Det er utrolig: når det kommer til arkivering av kontoer, er det alltid mangel på plass. Men når du leter etter et dokument, virker skuffene bunnløse! Er det noen der ute som identifiserer seg med scenen? Ja, så vanlig at hun allerede har blitt en klassiker i de flestes hjem. Det er ikke vanskelig å finne en bruksanvisning for apparatet sammen med en medisinsk undersøkelse, en gammel bilforsikring – som ikke engang trengte å oppbevares! – deler plass med beviset for den siste avstemningen, et 3×4-bilde tapt midt i et ubeskrivelig fjell av fakturaer og lapper… Og det verste av alt er at denne forvirrende lagringen, i tillegg til å forstyrre den hjemlige rutinen – tross alt, hvem lever denne virkeligheten tar mye tid når du må finne noe – det kan fortsatt forårsake store ulemper og til og med økonomiske tap. «Tapet av et dokument, for eksempel, forårsaker mye stress med hastverket for å få duplikatet. Dette er når det ikke krever betaling av gebyrer, minnes Débora. Så før rot blir til et problem, følg tipsene nedenfor og ta vare på å organisere dine personlige filer.

Vinneroppskriften: nøye sortering og distribusjon etter kategorier

❚ Det første trinnet For effektiv rydde, husk en dyrebar regel: kast det som er ubrukelig så snart gjenstanden faller i hendene dine. Utelat skjemaer som ikke har reell bruk eller ikke lenger er gyldige, som f.eksnyhetsbrev og annonser, resepter og gamle invitasjoner, forsikringskontrakter og kort som er utløpt, manualer og fakturaer for produkter som du har gitt videre, bl.a.

❚ Etter å ha gjort valget, er det på tide å dele opp dokumentene. En god måte å bestille dem på er ved å passe dem inn i følgende klassifikasjoner: innboks, aktiv fil, personlige dokumenter og arkiv.

1. Innboks

❚ Å ha en to-etasjers postkasse er det første trinnet i metoden som personlig arrangør Débora Campos har lært. Denne varen fungerer som filter nummer 1 i papirarbeidskøen: så snart papirene kommer til adressen din, er det dit de skal gå!

❚ Begynn med å samle materiell for sjekk i underetasjen. Behandle alt med jevne mellomrom, det vil si sjekk innholdet i hvert papir: de som vurderes som relevante får rett til å gå til toppskuffen - dette er tilfellet med leverandørgjeld, som deretter må videresendes til en bestemt mappe i det aktive arkivet (les mer nedenfor, i trinn nummer 2). Alt som ikke er nyttig skal gå rett til søpla.

❚ La du merke til den lille brune kofferten (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$69,90) som dukker opp på hyllen over skrivebordet? Den grupperer papirer med affeksjonsverdi, som, la oss innse det, ikke kan gå tapt blant haugene.av finans.

2. Aktiv fil

❚ Enkelte dokumenter er tilgjengelig mer enn andre, så det anbefales at papirene ordnes etter bruksfrekvens. "Alt som regelmessig konsulteres og leveres, fortjener å være innen rekkevidde", lærer spesialisten.

❚ Det er nødvendig å ha spesifikke mapper for hver kategori: manualer, garantier og produktfakturaer; åpne kontoer; kontoer betalt for inneværende år; og dokumenter om pågående aktiviteter.

❚ For å se informasjon om husholdningsapparater og andre produkter, er mappen av katalogtypen, med plastposer, et flott alternativ. Forenkle livet ved å legge manualen, garantien og seddelen for hver vare i samme pose. Når det gjelder rekkefølgen, er det verdt å dele denne mappen i henhold til miljøene i huset. «Det vil si at varene i rommet kan ordnes etter hverandre. Så kommer de fra kjøkkenet, soverommet, og så videre…”, forteller den personlige arrangøren.

❚ Regningene for inneværende år som allerede er betalt skal oppbevares i en trekkspillmappe med flere rom. Det er mapper med færre eller flere rom: Velg en modell der kvitteringene for alle familiens økonomiske transaksjoner får plass separat, og identifiser hver fane med etiketter.

❚ Blant filene i daglig bruk, reserver en plass tilpasser roller som har å gjøre med et eller annet prosjekt eller yrke som pågår – gjennomgår du medisinsk behandling og tester? Samle papirene i en mappe og ha den for hånden så lenge det er nødvendig!

3. Personlig dokumentasjon

❚ Av ytterste viktighet og alltid- økende volum, de personlige dokumentene ber om komfortabel bolig. For å oppbevare dem med letthet og funksjonalitet, er et godt valg en skuff med støtte for hengende mapper (sett med seks enheter i assorterte farger, av Dello. Eu Organizo , R$ 13).

❚ Det er ikke bare RG, CPF og sertifikater som utgjør denne filen. Den faglige og akademiske historien, papirene knyttet til inntektsskatten, reisedokumenter og så mange andre papirer ligger foran i den mest proppfulle skuffen i stykket.

❚ En vanlig feil er å legge igjen alle familiedokumenter på ett sted. Det riktige er at hvert medlem har sine egne mapper. Selges i enkeltpakker eller med flere enheter, de suspenderte modellene har et design som letter visualiseringen av innholdet. Praktisk, de kan romme mer enn ett dokument inni, og selv om de er komprimert, er de kompakte.

❚ Identifikasjonsfaner kombineres med objektive og omfattende titler, slik som: forsikring (f.eks. liv og hjem), banker (f.eks. kredittkort og finansieringsavtale), eiendom (f.eks.: kontrakt avhusleie og kvitteringer på forbedringer), kjøretøy (f.eks. forsikring og kjøps- og salgsdokument), blant annet.

❚ Store kategorier holder orden med interne underinndelinger. L-formede mapper, laget av gjennomskinnelig plast (et sett med ti enheter i forskjellige farger, av Dello. Eu Organizo , R$ 12), er tynne og effektivt huspapir om samme emne.

❚ Et personlig arrangørtips er å være spesielt oppmerksom på mappen som inneholder reisedokumenter, som pass og visum, da disse har en utløpsdato. Det er også verdt å ha, inni, en eksklusiv lommebok for å bære dokumenter under reisen (passetui, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29).

4. Arkiv

❚ Det er betalt og det er ikke fra i år, du kan overføre det til arkivet! Depositum av finansielle transaksjoner som ikke lenger trenger å være så tilgjengelig, mottar fakturaer og bevis på betalinger gjort i tidligere år.

❚ Kjenner du den med den årlige gjeldsordningsoppgaven? Hvis ikke, vet at det er så verdt det. Dokumentet, lovpålagt, må utstedes av offentlige og private tjenesteleverandører en gang i året og erstatter alle bevis på fakturaer betalt i det foregående året. Den kommer vanligvis i mai måned. Fikk du dette papiret? Kast ytterligere 12 samtidig.

❚ Hvis du har til hensikt å redusere antall skjemaer du har, fjerndra nytte av datamaskinen din. Når det er mulig, velg å motta korrespondanse via e-post og bruk skanneren til å skanne dokumenter. Bare en advarsel til de som vanligvis utfører banktransaksjoner over internett: når det er på tide å avskrive betalte lapper, skriv på regningene når og hvordan du betalte dem.

For ikke å akkumulere for ingenting, er hemmeligheten å gjennomføre en periodisk gjennomgang!

❚ Ikke alle dokumenter som virker viktige trenger å ta opp plass i filene våre over lang tid. For å avklare tvil om frister, er det verdt å konsultere listene nedenfor.

Må oppbevares i fem år:

❚ Skatter (IRPF, IPTU og IPVA)

❚ Bevis på betaling av regninger for vann, elektrisitet, telefon og andre viktige tjenester eller årsoppgaver om frigjøring av gjeld

❚ Bevis for betaling av husleie, kredittkort og skolepenger Må oppbevares til fornyelse:

❚ Kontrakter og forsikringer (liv, bil, av eiendom mv. )

Må oppbevares for alltid:

❚ Personlige dokumenter

❚ Pass

❚ Skjøter

❚ Hefte fra INSS

❚ Testamente Kilde: Fundação Procon-SP

*PRISER FORSKET I SEPTEMBER 2015, MED FORBEHOLD TIL ENDRINGER.