Se on uskomatonta: kun on aika arkistoida laskuja, tilaa on aina vähän, mutta kun etsit jotain asiakirjaa, laatikoissa ei tunnu olevan pohjaa! Voiko kukaan samaistua tähän kohtaukseen? Se on niin yleistä, että siitä on tullut klassikko useimpien ihmisten kodeissa. Ei ole vaikeaa löytää sähkölaitteen käyttöohjetta, jossa on lääkärintarkastus, vanhaa autovakuutuskirjaa - jota ei tarvitse edes laittaa pois!- Pahinta kaikessa on se, että tämä hämmentävä varastointi voi sen lisäksi, että se häiritsee kotirutiineja - loppujen lopuksi ne, jotka elävät tässä todellisuudessa, viettävät paljon aikaa, kun heidän on löydettävä jotakin - aiheuttaa vielä suurta haittaa ja jopa taloudellisia menetyksiä.Joten ennen kuin epäjärjestyksestä tulee riesa, noudata näitä vinkkejä ja järjestä henkilökohtaiset tiedostosi.

Mestariresepti: huolellinen lajittelu ja jakelu luokittain

❚ Ensimmäinen askel tehokkaaseen siivoukseen on pitää mielessä yksi arvokas sääntö: hävitä kaikki hyödytön heti, kun se joutuu käsiin. Heitä pois kaikki painotuotteet, joilla ei ole todellista käyttöä tai jotka eivät ole enää voimassa, kuten uutiskirjeet ja mainokset, reseptit ja vanhat kutsut, vanhentuneet vakuutussopimukset ja -kortit, käyttöohjeet ja laskut tuotteista, joita et ole enää käyttänyt.muun muassa.

❚ Kun valinta on tehty, on aika lokeroida asiakirjat. Hyvä tapa lajitella ne on luokitella ne seuraaviin luokkiin: Saapuneet, aktiivinen tiedosto, henkilökohtaiset asiakirjat ja kuollut tiedosto.

Saapuneet tiedot

❚ Kaksikerroksinen postilaatikko on ensimmäinen askel henkilökohtaisen organisaattorin Débora Camposin opettamassa menetelmässä. Tämä esine toimii numero 1 suodattimena paperityöjonossa: heti kun paperit saapuvat osoitteeseesi, niiden pitäisi mennä sinne!

❚ Aloita ryhmittelemällä materiaalit alakerran tarkastusta varten. Käsittele kaikki määräajoin, eli tarkista jokaisen paperin sisältö: asiaankuuluviksi arvioidut paperit ansaitsevat oikeuden mennä ylimpään lokeroon - tämä koskee esimerkiksi kirjanpitovelkoja, jotka on sen jälkeen siirrettävä aktiivisessa kansiossa olevaan tiettyyn kansioon (lue lisää alla, vaiheessa 2).Kaikki käyttökelvoton on heitettävä välittömästi pois.

❚ Huomasitko pienen ruskean matkalaukun (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, 69,90 R$), joka on pöydän yläpuolella olevalla hyllyllä? Siihen on koottu papereita, joilla on tunnearvoa ja jotka eivät voi kadota rahakasojen sekaan.

2. aktiivinen arkisto

Tiettyjä asiakirjoja käytetään useammin kuin toisia, joten on suositeltavaa, että paperityöt järjestetään käyttötiheyden mukaan: "Kaiken, mitä käytetään ja toimitetaan säännöllisesti, on oltava käden ulottuvilla", asiantuntija opettaa.

❚ Kullekin luokalle on oltava omat kansiot: tuotekäsikirjat, takuut ja laskut, avoimet tilit, kuluvan vuoden tilitykset ja meneillään olevan toiminnan asiakirjat.

❚ Sähkölaitteiden ja muiden tuotteiden tietojen esillepanoon on hyvä vaihtoehto luettelotyyppinen kansio, jossa on muovipussit. Yksinkertaista elämää laittamalla käyttöohje, takuu ja huomautus jokaisesta tuotteesta samaan pussiin. Mitä tulee järjestykseen, kansio kannattaa sektoroida talon huoneiden mukaan: "Eli olohuoneen tavarat voi järjestää peräkkäin. Sitten tulevat sittenkeittiö, makuuhuone ja niin edelleen...", henkilökohtainen organisaattori selittää.

❚ Kuluvan vuoden laskut, jotka on jo maksettu, kannattaa säilyttää rengaskansiossa, jossa on useita lokeroita. On olemassa kansioita, joissa on vähemmän tai enemmän lokeroita: valitse malli, johon mahtuvat perheen kaikkien rahaliikenteen kuitit erikseen, ja yksilöi jokainen välilehti tarroilla.

❚ Tee jokapäiväisten kansioiden joukkoon tilaa papereille, jotka liittyvät meneillään olevaan projektiin tai ammattiin - oletko lääketieteellisessä hoidossa ja testeissä? Kerää paperit kansioon ja säilytä niitä niin kauan kuin tarvitset niitä!

3. henkilökohtaiset asiakirjat

❚ Henkilökohtaiset asiakirjat ovat erittäin tärkeitä ja niiden määrä kasvaa jatkuvasti, ja ne tarvitsevat mukavan kodin. Jotta niiden arkistointi olisi helppoa ja toimivaa, hyvä valinta on laatikko, jossa on ripustettavien kansioiden tuki (kuusiosainen sarja eri väreissä, Dello. Eu Organizo, 13 R$).

❚ Kansio ei koostu vain henkilöllisyystodistuksista, CPF:stä ja todistuksista. Ammatti- ja opiskeluhistoria, tuloverotukseen liittyvät paperit, matkustusasiakirjat ja niin monet muut paperit lojuvat kaikkein tukevimmassa laatikossa.

❚ Yleinen virhe on jättää koko perheen asiakirjat yhteen paikkaan. Oikea asia on, että jokaisella perheenjäsenellä on omat kansiot. Yhden tai useamman yksikön paketteina myytävät, roikkuvat mallit ovat muotoilultaan sellaisia, että niiden sisällön tarkastelu on helppoa. Käytännöllisiä, niiden sisälle mahtuu useampi kuin yksi asiakirja, ja pakattuina ne ovat silti kompakteja.

❚ Tunnistusvälilehdet vastaavat objektiivisia ja kattavia otsikoita, kuten: vakuutukset (esim. henki- ja kotivakuutus), pankkitoiminta (esim. luottokortti- ja rahoitussopimus), kiinteistöt (esim. vuokrasopimus ja kuitit parannuksista), ajoneuvot (esim. vakuutuskirjat ja osto- ja myyntiasiakirjat), jne.

Läpikuultavasta muovista valmistetut L-kansiot (Dello.Eu Organizo, paketti, jossa on kymmenen eriväristä yksikköä, 12 R$) ovat ohuita, ja niihin mahtuu tehokkaasti saman aihepiirin papereita.

Henkilökohtaisen organisaattorin vinkki on kiinnittää erityistä huomiota kansioon, johon kerätään matkustusasiakirjat, kuten passit ja viisumit, koska niillä on viimeinen voimassaolopäivä. Kannattaa myös ottaa sisälle erityinen lompakko, jossa voi kuljettaa asiakirjoja matkan aikana (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , 29 R$).

4. kuollut arkisto

❚ Se on maksettu ja se ei ole tältä vuodelta, voit siirtää sen kuolleeseen kansioon! Säilytä taloustapahtumia, joiden ei enää tarvitse olla niin helposti saatavilla, siellä säilytetään laskuja ja kuitteja aiempina vuosina suoritetuista maksuista.

❚ Tiedätkö vuotuisesta velanhoitoilmoituksesta? Jos et, se kannattaa tehdä. Julkisten ja yksityisten palveluntarjoajien on lain mukaan annettava tämä pakollinen asiakirja kerran vuodessa, ja se korvaa kaikki edellisenä vuonna maksetut laskut. Se saapuu yleensä toukokuussa. Oletko saanut tämän paperin? Hävitä loput 12 välittömästi.

❚ Jos tarkoituksena on vähentää tulostettujen papereiden määrää, hyödynnä tietokonettasi. Aina kun mahdollista, vastaanota kirjeenvaihto sähköpostitse ja käytä skanneria asiakirjojen skannaamiseen. Varoitus niille, jotka yleensä hoitavat pankkiasioita internetin kautta: kun maksettuja laskuja poistetaan, kirjoita tileille, milloin ja miten olet maksanut ne.

Jotta vältytään turhalta kasaamiselta, salaisuus on säännöllinen tarkastelu!

❚ Kaikkien tärkeiltä tuntuvien asiakirjojen ei tarvitse varata tilaa tiedostoistamme pitkäksi aikaa. Jos haluat poistaa epäilyksiä määräajoista, kannattaa tutustua alla oleviin luetteloihin.

Ne on säilytettävä viisi vuotta:

❚ Verot (IRPF, IPTU ja IPVA)

❚ Todisteet vesi-, sähkö-, puhelin- ja muiden keskeisten palvelujen laskujen maksamisesta tai vuosittaiset selvitykset maksamattomista veloista.

❚ Todisteet vuokran, luottokorttien ja koulumaksujen maksamisesta on säilytettävä, kunnes ne uusitaan:

❚ Sopimukset ja vakuutukset (henki-, auto- ja omaisuusvakuutukset jne.)

Ne on säilytettävä ikuisesti:

❚ Henkilökohtaiset asiakirjat

❚ Passit

❚ Raamattu

❚ INSS Carnets

❚ Testamentti Lähde: Procon-SP-säätiö

*HINNAT TUTKITTU SYYSKUUSSA 2015, MUUTOKSET MAHDOLLISIA.