свои личные файлы.

Рецепт чемпиона: тщательная сортировка и распределение по категориям

❚ Первый шаг к эффективному наведению порядка - запомнить одно ценное правило: выбрасывайте все бесполезное, как только оно попадает к вам в руки. Выбрасывайте всю печатную продукцию, не имеющую реального применения или утратившую силу, например, информационные бюллетени и рекламные объявления, рецепты и старые приглашения, страховые договоры и карточки с истекшим сроком действия, руководства и счета за товары, которые выпереданы, среди прочих.

❚ После того как выбор сделан, пришло время разделить документы по категориям. Хороший способ сортировки - распределить их по следующим категориям: входящие, активный файл, личные документы и мертвый файл.

Входящие

❚ Наличие двухъярусного почтового ящика - это первый шаг в методе, которому обучает личный организатор Дебора Кампос. Этот предмет действует как фильтр номер 1 в очереди бумаг: как только бумаги приходят на ваш адрес, они должны отправляться именно туда!

❚ Начните с группировки материалов для проверки внизу. Периодически обрабатывайте все, т.е. проверяйте содержание каждой бумаги: те, которые оцениваются как значимые, получают право отправиться в верхний лоток - это касается кредиторской задолженности, которая впоследствии должна быть направлена в определенную папку в активном файле (подробнее читайте ниже, в шаге № 2).Все, что не пригодится, следует немедленно выбросить.

❚ Вы заметили маленький коричневый чемоданчик (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 реалов), который стоит на полке над письменным столом? В нем собраны бумаги с аффективной ценностью, которые, давайте посмотрим правде в глаза, не могут затеряться среди кипы финансов.

2. активный архив

К некоторым документам обращаются чаще, чем к другим, поэтому желательно, чтобы бумажная работа была организована в соответствии с частотой использования: "Все, к чему обращаются и что регулярно поставляется, должно быть под рукой", - учит специалист.

❚ Необходимо завести специальные папки для каждой категории: руководства по эксплуатации продукции, гарантии и счета-фактуры; открытые счета; расчеты за текущий год; документы текущей деятельности.

❚ Для размещения информации об электроприборах и других товарах отлично подойдет папка каталожного типа с пластиковыми пакетами. Упростите себе жизнь, положив в один пакет инструкцию, гарантию и примечание к каждому предмету. Что касается порядка, то стоит разделить эту папку на сектора в соответствии с комнатами в доме. "То есть, предметы в гостиной можно расположить друг за другом. Затем идут предметы в гостиной.кухня, спальня и так далее...", - объясняет персональный организатор.

❚ Счета за текущий год, которые уже оплачены, следует хранить в скоросшивателе на кольцах с несколькими отделениями. Существуют скоросшиватели с меньшим или большим количеством отделений: выберите модель, в которую помещаются отдельно квитанции обо всех финансовых операциях семьи, и обозначьте каждую вкладку этикетками.

❚ Среди повседневных файлов выделите место для бумаг, связанных с текущим проектом или занятием - вы проходите медицинское лечение и сдаете анализы? Соберите бумаги в папку и храните ее до тех пор, пока она вам нужна!

3. личная документация

❚ Личные документы, имеющие огромное значение и постоянно увеличивающийся объем, требуют удобного дома. Чтобы хранить их в архиве легко и функционально, хорошим выбором будет ящик с подставкой для подвесных папок (комплект из шести предметов разных цветов, Dello. Eu Organizo, 13 реалов).

Это не только удостоверения личности, CPF и сертификаты, которые составляют эту папку. Профессиональная и академическая история, документы, связанные с подоходным налогом, проездные документы и многие другие бумаги лежат в самом душном ящике.

❚ Распространенная ошибка - оставлять документы всей семьи в одном месте. Правильно будет, если у каждого члена семьи будет своя папка. Подвесные модели продаются в упаковках по одной или несколько штук, их конструкция облегчает просмотр содержимого. Практичные, они могут вмещать более одного документа внутри и, даже если их сжать, они компактны.

❚ Идентификационные вкладки соответствуют объективным и исчерпывающим названиям, таким как: страхование (например, страхование жизни и жилья), банковское дело (например, кредитная карта и договор финансирования), недвижимость (например, договор аренды и квитанции об улучшениях), транспортные средства (например, страховой полис и документ купли-продажи) и др.

L-папки из полупрозрачного пластика (набор из десяти штук разных цветов, Dello. Eu Organizo, 12 реалов) изящны и эффективно размещают бумаги одной тематики.

Совет от личного организатора: уделите особое внимание папке, в которой собраны проездные документы, такие как паспорта и визы, потому что у них есть срок годности. Также стоит иметь внутри эксклюзивный бумажник для хранения документов во время поездки (Case Passaporte, 10 x 5 см, Lili Wood , 29 реалов).

4. мертвый архив

❚ Он оплачен и не относится к этому году, вы можете перенести его в мертвый файл! Хранилище для финансовых операций, которые больше не нуждаются в таком доступе, это место, где хранятся счета и квитанции о платежах, сделанных в предыдущие годы.

❚ Знаете ли вы о ежегодной выписке о списании долгов? Если нет, то стоит. Этот документ, обязательный по закону, должен выдаваться государственными и частными поставщиками услуг раз в год и заменяет все счета, оплаченные в предыдущем году. Обычно он приходит в мае. Вы получили эту бумагу? Немедленно избавьтесь от остальных 12.

❚ Если вы хотите уменьшить количество печатных документов, воспользуйтесь компьютером. По возможности предпочитайте получать корреспонденцию по электронной почте и используйте сканер для сканирования документов. Предупреждение для тех, кто обычно проводит банковские операции через Интернет: когда дело доходит до списания оплаченных счетов, пишите на счетах, когда и как вы их оплатили.

Чтобы не накапливать их понапрасну, секрет заключается в периодическом пересмотре!

❚ Не каждый документ, который кажется важным, должен долгое время занимать место в наших файлах. Чтобы развеять все сомнения по поводу сроков, стоит ознакомиться с приведенными ниже списками.

Они должны храниться в течение пяти лет:

❚ Налоги (IRPF, IPTU и IPVA)

❚ Подтверждение оплаты счетов за воду, электричество, телефон и другие основные услуги, или ежегодные выписки о неоплаченных долгах

❚ Доказательства оплаты аренды, кредитных карт и школьных взносов Следует хранить до их продления:

❚ Договоры и страхование (жизни, автомобиля, имущества и т.д.)

Они должны храниться вечно:

❚ Личные документы

❚ Паспорта

❚ Писание

❚ Карнеты INSS

❚ Заветный источник: Фонд "Прокон-СП

* ЦЕНЫ ИССЛЕДОВАНЫ В СЕНТЯБРЕ 2015 ГОДА, МОГУТ БЫТЬ ИЗМЕНЕНЫ.