તે અદ્ભુત છે: જ્યારે એકાઉન્ટ ફાઇલ કરવાની વાત આવે છે, ત્યારે હંમેશા જગ્યાનો અભાવ હોય છે. પરંતુ જ્યારે તમે કોઈ દસ્તાવેજ શોધી રહ્યાં હોવ, ત્યારે ડ્રોઅર્સ તળિયા વગરના લાગે છે! શું ત્યાંની બહાર કોઈ આ દ્રશ્ય સાથે ઓળખે છે? અરે વાહ, તે ખૂબ જ સામાન્ય છે, તે પહેલાથી જ મોટાભાગના લોકોના ઘરોમાં ક્લાસિક બની ગઈ છે. તબીબી તપાસ, જૂની કાર વીમા પૉલિસી-જેને રાખવાની પણ જરૂર ન હતી સાથે એપ્લાયન્સ મેન્યુઅલ શોધવું મુશ્કેલ નથી! - છેલ્લા મતના પુરાવા સાથે જગ્યા વહેંચવી, ઇન્વૉઇસેસ અને સ્લિપના અસ્પષ્ટ પહાડ વચ્ચે 3×4 ફોટો ખોવાઈ ગયો... અને સૌથી ખરાબ વાત એ છે કે આ ગૂંચવણભર્યો સ્ટોરેજ, ઘરેલું દિનચર્યામાં ખલેલ પહોંચાડવા ઉપરાંત - છેવટે, કોણ જીવે છે જ્યારે તમારે કંઈક શોધવાનું હોય ત્યારે આ વાસ્તવિકતા ઘણો સમય લે છે - તે હજી પણ મોટી અસુવિધા અને નાણાકીય નુકસાન પણ લાવી શકે છે. “દસ્તાવેજ ખોવાઈ જવાથી, ઉદાહરણ તરીકે, ડુપ્લિકેટ મેળવવાની ઉતાવળ સાથે ઘણો તણાવ થાય છે. આ ત્યારે થાય છે જ્યારે તેને ફીની ચુકવણીની જરૂર હોતી નથી”, ડેબોરા યાદ કરે છે. તેથી, અવ્યવસ્થિત મુશ્કેલીમાં ફેરવાય તે પહેલાં, નીચેની ટીપ્સને અનુસરો અને તમારી વ્યક્તિગત ફાઇલોને ગોઠવવામાં ખૂબ કાળજી લો.

વિજેતા રેસીપી: વર્ગો દ્વારા કાળજીપૂર્વક વર્ગીકરણ અને વિતરણ

❚ પ્રથમ પગલું અસરકારક વ્યવસ્થિત, એક કિંમતી નિયમ ધ્યાનમાં રાખો: વસ્તુ તમારા હાથમાં આવે કે તરત જ જે નકામું છે તેને કાઢી નાખો. કોઈપણ સ્વરૂપો છોડો કે જેનો કોઈ વાસ્તવિક ઉપયોગ નથી અથવા હવે માન્ય નથી, જેમ કેન્યૂઝલેટર્સ અને જાહેરાતો, તબીબી પ્રિસ્ક્રિપ્શન્સ અને જૂના આમંત્રણો, વીમા કરારો અને કાર્ડ્સ કે જેની સમયસીમા સમાપ્ત થઈ ગઈ છે, મેન્યુઅલ અને તમે પસાર કરેલા ઉત્પાદનો માટેના ઇન્વૉઇસ, અન્યો વચ્ચે.

❚ પસંદગી કર્યા પછી, દસ્તાવેજોને વિભાજિત કરવાનો સમય છે. તેમને ઓર્ડર કરવાની એક સારી રીત એ છે કે તેમને નીચેના વર્ગીકરણોમાં ફીટ કરો: ઇનબોક્સ, સક્રિય ફાઇલ, વ્યક્તિગત દસ્તાવેજો અને આર્કાઇવ.

1. ઇનબોક્સ

❚ બે માળનું મેઈલબોક્સ હોવું એ વ્યક્તિગત આયોજક ડેબોરા કેમ્પોસ દ્વારા શીખવવામાં આવતી પદ્ધતિનું પ્રથમ પગલું છે. આ આઇટમ પેપરવર્ક કતારમાં ફિલ્ટર નંબર 1 તરીકે કામ કરે છે: જલદી કાગળો તમારા સરનામે આવે છે, ત્યાં જ જવું જોઈએ!

❚ નીચે તપાસવા માટે સામગ્રી એકત્ર કરીને પ્રારંભ કરો. સમયાંતરે, દરેક વસ્તુ પર પ્રક્રિયા કરો, એટલે કે, દરેક પેપરની સામગ્રી તપાસો: જેનું મૂલ્યાંકન સંબંધિત તરીકે થાય છે તેઓ ટોચની ટ્રે પર જવાનો અધિકાર મેળવે છે - આ ચૂકવવાપાત્ર એકાઉન્ટ્સનો કેસ છે, જે પછીથી સક્રિય આર્કાઇવમાં ચોક્કસ ફોલ્ડરમાં ફોરવર્ડ થવો જોઈએ. (નીચે વધુ વાંચો, પગલું નંબર 2 માં). જે કંઈપણ ઉપયોગી નથી તે સીધું કચરાપેટીમાં જવું જોઈએ.

❚ શું તમે ડેસ્કની ઉપરના શેલ્ફ પર દેખાતી નાની બ્રાઉન સૂટકેસ (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$69.90) જોઈ? તે અસરકારક મૂલ્ય સાથે પેપરોનું જૂથ બનાવે છે, જે, ચાલો તેનો સામનો કરીએ, થાંભલાઓ વચ્ચે ગુમાવી શકાતા નથી.નાણા

2. સક્રિય ફાઇલ

❚ અમુક દસ્તાવેજો અન્ય કરતાં વધુ એક્સેસ કરવામાં આવે છે, તેથી તે સલાહભર્યું છે કે પેપરવર્ક ઉપયોગની આવર્તન અનુસાર ગોઠવવામાં આવે. "નિયમિતપણે સલાહ લેવામાં આવે છે અને સપ્લાય કરવામાં આવે છે તે દરેક વસ્તુ પહોંચની અંદર હોવાને પાત્ર છે", નિષ્ણાત શીખવે છે.

❚ દરેક કેટેગરી માટે ચોક્કસ ફોલ્ડર્સ હોવા જરૂરી છે: મેન્યુઅલ, વોરંટી અને પ્રોડક્ટ ઇન્વૉઇસ; ખાતા ખોલો; વર્તમાન વર્ષ માટે ચૂકવેલ એકાઉન્ટ્સ; અને ચાલુ પ્રવૃત્તિઓના દસ્તાવેજો.

❚ ઘરનાં ઉપકરણો અને અન્ય ઉત્પાદનો સંબંધિત માહિતી જોવા માટે, પ્લાસ્ટિકની થેલીઓ સાથેનું કૅટેલોગ-પ્રકારનું ફોલ્ડર એક ઉત્તમ વિકલ્પ છે. દરેક વસ્તુ માટે મેન્યુઅલ, વોરંટી અને નોટ સમાન બેગમાં મૂકીને જીવનને સરળ બનાવો. ઓર્ડરની વાત કરીએ તો, આ ફોલ્ડરને ઘરના વાતાવરણ અનુસાર સેક્ટર કરવા યોગ્ય છે. “એટલે કે, રૂમની વસ્તુઓ એક પછી એક ગોઠવી શકાય છે. પછી રસોડામાંથી, બેડરૂમમાંથી, વગેરેમાંથી આવો…”, વ્યક્તિગત આયોજકની વિગતો.

❚ ચાલુ વર્ષના બીલ કે જે પહેલાથી ચૂકવી દેવામાં આવ્યા છે તે એકોર્ડિયન ફોલ્ડરમાં કેટલાક કમ્પાર્ટમેન્ટ સાથે સંગ્રહિત હોવા જોઈએ. ઓછા અથવા વધુ કમ્પાર્ટમેન્ટવાળા ફોલ્ડર્સ છે: એક મોડેલ પસંદ કરો જેમાં કુટુંબના તમામ નાણાકીય વ્યવહારોની રસીદો અલગથી ફિટ થશે, અને દરેક ટેબને લેબલ સાથે ઓળખો.

❚ રોજિંદા ઉપયોગની ફાઇલોમાં, માટે જગ્યા અનામત રાખોયોગ્ય ભૂમિકાઓ કે જે કોઈ પ્રોજેક્ટ અથવા વ્યવસાય સાથે સંબંધિત છે જે પ્રગતિમાં છે - શું તમે તબીબી સારવાર અને પરીક્ષણોમાંથી પસાર થઈ રહ્યા છો? એક ફોલ્ડરમાં કાગળ એકત્ર કરો અને જ્યાં સુધી જરૂરી હોય ત્યાં સુધી હાથની નજીક રાખો!

3. વ્યક્તિગત દસ્તાવેજીકરણ

❚ અત્યંત મહત્ત્વનું અને હંમેશા- વોલ્યુમમાં વધારો, વ્યક્તિગત દસ્તાવેજો આરામદાયક આવાસ માટે પૂછે છે. તેમને સરળતા અને કાર્યક્ષમતા સાથે સંગ્રહિત કરવા માટે, એક સારી પસંદગી એ હેંગિંગ ફોલ્ડર્સ (ડેલો દ્વારા. Eu Organizo , R$ 13 દ્વારા વિવિધ રંગોમાં છ એકમો સાથેની કિટ) માટે સપોર્ટ સાથે ડ્રોઅર છે.

❚ આ ફાઇલ બનાવે છે તે માત્ર RG, CPF અને પ્રમાણપત્રો નથી. વ્યવસાયિક અને શૈક્ષણિક ઇતિહાસ, આવકવેરા સંબંધિત કાગળ, મુસાફરી દસ્તાવેજો અને અન્ય ઘણા કાગળો આ ટુકડામાં સૌથી વધુ ભરેલા ડ્રોઅરમાં આગળ છે.

❚ એક સામાન્ય ભૂલ એ છે કે કુટુંબના તમામ દસ્તાવેજો એક જ જગ્યાએ છોડી દેવા. સાચી વાત એ છે કે દરેક સભ્યના પોતાના ફોલ્ડર્સ હોય છે. સિંગલ પેકમાં અથવા ઘણા એકમો સાથે વેચવામાં આવે છે, સસ્પેન્ડેડ મોડલ્સમાં એક ડિઝાઇન હોય છે જે તેમની સામગ્રીના વિઝ્યુલાઇઝેશનને સરળ બનાવે છે. વ્યવહારુ, તેઓ અંદર એક કરતાં વધુ દસ્તાવેજોને સમાવી શકે છે અને તેમ છતાં, જો સંકુચિત હોય, તો તે કોમ્પેક્ટ હોય છે.

❚ ઓળખ ટૅબ ઉદ્દેશ્ય અને વ્યાપક શીર્ષકો સાથે જોડાય છે, જેમ કે: વીમો (દા.ત. જીવન અને ઘર), બેંકો (દા.ત. ક્રેડિટ કાર્ડ અને ફાઇનાન્સિંગ એગ્રીમેન્ટ), રિયલ એસ્ટેટ (દા.ત. : કરારસુધારાઓ પર ભાડું અને રસીદો), વાહનો (દા.ત. વીમા પૉલિસી અને ખરીદી અને વેચાણ દસ્તાવેજ), અન્ય.

❚ મોટી શ્રેણીઓ આંતરિક પેટાવિભાગો સાથે ક્રમમાં રહે છે. L-આકારના ફોલ્ડર્સ, અર્ધપારદર્શક પ્લાસ્ટિકથી બનેલા (વિવિધ રંગોમાં દસ એકમો સાથેની એક કીટ, ડેલો દ્વારા. Eu Organizo , R$ 12), એ જ વિષય પરના પાતળા અને કાર્યક્ષમ રીતે ઘરના કાગળો છે.

❚ વ્યક્તિગત આયોજક ટિપ એ ફોલ્ડર પર વિશેષ ધ્યાન આપવાની છે કે જેમાં પાસપોર્ટ અને વિઝા જેવા પ્રવાસ દસ્તાવેજો હોય, કારણ કે તેની સમાપ્તિ તારીખ હોય છે. સફર દરમિયાન દસ્તાવેજો સાથે રાખવા માટે એક વિશિષ્ટ વૉલેટ અંદર રાખવું પણ યોગ્ય છે (પાસપોર્ટ કેસ, 10 x 5 સે.મી., લિલી વુડ , R$ 29).

4. આર્કાઇવ

❚ તે ચૂકવવામાં આવ્યું છે અને તે આ વર્ષથી નથી, તમે તેને આર્કાઇવમાં સ્થાનાંતરિત કરી શકો છો! નાણાકીય વ્યવહારોની ડિપોઝિટ કે જેને હવે એટલી સુલભ થવાની જરૂર નથી, તે ઇન્વૉઇસ અને પાછલા વર્ષોમાં કરવામાં આવેલી ચૂકવણીનો પુરાવો મેળવે છે.

❚ શું તમે વાર્ષિક ડેટ સેટલમેન્ટ સ્ટેટમેન્ટ ધરાવનારને જાણો છો? જો નહીં, તો જાણો કે તે ખૂબ મૂલ્યવાન છે. દસ્તાવેજ, કાયદા દ્વારા ફરજિયાત, જાહેર અને ખાનગી સેવા પ્રદાતાઓ દ્વારા વર્ષમાં એકવાર જારી કરવામાં આવવો જોઈએ અને તે પાછલા વર્ષમાં ચૂકવવામાં આવેલા ઇન્વૉઇસના તમામ પુરાવાને બદલે છે. તે સામાન્ય રીતે મે મહિનામાં આવે છે. શું તમને આ કાગળ મળ્યો? તે જ સમયે અન્ય 12 કાઢી નાખો.

❚ જો તમારો ઈરાદો તમારી પાસેના ફોર્મની સંખ્યા ઘટાડવાનો હોય, તો દૂર કરોતમારા કમ્પ્યુટરથી લાભ મેળવો. જ્યારે પણ શક્ય હોય, ઇમેઇલ દ્વારા પત્રવ્યવહાર પ્રાપ્ત કરવાનું પસંદ કરો અને દસ્તાવેજોને સ્કેન કરવા માટે સ્કેનરનો ઉપયોગ કરો. જેઓ સામાન્ય રીતે ઇન્ટરનેટ પર બેંકિંગ વ્યવહારો કરે છે તેમના માટે માત્ર એક ચેતવણી: જ્યારે પેઇડ સ્લિપ્સ લખવાનો સમય આવે, ત્યારે બિલ પર લખો કે તમે તેમને ક્યારે અને કેવી રીતે ચૂકવ્યા.

ક્રમમાં કંઈપણ એકઠા ન કરવા માટે, ગુપ્ત સમયાંતરે સમીક્ષા હાથ ધરવા માટે છે!

❚ મહત્વપૂર્ણ લાગતા દરેક દસ્તાવેજને લાંબા સમય સુધી અમારી ફાઇલોમાં જગ્યા ફાળવવાની જરૂર નથી. સમયમર્યાદા વિશેની શંકાઓને દૂર કરવા માટે, નીચેની સૂચિની સલાહ લેવી યોગ્ય છે.

પાંચ વર્ષ સુધી રાખવું આવશ્યક છે:

❚ કર (IRPF, IPTU અને IPVA)

❚ પાણી, વીજળી, ટેલિફોન અને અન્ય આવશ્યક સેવાઓના બિલની ચુકવણીનો પુરાવો અથવા દેવાની છૂટના વાર્ષિક નિવેદનો

❚ ભાડાની ચુકવણીનો પુરાવો, ક્રેડિટ કાર્ડ અને શાળા ફીનું નવીકરણ થાય ત્યાં સુધી રાખવું આવશ્યક છે:

❚ કરારો અને વીમો (જીવન, કાર, મિલકત વગેરે. )

કાયમ રાખવા જોઈએ:

❚ અંગત દસ્તાવેજો

❚ પાસપોર્ટ

❚ કાર્યો

❚ INSS તરફથી પુસ્તિકા <3

❚ ટેસ્ટામેન્ટ સ્ત્રોત: Fundação Procon-SP

*સેપ્ટેમ્બર 2015 માં સંશોધન કરાયેલ કિંમતો, ફેરફારને આધીન.